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Introducción. Podemos decir que las técnicas de organización son herramientas de la administración empleadas para aprovechar los recursos y el tiempo de una empresa. Pero esto no queda aquí: ¡continúa leyendo!
Sus métodos son empleados de la forma más eficiente posible. A través de lo mencionado, determinaremos qué son las técnicas de organización y su importancia. En primera instancia, tenemos las técnicas grupales o individuales, que son llevadas a cabo en aquellas actividades que se realizan, básicamente, aplicadas al estudio, como lo son: el registro de la información, el subrayado, la toma de notas, el resumen, el esquema, el cuadro sinóptico y el cuadro comparativo. Estas permiten no solo el recuerdo de datos importantes, sino también la elaboración de un reporte de actividades diarias útil para el seguimiento y control de los objetivos.
También podemos definir qué son las técnicas de organización como las herramientas necesarias que se emplean con el propósito de armonizar las actividades que se realizan en cada empresa. Estas sirven para dar estructura tanto a la organización en general como a los procesos y tareas particulares que se llevan a cabo en la misma. Para lograrlo, es fundamental una correcta planeación y organización técnica adaptada a las características del entorno.
Todo siempre alineado con los objetivos estratégicos trazados y con el propósito final de servir al cliente. En la primera parte de este post se aborda la definición de técnicas de la organización, mientras que la segunda se ocupa de las técnicas de organización y coordinación propiamente dichas. Estas resultan clave cuando se busca comprender cómo administrar el tiempo en entornos laborales cambiantes.
Como parte de la administración, es la etapa del proceso administrativo en la que se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planificación. Mediante la organización se determinan las funciones, responsabilidades y se establecen los métodos tendientes a la simplificación del trabajo, lo que favorece el control de tareas diarias.
Nos preguntamos ¿Qué son las técnicas de organización? y cómo aplicarlas. Podemos definir que estas construyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos administrativos, así como optimizar los recursos disponibles, aplicando principios y formando diagnósticos que nos permitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional.
Dentro de los objetivos de lo que son las técnicas de organización decimos que son:
Cuando nos referimos a ¿Qué son las técnicas de organización? y cuáles existen, primero se analizan dimensiones como la formalización, la especialización, la estandarización, la jerarquía, el grado de centralización, la complejidad de las operaciones, el tamaño de la firma, la tecnología que emplea, su entorno y hasta su cultura. En este sentido, es clave reconocer que la organización de actividades no puede desligarse de la estructura funcional y del entorno operativo de cada empresa.
A continuación, nombraremos las técnicas de organización existentes:
Un organigrama muestra la estructura interna de una organización o empresa. Los empleados y sus cargos se representan con rectángulos y otras figuras; a veces incluyen fotos, información de contacto, correo electrónico y enlaces a páginas web, íconos e ilustraciones. Los organigramas también se conocen con otros nombres, como diagramas de organización, esquemas, diagramas organizativos o gráficos de jerarquía. Esta técnica se basa en un método de organización de la información visual y funcional.
El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos. Los procesos tienen como propósito ofrecer al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y satisfaga sus expectativas. Asimismo, permiten la aplicación de técnicas administrativas de una empresa para mejorar la coordinación interdepartamental.
Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. Es decir, viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
En cuanto técnica de organización, el diseño de procesos es comúnmente utilizado para la planificación, estructuración y optimización de las actividades operativas y administrativas. Como ocurre con los casos anteriores, se busca no solo la eficiencia, sino también la minimización de los errores. El impacto se observa en los rendimientos económicos y en la evaluación positiva del desempeño.
Este caso es particularmente interesante por la asignación de funciones a determinados trabajadores, quienes conocen con detalle qué procesos llevar a cabo, qué recursos son necesarios y en qué orden deben realizarse. Al tratarse de un método orientado a lograr un trabajo claramente pautado, recurre a símbolos normalizados. En general, detecta puntos críticos y permite la detección de ineficiencias.
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Cristina Polo Calvo
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