Las técnicas de planeación y su eficacia

En cualquier gestión administrativa siempre se habla de lo eficaces que son las técnicas de planeación, y es que precisamente la planificación estratégica es la primera fase o etapa de una buena administración. Al respecto, la planeación es una función administrativa que se encarga de suministrar los medios o herramientas que son las técnicas de planeación con las que los recursos humanos manejan los problemas de un ambiente ya sea en creación, desarrollo o control.

¿Qué son las técnicas de planeación?

Hablamos de un tipo de herramientas que son las técnicas de planeación imprescindibles para anticiparnos al futuro, minimizar riesgos y optimizar recursos. En este sentido se entienden como procedimientos o recursos de organización técnica que pueden utilizarse en todas las etapas del proceso administrativo, específicamente en el momento de tomar decisiones.

Ahora bien, debemos diferenciar entre planificación estratégica y qué son las técnicas de planeación administrativa. Veamos de qué se trata cada una de estas técnicas generales.

¿Cuáles son las técnicas de planeación en administración?

En el mundo empresarial más que en cualquier otro es casi obligatorio planificar cada detalle y en este caso particular de operaciones administrativas se dividen en dos tipos que son las técnicas de planificación basadas en métodos de investigación cualitativa y cuantitativa.

• Técnicas cualitativas

Estas hacen referencia a procesos con métodos no matemáticos que se originan de confrontaciones, comparaciones, consensos, entre otros que dependen de observaciones no cuantificadas.

• Círculos de calidad: Son grupos que se reúnen con el fin de definir y analizar problemas y mejorar procesos o funciones.
• Tormenta o lluvia de ideas (Brainstorming): Un grupo de personas busca la solución a un problema específico, juntando todas las ideas aportadas en forma espontánea para: Liberar la creatividad de los equipos, generar un número extenso de ideas e involucrar oportunidades para mejorar.
• Sinéctica: Herramienta cuyo proceso creativo se basa en la construcción de respuestas concretas mediante la unión de elementos aparentemente irrelevantes.
• Delphi: Es un método para tomar decisiones de manera individual. Se pide a los gerentes o directivos involucrados que generen por escrito sus opiniones o alternativas en forma anónima.

• Técnicas cuantitativas

Se trata de la aplicación de métodos racionales (matemáticos y lógicos), esto implica estudiar el modelo matemático establecido por la técnica que se desee aplicar, resultando siempre una cantidad numérica que en especie de cuadro comparativo puede medirse con otros ya establecidos. Entre ellas están:

• Investigación de operaciones.
• Redes CPM (Método de Ruta Crítica).
• Redes PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión).
• Árboles de Decisiones.
• Estudio de factibilidad.
• Diagrama de Ishikawa (de espina de pescado).
• Gráfica o Diagrama de Gantt (de Barras).
• Diagrama de Proceso y de Flujo.

¿Cuáles son las técnicas de planeación estratégica?

Este tipo de técnicas utiliza herramientas de gestión que permiten establecer el quehacer y el camino que deben recorrer las organizaciones y presenta para ello siete modelos de técnicas;

• Balanced Scorecard basado en un cuadro de mando integral que permite evaluar el funcionamiento de la empresa para analizar la perspectiva financiera, de clientes y de procesos para introducir productos al mercado.
• Mapa Estratégico que comunica el plan de acción de manera estructurada, segmentando la información en diferentes niveles de participación dentro de la empresa.
• Análisis FODA que identifica y enumera las fortalezas y debilidades de la empresa, y las entrelaza con las oportunidades y amenazas del mercado. Su función es desarrollar planes de acción.
• Análisis PEST que se basa en analizar factores cruciales dentro del territorio comercial. Estos aspectos son: políticos, económicos, sociales y tecnológicos.
• Análisis de brechas (GAP Analysis) para analizar la posición de la empresa dentro del mercado y así identificar hacia dónde quiere llegar pero enlistando las brechas y obstáculos para alcanzar los objetivos para realizar una planeación estratégica con enfoque al crecimiento de la organización.
• Blue Ocean Strategy que propone que lo mejor para una organización es desarrollarse dentro de un mercado no disputado. Busca evitar los mercados demasiado explorados y, por ende, más competitivos.
• Análisis PORTER que es el paso previo para el análisis FODA y mide las fuerzas del mercado, entre ellas se encuentran: La rivalidad y la competencia del mercado, amenaza de nuevos competidores, poder de negociación de los proveedores, poder de negociación de los clientes y amenaza de nuevos productos y servicios.

Elementos de una planeación técnica

Como se mencionó con anterioridad, la creación de una gestión técnica debe contar con una estructuración que esté orientada al logro y alcance de las metas u objetivos del proyecto. Es entonces donde se puede apreciar lo que es la planeación técnica y cómo la organización segmentada permite la culminación de un proyecto.

El plan de acción está conformado por los siguientes elementos básicos:

• Metas. Es el propósito del proyecto. Se trata del objetivo principal que se desea alcanzar con la finalización de todas las tareas planificadas.
• Objetivos. Los objetivos son descripciones significativas, cuantificables y evaluables de las metas propuestas que se pretenden alcanzar. Estos se encuentran enmarcados en un cuadro comparativo de tiempo y espacio, lo que indica que se deben alcanzar en un período de tiempo específico.
• Estrategia. Esta sería la descripción de los métodos y técnicas que serán empleadas para cumplir con los objetivos, estas pueden ser técnicas cuantitativas o cualitativas.
• Cuadro de actividades. Esta es una de las mejores herramientas utilizadas donde se debe establecer una relación entre los objetivos y las estrategias, mostrando en la diagramación cuáles estrategias se aplicarán para cada objetivo.

Importancia de la planeación

Establecer que es planeación técnica es importante porque reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo, ya que a través de este proceso se prevén los cambios y se señala cómo se va a reaccionar en caso de que lleguen, disminuyendo considerablemente los riesgos que afecten de forma negativa a la institución. Además, genera eficiencia en tu empresa porque al establecerse objetivos en concretos y señalar cómo se van a lograr, evitas la improvisación, lo que permite una mejor coordinación en las tareas y se implementan de forma más eficiente los recursos.

En este particular, al realizar planeación estratégica, generas compromiso y motivación entre los colaboradores, debido a que en el proceso se involucran todos los miembros de la empresa lo que genera una identificación del alcance de los objetivos por parte de los empleados. De igual manera, la correcta planificación nos ayuda a establecer la prioridad de cada una de las actividades y a tener un mejor control del tiempo para ejecutar un proyecto con la calidad deseada y exitosa.

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