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Para empezar: ¿qué entendemos por recursos? Se trata de los medios con los que se cuenta para hacer algo: el tiempo, el dinero, el aire, los materiales de trabajo, las personas, las máquinas y todo lo que sirva para alcanzar un objetivo, ya sea de uso personal o empresarial, en el sector público o en el privado. Por ello, comprender qué es administración de recursos tiene gran importancia, porque te ayudará a usar lo que tienes y a alcanzar con mayor eficacia los objetivos que te propones. ¿Te interesa este tema?
No son más que todos aquellos factores que proveen a una organización de los medios que esta requiere para desarrollar sus actividades, pues pueden ser de cualquier tipo que ayude a cumplir con este fin, tales como personas, maquinaria, dinero, tecnología, entre otros.
Todos estos elementos son los encargados de hacer que la productividad de una compañía aumente o, en su defecto, si se gestionan incorrectamente, decaiga. Por ello, es recomendable que las organizaciones cuenten con un plan claro para desarrollarse eficientemente y no solo comprendan qué son los recursos en una empresa, sino también cómo gestionarlos.
Llegamos a la definición de lo que es la administración de recursos y, tomando en cuenta el postulado de Stoner, Freeman y Gilbert, es un proceso de planificación, organización, dirección y control de los recursos disponibles de una organización para lograr sus objetivos.
Aplicada al ámbito productivo, la definición de la administración de la producción se relaciona con la organización, la planificación, el control y la dirección de las operaciones, así como con la gestión de maquinaria, instalaciones, materiales y procesos.
A su vez, la administración de operaciones coordina las decisiones mediante las cuales los recursos se transforman en bienes y servicios. Por ello, ambos enfoques forman parte de la administración general de recursos y se conectan con las áreas financieras, humanas, materiales y técnicas.
Dentro de cada empresa hay unidades menores que se encargan específicamente de atender asuntos con características muy puntuales. Estas unidades, también llamadas departamentos, gestionan los recursos por separado, pero siempre con un objetivo general común. Conoce sus principales ámbitos a continuación.
Idalberto Chiavenato aclara en su libro Gestión del talento humano que los recursos humanos tienen que ver con el personal que trabaja en una organización. También se les conoce como capital humano o talento humano. El departamento encargado del área cubre ámbitos y tiene funciones tan importantes como captar a los mejores trabajadores, capacitarlos, gestionar sus beneficios y mejorar su productividad.
El departamento de recursos humanos también facilita que los empleados sean asignados al área o puesto en el que mejor se ajusten sus habilidades, a partir de la evaluación de su perfil profesional y personal. La importancia de la administración de recursos humanos se aprecia, además, en su capacidad para favorecer un buen ambiente laboral, fortalecer el sentido de pertenencia y mejorar el rendimiento.
En este contexto, saber qué es competencia en administración ayuda a identificar la capacidad real y demostrada de una persona para realizar con éxito una actividad de trabajo específica. Esta información resulta útil para asignar responsabilidades, detectar necesidades de capacitación y organizar mejor los puestos.
Asimismo, comprender qué es coaching en administración permite reconocer una serie de esfuerzos y técnicas enfocadas en el equipo humano de una organización. Su objetivo es favorecer la eficiencia, la motivación y la satisfacción personal de los trabajadores, independientemente del nivel que ocupen.
Son el conjunto de técnicas, teorías y procedimientos que se aplican cumpliendo el proceso administrativo, que no es más que planear, organizar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades financieras de una empresa.
El departamento que se dedica a esta tarea tiene como finalidad saber cuánto debería invertir la compañía y en qué tipo de activos debería hacerlo, además de buscar la manera más eficiente de obtener los fondos necesarios para que la empresa pueda realizar esas inversiones y mantener una buena salud financiera.
¿Imaginas una empresa trabajando sin materiales? Incluso las empresas de servicios los necesitan, porque son todos los insumos, máquinas, materias primas, computadoras y demás objetos físicos que hacen falta para producir o prestar un servicio. Esto es lo que constituye la administración de recursos materiales.
Comprender qué es la administración de la producción permite relacionar estos recursos con la organización, la planificación, el control y la dirección de las operaciones dentro de una compañía. Esta área abarca la maquinaria, los implementos de trabajo, los materiales y los procesos necesarios para obtener productos finales.
Todos los aportes de la tecnología son recursos técnicos, y su gestión también es de vital importancia, ya sea que se apliquen en la administración estratégica, en la gerencia media o en la operativa. Vale mencionar que los recursos técnicos pueden ser tangibles, como una máquina, o intangibles, como en el caso de un software.
Entre estos tipos, recursos humanos es una de las áreas que más impulso tiene hoy. Cuando las empresas se encuentran en condiciones similares, el talento humano puede convertirse en un factor diferenciador junto con la tecnología y los recursos financieros.
La lista de beneficios de la gestión de recursos en una empresa es extensa, por lo que a continuación presentamos un resumen de los puntos críticos de esta tarea:
La optimización de los recursos mediante una adecuada asignación favorece la reducción de costes operativos en todos los niveles, desde la mano de obra hasta la logística.
Se acelera la recuperación de la inversión como consecuencia del conocimiento de los procesos y de la implementación de herramientas que evitan duplicidades o errores en los registros.
El valor de los activos y del trabajo del talento humano se incrementa considerablemente gracias a la planificación de capacidades y a la aplicación de metodologías pertinentes.
La aplicación de metodologías de mejora continua disminuye el desperdicio tanto de recursos como de trabajo, lo que se refleja, por ejemplo, en una menor incidencia de tiempos muertos.
Al contar con un registro preciso de los recursos, la empresa posee la capacidad de afrontar con agilidad los cambios externos sin modificar sustancialmente ni detener su operativa.
El flujo de caja, cuya importancia es innegable, mejora al trazar en detalle los inventarios, los ciclos de conversión y las variaciones en la demanda.
El departamento de recursos humanos también percibe beneficios: se plantean oportunamente planes de formación y perfeccionamiento, se reduce la rotación y se asignan funciones con claridad.
Con los datos de por medio, las gerencias y departamentos toman decisiones informadas, lo que repercute directamente en la priorización de tareas y acciones críticas.
Cuando se trabaja con proveedores y colaboradores, la gestión de recursos repercute en mejores políticas de compra, colaboración y previsión de riesgos en la cadena de suministro.
Estos son los pasos fundamentales para optimizar los recursos de la empresa:
Comprender qué es la administración de operaciones permite aplicar las labores básicas del proceso administrativo: asignar al personal, organizar el trabajo y controlar los procesos para que los recursos se utilicen de forma coordinada.
Crear una gobernanza de los recursos con el objetivo de priorizar inversiones y resolver problemas asociados.
Implementar métodos de planificación integrada para que las áreas y departamentos de trabajo articulen sus acciones.
Aplicar técnicas avanzadas de business intelligence como parte de las acciones de planificación y previsión de riesgos.
Desarrollar planes de formación y especialización de los trabajadores.
Optimizar la cadena de suministro mediante acuerdos y estrategias avanzadas de seguridad.
Considerar métricas específicas para todos los componentes de la estrategia comercial y económica.
Ejecutar medidas escalables en la gestión de cambios y el establecimiento de indicadores.
Integrar políticas de sostenibilidad alineadas con las normativas y la optimización de recursos internos.
Fomentar una cultura de mejora a partir de datos que, al mismo tiempo, orienten las decisiones.
Aunque pueda parecer que la administración de los recursos de una organización es una tarea complicada, y si bien es cierto que no basta con saber qué es la optimización de recursos, por fortuna hay una serie de estrategias que pueden serte útiles en este camino.
Es importante que primero se defina con claridad cada aspecto del proyecto que se espera llevar a cabo y luego se establezca cuáles y cuántos recursos serán necesarios. En este sentido, es fundamental diferenciar entre los distintos tipos de recursos, que pueden ser:
Se trata de enumerar en pequeñas acciones los pasos que se requieren. Es posible valerse de herramientas tecnológicas, como algún software especial, para monitorear y controlar que se cumpla cada parte del proceso, además de evitar que se salte o se pase por alto alguna función y que el resultado total de la operación se altere. Se busca así un mejor control de los riesgos.
Entre las actividades principales de la administración de operaciones se encuentran:
Un KPI (key performance indicator), conocido en español como indicador clave de rendimiento o de desempeño, permite medir el nivel de eficacia de un proceso o producto en concreto.
Comprender qué es un producto en administración ayuda a seleccionar indicadores coherentes con sus atributos tangibles e intangibles, ya se trate de un objeto, un servicio o una idea que se ofrece al mercado. El consumidor no valora solo sus características físicas, sino también los beneficios y satisfacciones que obtiene.
Existen KPI para distintas áreas de una empresa: ventas, compras, servicio al cliente, logística… Lo que se espera con ellos es poder evaluar con objetividad si las acciones que se están llevando a cabo dan los resultados esperados o no. A los emprendedores les puede resultar muy beneficioso trabajar con este indicador.
Organiza una planificación con fechas para evaluar de forma continua cómo están resultando las gestiones. Esa retroalimentación entre lo que sucede y lo que se espera es lo que te ayudará a verificar que la empresa mantenga el equilibrio y esté generando los resultados deseados.
El coaching en administración también puede apoyar este seguimiento al reforzar la confianza, el compromiso, el liderazgo participativo y la capacidad de tomar decisiones o resolver problemas dentro del equipo.
La dinámica empresarial permite la interacción entre procesos, personas, tecnologías y más. El reto está en gestionar con asertividad todos los elementos, de forma que puedan integrarse y funcionar orientados al cumplimiento de un objetivo común: hacer que el negocio funcione lo mejor posible. Por lo tanto, además de saber qué es la optimización de recursos, conocer los modelos matemáticos y sus implicaciones en la administración de una empresa puede ayudar a aumentar su productividad.
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