Ya sea que utilices plataformas como Gmail, que pertenece a Google, o Outlook de Windows, el correo electrónico se ha vuelto un método revolucionario para poder comunicarse con personas tanto cercanas como lejanas. Aunque muchos siguen utilizando el correo postal, este ya no es tan eficiente y no posee las mismas características de los métodos digitales. Pero de este tema te hablaremos más adelante, así que no olvides continuar leyendo.
Pero antes de eso, ¿conoces las características del correo electrónico? Esto es lo que lo hace realmente especial y único, pudiendo agilizar la comunicación entre las personas involucradas. Si alguna vez te has preguntado cuáles son las características de correo electrónico, este artículo te lo aclarará.
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Si te interesa saber más sobre este tema, ¡no dudes en continuar leyendo!
¿Qué es el correo electrónico?
También es conocido como e-mail, y hace referencia a una carta, mensaje o información que es enviada a través de un dispositivo electrónico (computador, laptop, tablet o teléfono) para ser recibida mediante internet por una plataforma digital.
La idea de esto es hacer llegar datos e información importante a sus destinatarios de forma que no tengan que esperar días para obtener la información que requerían. En esta sección abordaremos el correo electrónico definición y características para que tengas un panorama claro desde el inicio.
Características del correo electrónico
Ya que hemos dejado atrás al correo tradicional, es hora de pasarse a esta nueva metodología moderna. Y para que la entiendas mejor, aquí te describimos sus principales características del correo electrónico:
- Correo institucional. Permite que todas las personas de una institución puedan recibir correos de forma instantánea, sin la necesidad de realizar una carta uno por uno.
- Procesador de texto. Las plataformas tienen la capacidad de añadir texto al archivo que se envía, teniendo una gran variedad de estilos, tamaño de letra, subrayado, entre otros. Esto se realiza fácilmente gracias al protocolo SMTP (Protocolo simple de transferencia de correo).
- Enviar y recibir. Ambas partes pueden enviar y recibir correos mediante la mensajería instantánea.
- Multimedia. No solamente dispones de la posibilidad de agregar texto, sino también imágenes, videos, GIF, entre otros.
- Ayuda al planeta. Este tipo de correo, a diferencia del postal, no requiere de papel, por lo que es un gran recurso como ayuda al medio ambiente.
- Visualizar desde cualquier parte del mundo. Podrás recibir y enviar correos a tus amigos, familiares y conocidos desde cualquier parte del mundo. Solo es necesario tener un dispositivo electrónico y tu cuenta abierta en él.
- Adjuntar documentos varios. Mediante estas plataformas, es posible adjuntar cualquier tipo de documento, ya sea un Word, PowerPoint, Excel, entre otros.
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Tipos de correo electrónico
Como bien sabemos, el correo electrónico es un medio digital que permite la comunicación entre dos o más personas. No obstante, cuenta con diferentes tipos, dependiendo no solo del contenido, sino también del estilo en el que este se redacta y presenta. Veámoslos:
- Correo personal. Se escribe con cierto grado de informalidad, ya que los destinatarios suelen ser amigos o familiares. La utilización de coloquialismos es común, pero también la escritura sin muchas formalidades, sobre todo, en lo que concierne al uso de la puntuación u otros aspectos normativos.
- Correo profesional. Usualmente asignada por la empresa o institución, el empleado utiliza este medio para comunicar, mediante un tono formal y profesional, tareas, avances, reuniones, consultas, entre otros. En este caso, la estructura es siempre clara, a lo que se contribuye con el uso preciso del lenguaje.
- Correo institucional. Este tipo de correo pertenece a universidades y administraciones públicas, por ejemplo. Se utiliza para las comunicaciones entre estudiantes, docentes, administrativos, funcionarios, entre otros. Permite, asimismo, informar de convocatorias, cambios normativos, gestiones, anuncios de cortes, entre otros.
- Correo de marketing. Este correo es parte de las campañas de e-mail marketing. Se envían a contactos incluidos en bases de datos con el objetivo de promocionar productos, llamar a la acción, enviar enlaces estratégicos o promover la interacción con otros medios digitales, como las Newsletter. Se suele automatizar cuando se ejecutan envíos masivos.
- Correo transaccional. Estos correos, que no suelen tener opción de respuesta, son breves y directos, ya que su fin es brindar enlaces o información para procedimientos como el restablecimiento de contraseñas, validación de cuenta de correo electrónico, confirmaciones de compras, entre otros.
Elementos de un correo electrónico
Estos son los elementos de un correo electrónico:
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Asunto
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Es una frase breve que indica de qué trata el correo. Debe ser específica y clara.
- Ejemplo: Informe mensual de rendimiento en ventas
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Saludo
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Es una fórmula inicial que denota el nivel de conocimiento o cercanía con el destinatario, por lo que puede variar.
- Ejemplo: Estimado Dr. Ordóñez / Querida amiga
En español, luego de la fórmula, se colocan dos puntos (:). Por su parte, en inglés, se utiliza una coma (,).
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Cuerpo del mensaje / Desarrollo
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Es la parte principal del correo. Puede estar organizado en párrafos cuando se se consigna información detallada.
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Despedida
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Es el cierre del mensaje. Es cortés, sigue ciertas formulas establecidas y refleja la disposición a colaborar / comunicarse con el destinatario.
- Ejemplo: Saludos cordiales / Un gran abrazo, querido
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Firma
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Incluye la información del remitente. En correos informales, puede ir solo el nombre; en correos más formales, se incluyen datos adicionales, como el cargo, la empresa y los datos de contacto (teléfono, por ejemplo).
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Otros elementos
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También se encuentran los siguientes elementos en función del tipo de correo o su intención:
- documentos adjuntos
- correos con copia
- correos con copia oculta
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Ventajas que ofrece el correo electrónico
Ya que hemos desglosado las características del correo electrónico, no podemos dejar pasar las ventajas que implica su implementación.
- Es un proceso veloz y con precisión para los envíos y recibos.
- Las plataformas existentes son fáciles de utilizar.
- Se pueden hacer campañas de email marketing para publicitar a una empresa.
- No hay límites entre fronteras, por lo que puedes visualizar y enviar donde quiera que estés.
- La gestión de la información es más ágil y flexible.
- Si se trata de un uso empresarial o comercial, las características del correo electrónico aportan profesionalismo, seguridad y funcionalidad.
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Desventajas del correo electrónico
Pero así como tiene aspectos positivos, también están aquellos que significan una desventaja en su aplicación, como por ejemplo:
- Si no tienes conexión a internet, no podrás enviar un correo.
- Existen límites en el peso de archivos, por lo que no puedes enviar más de una cantidad establecida de archivos.
- En ocasiones, los niveles de seguridad son ínfimos.
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