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La actividad administrativa sostiene buena parte del funcionamiento interno de una empresa: ordena la información, facilita la comunicación entre departamentos, permite controlar recursos y ayuda a que las decisiones se apoyen en datos, documentos y procesos bien definidos.
En este artículo, profundizaremos en cuáles son las funciones administrativas, los requerimientos de la administración, los procedimientos y formas de la actividad administrativa y su importancia dentro del entramado organizacional.
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Las funciones administrativas son el conjunto de actividades, tareas y labores coordinadas que permiten lograr metas a corto, medio y largo plazo dentro de una organización.
De esta manera, al cuestionarnos cuáles son las funciones administrativas, nos referimos a las operaciones directivas básicas que permiten articular las funciones administrativas de una empresa: planificación, organización, dirección, coordinación, control y gestión eficiente de los recursos disponibles.
Estas funciones no deben entenderse como tareas aisladas, sino como partes conectadas de un mismo proceso. En la práctica, intervienen en la gestión documental, la organización de agendas, la atención a clientes y proveedores, el registro de información, la elaboración de informes, la comunicación interna y externa, y la coordinación de recursos humanos, económicos y materiales.
De este modo, la sincronización necesaria para llevar a cabo las distintas funciones de una organización requiere un proceso administrativo que cumpla las características necesarias y que permita convertir los objetivos generales de la empresa en acciones concretas, medibles y ordenadas.
Las funciones administrativas permiten que una organización no dependa solo de la ejecución diaria, sino también de la planificación, el seguimiento y la coordinación de sus recursos.
El crecimiento de las funcionalidades administrativas en organizaciones e instituciones responde a la necesidad de contar con una empresa clara y organizada.
En otros términos, saber qué son las actividades administrativas en una oficina o en una empresa tiene como propósito disponer de una gestión adecuada para planificar, ordenar, guiar, coordinar y mantener el control con vistas a la consecución de mejores resultados económicos. Además, debe apoyarse en otros conceptos, como la división del trabajo y la especialización.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre las funciones administrativas y las actividades administrativas o actividades de administración?
Las funciones administrativas son las principales áreas del proceso administrativo:
Por su parte, las actividades administrativas son todas aquellas acciones, tareas y deberes que el personal administrativo y la gerencia deben cumplir para alcanzar los objetivos planteados. Por ejemplo, hacer presupuestos, asignar personal, organizar reuniones y sesiones de trabajo o elaborar informes y estadísticas responde a qué son las tareas administrativas o actividades administrativas.
Sin los administradores, los objetivos de la empresa no se cumplirían en el tiempo determinado, ya que no habría organización ni coordinación competente. Por ello, algunos ejemplos de actividades administrativas se convierten en tareas indispensables.
Por otra parte, un asistente administrativo realiza tareas más complejas que un auxiliar administrativo, como la organización y gestión de procesos de una empresa, además de manejar todo lo relacionado con los recursos humanos, económicos y financieros.
Han sido muchos los teóricos que, en el intento de responder a cuáles son las funciones administrativas, han propuesto diferentes características para su competencia. No obstante, Henry Fayol propuso las características que reciben mayor aceptación universal: planeación, dirección, organización, coordinación y control.
A pesar de que esta teoría de los cinco factores no sea una representación exacta de las distintas complejidades y dificultades en el ejercicio de la administración, facilita el entendimiento de los diferentes procesos que se llevan a cabo.
En este apartado, por lo tanto, nos regiremos por estos factores para una mayor comprensión de la función administrativa. Estas son las principales funciones administrativas o funciones de la administración:
La planificación es un apuntalamiento fuerte en la vida de una organización; un administrador debe proyectar las actividades con una visión de futuro, y su estrategia debe tener en cuenta contingencias imprevistas y eventos inesperados.
Por lo tanto, la planificación de metas y objetivos a largo plazo necesita una estrategia eficaz: un plan de acción flexible que permita la adaptación a circunstancias imprevistas. Para ello, es necesario fijarse en las experiencias pasadas y tener una visión que permita prever campos de acción futuros para escoger la mejor opción.
La organización es un eje central dentro de cualquier empresa: se trata de dirigir, de manera eficiente, todos los recursos para satisfacer las metas propuestas.
De este modo, un administrador se encarga de la creación de una estructura que pueda proveer de material y recursos humanos capacitados a todas las dependencias.
Para ello, los administradores se encargan de la capacitación y contratación de mano de obra especializada y cualificada para las funciones requeridas. A su vez, mantienen la provisión de materia prima para la organización.
Dentro de las funciones de la administración se encuentra la supervisión de la labor de los puestos de trabajo y la vigilancia de que se cumplan los estándares de calidad entre el personal.
Al mismo tiempo, orientar a los trabajadores para cumplir las metas propuestas, incentivar su productividad y comunicar las políticas de la empresa son actividades que deben enmarcarse bajo los valores del respeto, el liderazgo y la motivación.
Al preguntarnos cuáles son las funciones administrativas, la coordinación ocupa un lugar destacado. Este es uno de los ejemplos de tareas administrativas de una empresa más importantes.
La imagen de una empresa moviéndose como un gran engranaje no falta a la verdad: la administración debe armonizar todos los procedimientos de los distintos departamentos para lograr la unificación de los objetivos.
De esta manera, los procesos administrativos se complementan y se integran para enriquecerse entre sí. Así, permiten un trabajo más rentable y eficaz.
Para concluir nuestra revisión de cuáles son las funciones administrativas, profundizaremos en el control.
Los administradores de una empresa deben permanecer atentos para detectar cualquier desviación de los planes trazados; de este modo, deben supervisar que cada departamento cumpla las directrices.
A su vez, en caso necesario, se requiere su intervención para corregir el rumbo de las políticas de empresa y de los trabajadores.
Ahora ya conoces todos los ejemplos de funciones administrativas más importantes. En ellos se incluyen las tareas administrativas básicas y todas las actividades administrativas de una empresa.
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar no son fases independientes: forman un sistema que ayuda a transformar los objetivos empresariales en procedimientos concretos.
En esencia, el personal administrativo se encarga de las labores de gestión, organización, planificación y aplicación de las teorías administrativas que le competen, como apoyo a la organización donde desempeña su profesión.
A continuación, veremos algunos ejemplos de actividades administrativas que ayudan a entender cómo se aplican estas funciones en el día a día de la empresa. Estos ejemplos de tareas administrativas, acciones administrativas y ejemplos de gestión administrativa muestran cómo trabaja el área administrativa en trámites, registros y supervisión, entre otros:
Trámites administrativos. Siempre habrá trámites que realizar cuando se trabaja en una empresa, ya sea por documentación o por comunicación interna. En cualquier caso, todos contienen información relevante para la empresa.
Registro de tareas. La tarea del administrativo consiste en registrar, clasificar y archivar correctamente cualquier comunicación que se produzca en relación con la empresa. Por esto es importante conocer las actividades administrativas y ejemplos, ya que todo profesional deberá seguir el criterio y los parámetros establecidos por la compañía en la que trabaja.
Supervisión. Una de las labores de gestión administrativa es la supervisión del cumplimiento de los protocolos establecidos por la organización, lo que permitirá el correcto desarrollo del personal del área administrativa. Además de supervisar al personal, deberá revisar las gestiones de las cuentas de la empresa, la tesorería o cualquier proyecto de inversión que se esté llevando a cabo.
Atención al cliente. El profesional que se encarga de trasladar la información pertinente al cliente es el personal administrativo, que puede resolver consultas sobre los servicios ofrecidos, el funcionamiento de la empresa o su estructura jerárquica.
Realizar cálculos contables. Realizar cálculos forma parte de las actividades administrativas básicas en una oficina. Aunque se trate de cálculos sencillos, todo auxiliar administrativo debe estar capacitado para hacerlos.
Aunque existen más ejemplos de funciones administrativas en una empresa, estos ejemplos administrativos permiten ver cómo las funciones de una administración se transforman en tareas concretas. También pueden considerarse ejemplos del área administrativa y ejemplos de servicios administrativos, especialmente cuando implican atención, documentación o gestión de la información.
El técnico administrativo es el profesional encargado de los procesos de gestión en las áreas operativas y de talento humano. Su figura está ligada directamente con la parte organizacional de cualquier empresa, por lo que deberá ser una persona multifuncional capaz de contribuir a sacar el mejor potencial de cada proceso dentro de una organización.
El título de técnico administrativo puede facultar al profesional para llevar a cabo actividades de apoyo administrativo en las áreas laboral, contable, fiscal y de atención al cliente, entre otras.
Si te preguntas qué hace un técnico administrativo, es preciso resaltar que las labores y funciones del técnico administrativo dependerán de las características de la empresa para la cual esté trabajando. Aunque dentro de las funciones generales podemos señalar:
Gestión de cobros.
Funciones de archivo.
Manejo de correspondencia.
Manejo de documentación.
Actualización de bases de datos y registros de la empresa.
Administración del personal.
Actividades referentes a la contabilidad y facturación.
Manejo de herramientas ofimáticas.
Recepción y análisis de documentos administrativos.
Tratamiento de textos.
Ahora ya sabes qué es un técnico en administración y las funciones del técnico administrativo, un pilar básico en cualquier organización. Seguro que has comprendido que los técnicos administrativos ocupan puestos que requieren una persona versátil, capaz de contribuir de manera positiva desde el rol que desempeñe. Además, estas tareas también sirven como base para quienes buscan prácticas de administración de empresas.
El personal administrativo actúa como punto de unión entre la información, los equipos de trabajo y los recursos de la empresa; por eso su función resulta clave para mantener la continuidad operativa.
Los profesionales que desarrollan las labores administrativas en una empresa u organización son el personal administrativo. El personal administrativo corresponde a cada una de las personas que dan vida a todas las actividades administrativas en una oficina. Estos profesionales son responsables de cumplir con todas las tareas que corresponden a la función administrativa.
El funcionamiento de una empresa no puede ser eficaz ni eficiente si no se cuenta con cada una de estas personas, ya que ellas se encargan de registrar cada movimiento de la empresa, de sus empleados, su mensajería, atención al cliente, organización de la documentación y muchas otras actividades administrativas en una oficina.
El equipo que conforma el personal administrativo de una oficina debe mantener las aptitudes adecuadas para dedicarse a ese trabajo, sin el que el funcionamiento de una empresa se vería afectado. Algunas de las aptitudes de las personas que llevan a cabo actividades de la administración más importantes son:
Conocimientos sobre el manejo de aplicaciones de oficina administrativa, como Microsoft Office.
Conocimientos en hojas de cálculo.
Capacidad para la resolución de problemas matemáticos.
Capacidad de organización y gestión.
Capacidad para trabajar en equipo.
Conocimientos de redacción y ortografía.
Buena presencia en todo momento.
Capacidades comunicativas para la atención al público.
Planificación y organización de tareas.
Estas aptitudes son esenciales para llevar a cabo las actividades que se realizan en una oficina administrativa o en otros entornos empresariales. En este sentido, las funciones de una oficina dependen de una correcta organización documental, comunicativa y operativa, así como del manejo de herramientas y de una comunicación efectiva.
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