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El control de una organización depende de la capacidad de sus responsables para comprobar que las pautas establecidas se cumplen y que los resultados no presentan anomalías. En este contexto, el control administrativo permite supervisar las actividades, comparar lo ejecutado con lo planificado y aplicar medidas correctivas cuando aparecen desviaciones. A lo largo del artículo, el Control administrativo según autores será el eje para conocer las aportaciones de Robbins y Coulter, Stoner, Fayol y Chiavenato, además de sus características y su importancia dentro del proceso administrativo.
El concepto de control administrativo se concreta en una serie de características que permiten comprobar el funcionamiento de las actividades y actuar cuando los resultados se apartan de lo previsto:
El control en una empresa forma parte de los procesos administrativos que ayudan a mantener el orden interno de la organización. Los responsables lo utilizan para conocer la situación real de las actividades, comprobar el cumplimiento de los objetivos y decidir qué ajustes deben realizarse.
Para entender el control dentro del proceso administrativo, conviene situarlo después de la planificación, la organización y la dirección. La planificación define lo que se desea alcanzar; la organización distribuye tareas y responsabilidades; y la dirección orienta y acompaña al personal durante la ejecución. El control toma esas referencias para comprobar si el trabajo avanza según lo previsto.
Como última etapa del ciclo, el control permite evaluar la eficacia administrativa de las fases anteriores. Para ello, mide el desempeño, compara los resultados con los criterios establecidos e identifica las desviaciones que requieren una acción correctiva. No sustituye a la planificación, sino que aporta información para revisar el plan y mejorar decisiones posteriores.
Existen varios tipos de control administrativo que pueden aplicarse según el momento en que se realiza la comprobación y las necesidades de la organización:
La combinación de estos controles ayuda a preparar el trabajo, acompañar su desarrollo y valorar sus resultados. La elección depende del tipo de actividad, de los riesgos existentes y de la información que necesiten los responsables para intervenir.
Para abordar el concepto de control en administración, Stephen P. Robbins y Mary Coulter explican en la octava edición de Administración (2005) que el control es «el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa» (p. 458).
Para estos autores, «un sistema de control eficaz asegura que las actividades se completen de tal manera que conduzcan al logro de los objetivos de la organización». Su definición relaciona la supervisión con la finalidad del trabajo: no basta con observar las actividades, sino que es necesario comprobar que contribuyen a los resultados previstos.
En Administración (1996), James A. F. Stoner, R. Edward Freeman y Daniel R. Gilbert definen el control administrativo como «el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas». Esta formulación destaca la comparación entre lo que ocurre durante la ejecución y aquello que se había establecido en el plan.
Desde esta perspectiva, controlar implica disponer de información sobre el desempeño real. Cuando aparecen diferencias relevantes, los responsables deben analizar sus causas y decidir si corresponde corregir la actividad, modificar los recursos utilizados o revisar el criterio de referencia.
Henri Fayol fue un ingeniero francés que desarrolló la teoría clásica de la administración. En su perspectiva, el control consiste en «verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos». Esta definición relaciona la comprobación del trabajo con los principios del control administrativo y con las referencias fijadas previamente.
Fayol también señala que el control debe identificar las fallas y los errores para que puedan repararse y evitarse en el futuro. Por tanto, su función no se limita a descubrir un incumplimiento: debe facilitar una corrección útil y reducir la posibilidad de que el mismo problema se repita.
Idalberto Chiavenato, autor brasileño especializado en administración y recursos humanos, describe el control como la «fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita»; añade que se trata de un proceso esencialmente regulador.
En conjunto, estas aportaciones ayudan a comprender qué es control en administración: un proceso de supervisión que compara los resultados reales con los esperados y permite aplicar medidas correctivas cuando existen desviaciones. La comparación necesita objetivos, estándares o criterios claros, pues sin ellos no es posible determinar si el desempeño resulta adecuado.
Estas definiciones también permiten reconocer algunas técnicas de control en administración, como las auditorías internas, los indicadores de gestión, los presupuestos, los informes de desempeño y el análisis comparativo. Las herramientas elegidas deben aportar información comprensible, oportuna y relacionada con los objetivos de la organización.
Comprender por qué es importante el control en la administración supone reconocer que la evaluación de los planes permite detectar y prever desviaciones, establecer medidas correctivas y obtener aprendizajes para mejorar los procesos posteriores. Cuando el seguimiento se realiza a tiempo, la organización puede resolver problemas antes de que afecten de forma grave a sus objetivos.
La debida supervisión de la calidad de los procesos internos ayuda a identificar situaciones que podrían ser perjudiciales para la empresa. En las actividades industriales, por ejemplo, un control oportuno puede detectar necesidades relacionadas con la maquinaria, el mantenimiento o el abastecimiento de materias primas.
Para comprender qué es eficacia en administración, debe observarse si la organización alcanza los resultados que se había propuesto. Esta medición permite revisar si las acciones ejecutadas conducen realmente al objetivo.
La eficacia en la administración se centra, por tanto, en el grado de cumplimiento de las metas. El control aporta los datos necesarios para comprobar ese cumplimiento y detectar posibles fallos en las tareas o en las estrategias.
La eficiencia en administración añade la valoración de los recursos empleados, como el tiempo, el dinero, los materiales o el esfuerzo. Una organización puede alcanzar un objetivo y, al mismo tiempo, revisar si existe una forma más ordenada o menos costosa de obtener el mismo resultado.
La aplicación adecuada del control puede contribuir a:
La importancia del control administrativo reside en que convierte los resultados y las incidencias en información útil para la toma de decisiones. Su aplicación permite corregir hechos que podrían repercutir en el objetivo comercial, fortalecer la gestión administrativa y mantener una relación continua entre lo planificado, lo ejecutado y lo aprendido.
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