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Funciones de las secretarias

Una secretaria es la persona que se encarga de realizar tareas de asistencia administrativa en una oficina. Se suelen hacer cargo de los asuntos confidenciales den personas con cierta jerarquía dentro de la empresa, como directores, gerentes, presidentes. Se llegan a convertir en la mano derecha de su jefe.

Las funciones principales que desempeñan las secretarias son:

• Gestión de agenda: Se encarga de llevar un orden y organización de la agenda de su jefe, en la agenda se debe de reflejar todos los compromisos, también debe llevar registro de los datos de todas las personas e instituciones con las que debe relacionarse su empleador.
• Atención al público: Debe de responder las llamadas y registrar el motivo de las mismas, así con todos los datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento. Así mismo es la persona que se encarga de recibir a las personas en la oficina.
• Gestión de documentos: Es conveniente que la secretaria maneje aplicaciones de software que le permitan preparar con mayor agilidad y rapidez tales documentos.
• Manejo de información sensible: Entre las funciones que distinguen a una buena secretaria figura manejar y eficientemente toda la información de gran importancia para la empresa o entidad que trabaja. También puede tener acceso a información del entorno o de cualquiera de los actores relacionados con la empresa. Esta información debe de ser gestionada de forma discreta, eficiente y oportuna.
• Elaboración de presentaciones: Deberá de revisar todas las presentaciones de su empleador para asegurarse de que no hay errores.
• Vigilancia administrativa: La secretaria estar debe de estar pendiente de que se cumplan las políticas y los procedimientos necesarios para cuidar los bienes de la empresa o institución en la que desempeña. También puede validar la exactitud de los datos que reflejan en el detalle de las operaciones presupuestales, también debe ocuparse del control de gestión y la correcta administración de los recursos de la oficina.

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