Los conocimientos sobre aplicaciones y programas de ofimática son imprescindibles en el ámbito empresarial, la investigación y la gestión de datos complejos. Aunque suele utilizarse Microsoft Excel para procesar y visualizar información sobre determinados campos, como las finanzas, hay otra opción incluso más poderosa para cubrir las tareas de los usuarios que buscan una gestión más eficiente.
Se trata de Microsoft Access 2016, una herramienta que, gracias a sus características, permite un trabajo complejo con datos, a la vez que facilita la colaboración con equipos y la conexión con otras aplicaciones y fuentes de datos. Para conocer todos sus detalles, los cursos de Access 2016 son los más recomendados, ya que cuentan con las nociones básicas de su utilización y delinean el camino hacia su manejo en un nivel avanzado. ¿Quieres saber más sobre la oferta formativa de Euroinnova!
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Se trata de un curso que permitirá a sus estudiantes adquirir los conocimientos y competencias básicas para utilizar Microsoft Access 2016 en un nivel avanzado. Gracias a la metodología 100 % online y el acompañamiento personalizado que ofrece Euroinnova, quienes se matriculen en el Curso de Access 2016 podrán complementar saberes previos o introducirse al uso de esta aplicación.
La versión de 2003 introdujo cambios sustanciales con respecto a las funcionalidades de versiones anteriores; sin embargo, mantuvo algunas limitaciones en lo que concierne al motor de base de datos y la ausencia de una versión de 64 bits. A pesar de esto, en Access 2003, ya era posible gestionar registros, crear y vincular tablas –esto es, crear una base de datos relacional– y contar con soporte XML. El soporte técnico de esta versión inicio en noviembre de 2003 y, aunque debió finalizar por completo en abril de 2009, lo hizo en abril de 2014.
Lanzada en enero de 2007, esta versión incluyó formatos de base de datos ACCDB y MDB. Todavía sin disponibilidad de versión de 65 bits, Access 200 incluyó la importación de datos de aplicaciones externas, así como la tecnología de SharePoint Services. Asimismo, permitió la realización de copias de seguridad, recuperar información eliminada y utilizar plantillas predeterminadas. El soporte técnico finalizó en octubre de 2017.
Access 2010 fue, sin lugar a dudas, el inició de la implementación de mejoras sustantivas tanto en su interfaz como en sus funcionalidades. Entre ellas, se encuentran la posibilidad de compartir una base de datos en la web, un nuevo generador de macros con una interfaz más intuitiva, la creación de campos calcularos y la introducción del generador de expresiones mejorado. Otras mejoras se listan a continuación: nuevas plantillas, vista de horas mejorada, vista Backstage, herramientas más claras para la creación de objetos, entre otros. Tampoco se debe dejar de mencionar que esta versión permitía exportar a PDF y XPS, así como conectar con datos de Excel 2007 y versiones anteriores.
Sobre la base de las mejoras de la versión de 2010, Access 2013 incluyó funcionalidades más avanzadas para un trabajo más eficiente según las necesidades de los usuarios. Resaltan, entre todas las novedades, la inclusión de plantillas de tablas, la posibilidad de crear una aplicación desde SharePoint, nuevos controles para un trabajo más sencillo con los datos relacionados y vistas más fáciles de cambiar. Para los usuarios de esta versión, cuyo soporte finalizó en abril de 2023.
Access 2016 también fue el inicio de una nueva interfaz y la implementación de funcionalidades que pueden verse en Access 2019 y Access 365. De hecho, se incluyó la opción de cambio de tema (multicolor o blanco), la exportación de datos vinculados a Excel, plantillas con aspecto más moderno y mejoras sustanciales en la aplicación web en SharePoint.
Microsoft Excel y Microsoft Access son dos aplicaciones bastante utilizadas para la gestión de datos y la realización de diferentes operaciones de consulta. Sin embargo, cuentan con diferencias sustanciales. A continuación, se presentan las más importantes:
Mientras que Excel se presenta como una hoja de cálculo, que permite la visualización de datos, Access facilita la creación de bases de datos relacionales, lo que contribuye a la gestión de grandes cantidades de datos.
Excel cuenta con hojas de cálculo individuales, mientras que Access permite crear relaciones entre diferentes tablas.
Aunque Excel puede utilizarse en SharePoint, Access permite la conexión con sistemas externos como SQL Server.
Access ofrece la posibilidad de garantizar la integridad de los datos al contar con una estructura relaciona, mientras que Excel, al escribir datos de forma menos estructurada, no contempla la integridad referencial.
El modelado está disponible en Excel, pero no en Access; sin embargo, los métodos de consulta son similares. Por su parte, a pesar de que Access cuenta con opciones para la creación de tablas y gráficos, Excel cuenta con características más avanzadas para este propósito.
Excel, aunque es una herramienta poderosa, los usuarios deben optar por sus funcionalidades en los siguientes casos:
Por su parte, los usuarios deben optar por Access cuando requieran lo siguiente:
Con todo, ambas aplicaciones pueden utilizarse, sobre todo, cuando los datos de las hojas de cálculo se hacen cada vez más complejas. Como puede verse, todo depende de las necesidades del usuario.
Entre Access 2016 y Access 2019, los cambios pueden notarse, sobre todo, en la interfaz de usuario. Además, más allá de compartir funcionalidades básicas –véanse la utilización de macros, VBA y la realización de consultas–, ambas versiones permiten trabajar con SQL Server y otras plataformas.
Ahora bien, la compatibilidad entre estas versiones facilita la actualización para los usuarios, lo que permite que los archivos y proyectos creados en Access 2016 se abran, editen y gestionen sin problemas en Access 2019. Esto permite asegurar la continuidad del trabajo y la adaptación a las nuevas funcionalidades que Access 2019 puede ofrecer.
De ahí que los cursos de Access 2016 sean útiles para Access 2019; es más, en ocasiones, se ofrecen formaciones que integran ambas versiones en un solo curso.
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