requisitos para auxiliar administrativo

¿Te gusta el mundo de las oficinas? Conoce los requisitos para auxiliar administrativo

Si el papeleo y el mundo de las oficinas es lo tuyo, entonces coincides de forma perfecta con el perfil de auxiliar administrativo. ¿Lo habías pensado alguna vez? Si estás leyendo esto, seguramente sí. Pero, ¿sabes todo lo que hay detrás del cargo que ocupan los auxiliares administrativos? Aquí te lo contaremos.

El oficio de auxiliar administrativo siempre ha sido de gran importancia, y aunque muchos pensaban que debido al avance de las tecnologías sería un cargo que desaparecería con el tiempo, nada de eso se acerca ni siquiera un poco a la realidad. Por el contrario, las funciones del asistente administrativo se modificaron y se adecuaron a la era tecnológica, pero jamás se pensó en prescindir de ellos.

La razón es simple, el empleo de auxiliar o asistente administrativo desarrolla tareas que son imprescindibles dentro de cualquier empresa, pues es este quien se encarga de tratar de manera directa con el público y resolver cualquier duda que se presente. Además, se encarga de gestionar todo tipo de documentos que sean de importancia.

Por esa razón, no se considera bajo ninguna circunstancia la opción de sustituir las labores administrativas por sistemas automatizados, porque jamás se podrá sustituir la asistencia personalizada al público.

Los requisitos para auxiliar administrativo son una búsqueda recurrente en Google, cada día hay más personas interesadas en convertirse en asistentes y a su vez, hay más convocatoria de empleo en la bolsa laboral.

¿Qué es un auxiliar administrativo?

No podemos hablar sobre los requisitos para auxiliar administrativo sin antes conocer a fondo qué es un auxiliar o asistente administrativo.

Un auxiliar administrativo, asistente administrativo o ayudante de oficina, es una persona con habilidades que la hacen apta para encargarse del control y la organización de una oficina, un despacho o una empresa. Y su misión, independientemente del lugar en el que trabaje, es realizar una serie de tareas que están relacionadas con el apoyo, la información, la asistencia telefónica y el recaudo de documentos.

La verdad es que sus tareas son muy variadas, y dependerán en gran parte de lo que necesite la empresa que está solicitando ese puesto.

¿Cuáles son los requisitos para auxiliar administrativo?

Todas las vacantes necesitan personas calificadas y con ciertas características específicas que permitan que los trabajadores se desarrollen de una forma óptima en el cumplimiento de sus labores.

Para ser auxiliar administrativo no es la excepción, pues es un cargo que por su importancia requiere de profesionales capacitados en diversas áreas. A continuación te contaremos cuáles son los requisitos para auxiliar administrativo:

• Debe dominar la contabilidad y el manejo de números, ya que estas funciones son inherentes a su cargo.
• Debe conocer y manejar programas para procesar textos y herramientas ofimáticas como hojas de cálculo y bases de datos.
• Debe ser una persona con una excelente comunicación tanto escrita como verbal, pues su cargo requiere que esté en constante contacto con el público.
• La discreción debe ser una cualidad de los asistentes administrativos.
• Debe tener nociones sobre los procesos que se llevan a cabo en las administraciones públicas.
• Debe tener conocimiento sobre los procesos de archivado tanto en físico como en digital.
• Poder trabajar en equipo.
• Ser una persona organizada y también cuidadosa de su trabajo.

¿Qué tareas desempeña un auxiliar administrativo?

Por supuesto también existen ciertas tareas con las que debe cumplir este profesional en la oficina o en el lugar de trabajo, las mismas pueden ser consideradas requisitos para auxiliar administrativo puesto que son muy comunes en las actividades diarias del personal y, cualquier persona que aspire a ocupar dicho cargo debe estar preparada para desempeñarlas. 

Es importante aclarar que las mismas pueden varias dependiendo de la compañía y sus exigencias, es decir que algunas pueden obviar ciertas cosas o, por el contrario, agregas más actividades laborales. Aunque las tareas son variadas, las más comunes son las siguientes:

• Atender llamadas telefónicas.
• Tener contacto con el público y resolver sus dudas e inquietudes, dar información sobre la empresa, horarios de atención y más.
• Escanear y resguardar documentos.
• Planificar la agenda de su superior, de alguna actividad o evento específico o del equipo de trabajo en general.
• Tramitar procesos administrativos y expedientes.
• Gestión y envío de correos electrónicos y postales.
• Envío de documentos a otros departamentos o empresas.
• Revisan, editan, redactan y reescriben documentos, solicitudes y archivos de todo tipo.
• Administran los datos referentes al personal de la empresa como asistencias y faltas, pagos, vacaciones, jubilaciones, entre otros.
• Otra tarea que se incluye en los requisitos para auxiliar administrativo es el poder gestionar las solicitudes del material de oficina que sea necesario como papel, bolígrafos, tinta para las impresoras, mantenimiento o reparación de algún equipo, etc.
• Si es una empresa de distribución, realizar las comprar y solicitudes a los proveedores de los productos. 

Campo laboral de un auxiliar administrativo

Ya conoces los requisitos para auxiliar administrativo pero, ¿te has dado cuenta de que normalmente, cuando pensamos en un auxiliar o asistente administrativo, solemos asumir inmediatamente que su trabajo se lleva a cabo en las oficinas de una empresa o una gran compañía? Por supuesto esto es cierto, pero el desempeño laboral de estos profesionales no se limita únicamente a estos lugares, sino que se trata de un cargo sumamente versátil a la hora de encontrar un buen trabajo. Esto se debe a que en cualquier sector siempre hará falta personal especializado en realizar actividades de administración. 

En este sentido, algunos de los lugares donde puedes trabajar como auxiliar administrativo incluyen:

• Grandes transnacionales.
• Oficinas contables.
• Consultorios médicos, clínicas y hospitales.
• Sector financiero.
• Oficinas públicas y gubernamentales.
• Sector educativo, en universidades colegios e institutos de todos los tipos y niveles de educación.
• Oficinas de condominio de algún conjunto residencial.
• Programas de radio y televisión.
• Departamento de recursos humanos.
• Tiendas y supermercados.
• Sector de producción y gestión de calidad.
• Sector industrial.
• Organización de eventos.

Estos son solo algunos lugares que podemos nombrar, pero la verdad es que prácticamente en cualquier lugar que funcione legalmente es necesario un asistente administrativo o alguien que apoye en dichas labores. Por supuesto será necesario que cumpla con los requisitos para auxiliar administrativo que demande cada espacio y que incluirán los ya mencionadas anteriormente u otra adicionales. 

Además, también hay personas que optan por ofrecer sus servicios en modalidad online, es decir que trabajan como asistentes gestionando todas sus actividades y las de la oficina desde su hogar, lo cual es una opción sumamente viable y llamativa para muchos en la actualidad. 

¿Cómo me formo para cumplir con los requisitos para auxiliar administrativo?

Si deseas estudiar para poder desarrollar los requisitos para auxiliar administrativo, debes saber que tienes un abanico de opciones que te permitirán profesionalizarte y aspirar a vacantes laborales de este tipo. Puedes desde realizar una carrera universitaria relacionada con la gestión y la administración de empresas, estudiar economía o realizar cursos de asistente administrativo con los que puedes llegar hasta un nivel técnico hasta profesional. También podrás tomar diversos cursos de capacitación específicos para potenciar habilidades específicas como el manejo de herramientas ofimáticas o la atención al cliente.

En Euroinnova, afortunadamente y sin siquiera salir de tu hogar, tienes a tu disposición una enorme cantidad de cursos, diplomados, posgrados, Maestrías y Doctorados para que puedas crecer profesionalmente en el área que más sea de tu agrado pues nuestra Escuela de Negocios especializada en formación online posee más de 19.000 programas en cualquier área que puedas imaginar. 

No dejes pasar esta oportunidad y estudia para que mejores tus habilidades y agregues mayor carga a tu CV que te permita cumplir con los requisitos para ser auxiliar administrativo.

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• Auxiliar Administrativo Diputación Cáceres

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