Indicadores de control de gestión

¿Por qué se habla tanto de los indicadores de control de gestión? Al fin y al cabo, consiguen evaluar los impactos y comprobar si un proceso ha mejorado o no. El uso de estas herramientas permitirá que un proyecto se afiance y sobreviva a las crisis que pueden llegar.

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Lo que no se mide, no existe. Siguiendo este patrón, los indicadores de control de gestión sirven para comprobar si se están consiguiendo los resultados esperados. Una organización no se deja llevar por las sensaciones que puedan tener, sino que lo traducen en números. Siempre se aterriza cualquier acción que se lleve a cabo.

¿Qué son los indicadores de control gestión?

Los indicadores de control de gestión conforman la expresión cuantitativa del comportamiento y salud de un proceso. ¿Cómo sabemos que estos indicadores son satisfactorios? Las conclusiones se extraen después de compararlo con otros datos de referencia.

Estas comparaciones puede señalar una desviación o, al contrario, un éxito rotundo. Tras comprobar los indicadores de control de gestión, se toman las decisiones pertinentes para corregir o mejorar la situación. Se podría decir que estos datos son los salvavidas de una organización.

Sin embargo, no se puede usar un único indicador de control de gestión, ya que nos aportaría un dato altamente aislados y sin sentido. Por ello, se recurre a numerosos indicadores, lo que nos devuelve una visión generar de la empresa. Así es como se puede predecir el futuro de los distintos proyectos y procesos.

¿Cuáles son los principales indicadores de control de gestión?

Los indicadores de control de gestión deben, por encima de todo, estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Por otro lado, de nada vale si no son responsables y controlables, por lo que no podemos instaurar un indicador de forma apresurada y sin un estudio previo.

Para hacernos una mejor idea, vamos a ver los distintos tipos de indicadores de control de gestión que existen:

• Indicadores de cumplimiento: estos indicadores tienen que ver con la finalización de una tarea y su grado de consecución.
• Indicadores de evaluación: este indicador de control de gestión guarda una relación con el rendimiento de una tarea, trabajo o proceso. De ahí se pueden extraer las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.
• Indicadores de eficiencia: este tema esta relacionado con la utilización de los recursos para llevar a cabo una tarea. Obviamente, se buscará conseguir dicha tarea con el menor esfuerzo y los mínimos recursos. Por ejemplo: el tiempo de fabricación de un producto.
• Indicadores de eficacia: consiste en hacer efectivo un propósito. Así, está relacionado con la capacidad de hacer bien las tareas. Por ejemplo, el grado de satisfacción de los clientes mide este aspecto a la perfección.
• Indicadores de gestión: estos indicadores de control de gestión tiene que ver con la administración de acciones concretas, que posteriormente hacen realidad los proyectos. Un ejemplo de esto es la gestión de los almacenes de productos en proceso de fabricación.

Características de los indicadores de control de gestión

Como ya habrás interiorizado a lo largo del artículo, no sirve cualquier indicador de control de gestión. Para que sean efectivos y nos ayuden en la consecución de los objetivos, deben cumplir con una serie de características indispensables. Cuánto más rigor se tenga, más efectivo será este proceso.

A continuación, vamos a ver las distintas características que deben poseer los indicadores de control de gestión:

• Los indicadores siempre deben guardar una estrecha relación con los objetivos a nivel corporativo.
• El área de administración es la que debe elegir los distintos indicadores de control de gestión.
• Los indicadores de control de gestión nos acercan al rendimiento deseado.
• Deben ser fáciles de entender.
• Los indicadores de control de gestión únicamente cambian una vez que se cumplen los objetivos o se cambia el enfoque de la administración.
• Si hay un cambio grande en los objetivos empresariales, también se cambian los factores clave de éxito (KSF).

La diferencia entre indicador de control de gestión y KPI

Seguramente hayas escuchado muchísimas veces la palabra KPI, además de escuchar acerca de su importancia. Sin embargo, KPI o métrica no es lo mismo que indicador de control de gestión. Estos últimos abarcan algo más amplio, como los objetivos estratégicos de la empresa.

Por otro lado, las KPIs o métricas son esos datos esenciales de aspectos que importan de cara a ese objetivo más global. Para entenderlo mejor, podemos decir que un indicador de control de gestión sería conseguir un crecimiento mensual del 20 %. Para medir este indicador más general, podemos usar KPIs o métricas como los nuevos clientes este mes.

En conclusión, las KPIs nos aportan los datos necesarios para comprobar si nos estamos acercando, como empresa, a la consecución de esos objetivos estratégicos. Los indicadores de control de gestión sirven para definir lo que queremos conseguir y aterrizarlo, mientras que las métricas nos dicen si vamos por buen camino o hay que corregir ciertos aspectos.

¿Por qué debemos usar los indicadores de control de gestión?

Medir y analizar los indicadores de control de gestión resulta un aspecto crucial para el correcto devenir de una organización, ya sea pequeña o de gran tamaño. Da igual el volumen de capital que se maneje, ya que lo que buscamos es conseguir determinados objetivos estratégicos.

Así pues, cualquier empresa entiende la importancia de medir sus resultados. Sin embargo, existen otras muchas que intentan evitar este trabajo por lo complicado que puede llegar a ser. Para dichas empresas, queremos aportar tres motivos de peso para usar los indicadores de control de gestión.

• Los indicadores de control de gestión son indispensables para tomar correctamente las decisiones.
• Los indicadores de control de gestión revelan la eficiencia de las acciones y de la empresa.
• Facilitan la identificación de los problemas actuales y potenciales, frenando la posible pérdida de clientes.

Etapas del control de gestión

Este proceso libera tiempo y recursos, que pueden destinarse a otras áreas. Una empresa bien coordinada, con objetivos claros y tareas bien distribuidas, es una empresa mucho más eficiente. 

El control de gestión representa un sistema que abarca las siguientes etapas:

1. Determinación y planificación

Esta primera fase consiste en marcar los objetivos que queremos alcanzar a corto, medio y largo plazo. También debemos fijar las reglas que aplicaremos y cuál será nuestra estrategia para cumplir esos objetivos, así como determinar las herramientas.

En definitiva, conviene elaborar un plan estratégico al que debemos ceñirnos. Así como seleccionar la figura de un controller, o responsable del proceso de control.

2. Organización de recursos 

Se trata de una de las fases más importantes. Debemos determinar qué recursos económicos destinaremos a su ejecución. También es el momento de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les asignarán las distintas tareas. Además, debemos anticiparnos a qué otros recursos necesitaremos: programas informáticos, o de detección de riesgos. 

3. Implementación

Una vez que determinamos los recursos que se van a destinar a cada una de las fases del proceso de control de gestión, llega la hora de implementar nuestro sistema de gestión. 

En este momento, es clave que los responsables monitoreen que la implementación se lleve a cabo de acuerdo con el plan establecido, para garantizar su buen desempeño. 

4. Medir y controlar los resultados 

Es vital medir los resultados que hemos obtenido y compararlos con los resultados u objetivos que habíamos marcado al inicio. A partir de ahí, debemos analizar las posibles desviaciones y sus causas. Además, también podemos medir ingresos y costes reales. Es en esta etapa cuando, al fin, observamos en qué punto está la empresa y si hemos cumplido, o no, los objetivos marcados.

5. Correcciones y ajustes

Por último, un sistema de control de gestión se involucra en realizar ajustes y correcciones, en caso de que no se alcancen los resultados esperados o se presenten problemas de implementación. Igualmente, se analiza si es necesario redefinir los objetivos y estrategias establecidas. 

¿Qué debes tener en cuenta al hacer un indicador de gestión?

La verdad es que existen muchas formas de llevarlos a cabo; en internet se encuentran cientos de videos de YouTube con ejemplos que lo demuestran, sin embargo, lo importante es que escojas cuál tipo de indicador vas a desarrollar teniendo en cuenta qué interrogante quieres atender (O interrogantes, si vas a hacer un indicador compuesto), entre las que pueden estar:

• ¿Qué se hizo?
• ¿Cómo se hizo?
• ¿Para qué se hizo?
• ¿Cuál fue el resultado?

Luego, solo debes establecer los KPIS ("indicadores claves de desempeño" en español) considerando:

• Objetivo: debes saber cuál es la intención de utilizar esta herramienta, ya sea ser más productivo, mejorar la calidad o desempeño, entre otras cosas, algo que te ayudará a mantenerte enfocado en ello.
• Confiabilidad: los datos que se registren en el indicador deben ser certeros o de lo contrario el proceso no tendrá éxito.
• Fuente: también debes establecer una buena fuente de información que permita llenar correctamente el indicador.
• Valor de referencia: una vez tengas claro los dos puntos anteriores, debes registrar los valores previos para poder comparar los datos.
• Responsable: desde el principio debe existir un responsable que procese los datos y presente el indicador.
• Rango de gestión: acá debes establecer los valores mínimos y máximos que se pueden registrar en el proceso. Por ejemplo, si el objetivo es aumentar la producción de las PYMES, debes establecer tu meta como valor máximo y la cantidad de productos que mínimo se deben realizar un día.

Una vez que logres organizar los KPI y tengas armada la base del indicador solo te quedará establecer bajo qué procedimiento matemático va a ser calculado el indicador.

Y por supuesto, existen muchas otras formas de llevar a cabo lo que son los indicadores de gestión, pero para aprender, ¿no es mejor que puedas estudiarlo profesionalmente?