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Las funciones administrativas son el conjunto de actividades, tareas y labores coordinadas para lograr metas a largo y corto plazo dentro de una organización.
De esta manera, al cuestionarnos cuáles son las funciones administrativas, nos referimos a operaciones directivas básicas en la planificación, organización y gestión de recursos dentro de un departamento o empresa.
De este modo, la perfecta sincronización necesaria para llevar a cabo las distintas funciones de una organización necesita de un proceso administrativo que cumpla las características necesarias.
En este artículo, profundizaremos en la actividad administrativa, los requerimientos de la administración, los procedimientos y formas de la actividad administrativa y su importancia dentro del entramado organizacional.
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El crecimiento por parte de organizaciones e instituciones de las funcionalidades administrativas responde a la necesidad de tener una empresa clara y organizada.
En otros términos, saber qué son las actividades administrativas en una oficina o en una empresa tiene como propósito un óptimo gestor para planificar, acomodar, guiar, coordinar y mantener el control con vistas a la consecución de superiores resultados económicos. Además, debería apoyarse en otros conceptos, como es el de la separación del trabajo y la especialización.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre las funciones administrativas y las actividades administrativas o actividades de administración?
Las funciones administrativas son las principales áreas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control. Por su parte, las actividades administrativas son todas aquellas funciones, actividades y deberes que todo administrativo y gerente debe cumplir para conseguir lograr los objetivos planteados. Por ejemplo, hacer presupuestos, asignar personal, organizar reuniones y sesiones de trabajo o elaborar informes y estadísticas responde a qué son las tareas administrativas o actividades administrativas.
Sin los administradores, los objetivos de la empresa no serían cumplidos en el tiempo determinado, ya que no habría organización ni coordinación competente, originando que algunos de los ejemplos de actividades administrativas se conviertan en algo indispensable.
Por otra parte, un asistente administrativo realiza tareas más complejas que un auxiliar administrativo, como la organización y gestión de procesos de una empresa. Además de manejar todo lo relacionado con los recursos humanos, económicos y financieros.
Han sido muchos los teóricos que, en el intento de responder a cuáles son las funciones administrativas, han propuesto diferentes características para su competencia. No obstante, Henry Fayol propuso las características que reciben mayor aceptación universal: Planeación, Dirección, Organización, Coordinación y Control.
A pesar de que esta teoría de los cinco factores no sea una representación exacta de las distintas complejidades y dificultades en el ejercicio de la administración, facilita el entendimiento de los diferentes procesos que se llevan a cabo.
En este apartado, por lo tanto, nos regiremos por estos factores para una mayor comprensión de la función administrativa. Estas son las principales funciones administrativas o funciones de la administración:
La planificación es un apuntalamiento fuerte en la vida de una organización; un administrador debe proyectar las actividades con una visión a futuro; su estrategia debe tener en cuenta contingencias imprevistas y eventos inesperados.
Por lo tanto, la planificación de metas y objetivos a largo plazo necesita de una estrategia eficaz: un plan de acción flexible para la adaptación de circunstancias inusitadas. Para ello, es necesario fijarse en las experiencias pasadas y tener una visión que permite prever campos de acción futuros, para escoger la mejor opción.
La organización es un eje central dentro de cualquier empresa: Se trata de dirigir, de manera eficiente, todos los recursos para satisfacer las metas propuestas.
De este modo, un administrador se encarga de la creación de una estructura que pueda suplir de material y recursos humanos capacitados a todas las dependencias.
Para ello, los administradores se encargan de la capacitación y contratación de mano de obra especializada y cualificada para las funciones requeridas. A su vez, mantienen la provisión de materia prima para la organización.
Dentro de las funciones de la administración se encuentra la supervisión de la labor de los puestos de trabajo, la vigilancia de que se cumplan los estándares de calidad entre el personal.
Al mismo tiempo, orientar a los trabajadores a cumplir las metas propuestas, incentivar su productividad, y comunicar las políticas de la empresa; todas estas actividades deben enmarcarse bajo los valores del respeto, liderazgo y motivación.
Al inquirir cuáles son las funciones administrativas, la coordinación tiene un punto destacado. Este es uno de los ejemplos de tareas administrativas de una empresa más importantes.
La imagen de una empresa moviéndose como un gran engranaje no falta a la verdad; la administración debe armonizar todos los procedimientos de los distintos departamentos para lograr la unificación de los objetivos.
De esta manera, los procesos administrativos se complementan y entronizan para enriquecerse entre sí. De esta manera, logran un trabajo más rentable y eficaz.
Para concluir nuestra revisión de cuáles son las funciones administrativas, profundizaremos en el control.
Los administradores de una empresa deben mantener el ojo avizor para detectar cualquier desviación de los planes trazados; de este modo, deben supervisar que cada departamento cumpla las directrices.
A su vez, en caso necesario, se requiere su intervención para corregir el rumbo de las políticas de empresa y trabajadores.
Ahora ya conoces todos los ejemplos de funciones administrativas más importantes. En ellos, se incluyen las tareas administrativas básicas y todas las actividades administrativas de una empresa.
En esencia, el personal administrativo se encarga de los actos de gestión, organización, planificación y realización de todas las teorías administrativas que le competen, de manera de apoyo a la organización donde desempeña su profesión.
A continuación, veremos cuáles son algunos ejemplos de actividades administrativas que ayudan a entender cómo se aplican estas funciones en el día a día de la empresa. Estos ejemplos de tareas administrativas, acciones administrativas y ejemplos de gestión administrativa muestran cómo trabaja el área administrativa en trámites, registros y supervisión, entre otros:
Aunque existen más ejemplos de funciones administrativas en una empresa, estos ejemplos administrativos permiten ver cómo las funciones de una administración se transforman en tareas concretas. También pueden considerarse ejemplos del área administrativa y ejemplos de servicios administrativos, especialmente cuando implican atención, documentación o gestión de la información.
El técnico administrativo es el profesional encargado de los procesos de gestión en las áreas operativas y de talento humano. Su figura está ligada directamente con la parte organizacional de cualquier empresa, por lo que deberá ser una persona multifuncional capaz de contribuir a sacar el mejor potencial de cada proceso dentro de una organización.
El título de técnico administrativo puede facultar al profesional para llevar a cabo actividades de apoyo administrativo en el área laboral, contable, fiscal, servicio al cliente, entre otras.
Si te preguntas qué hace un técnico administrativo, es preciso resaltar que las labores y funciones del técnico administrativo dependerán de las características de la empresa para la cual esté trabajando. Aunque dentro de las funciones generales podemos señalar:
Ahora ya sabes qué es un técnico en administración y las funciones del técnico administrativo, un pilar básico en cualquier organización. Seguro que has comprendido que los técnicos administrativos son profesionales que deben ser ocupados por una persona versátil, capaz de contribuir de manera positiva desde el rol que desempeñe. Además, estas tareas también sirven como base para quienes buscan prácticas de administración de empresas.
Los profesionales que desarrollan las labores administrativas en una empresa u organización son el personal administrativo. El personal administrativo corresponde a cada una de las personas que dan vida a todas las actividades administrativas en una oficina. Estos son los responsables de cumplir con todas las tareas que corresponden a la función administrativa.
El funcionamiento de una empresa no puede ser eficaz o eficiente si no se cuenta con cada una de estas personas, ya que ellas son quienes se encargan de registrar cada movimiento de la empresa, de sus empleados, su mensajería, atención al cliente, la organización de la documentación, entre muchas otras actividades administrativas en una oficina.
El equipo de personas que conforma al personal administrativo de una oficina debe mantener las aptitudes adecuadas para dedicarse a ese trabajo sin el que el funcionamiento de una empresa se vería afectado. Algunas de las aptitudes de las personas que llevan a cabo actividades de la administración más importantes son:
Estas aptitudes son esenciales para llevar a cabo las actividades que se realizan en una oficina administrativa o de cualquier tipo. En este sentido, las funciones de una oficina dependen de una correcta organización documental, comunicativa y operativa.
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