¿Conoces las 4 etapas de un proceso administrativo?

¿Estás buscando información sobre todo lo que concierne al proceso administrativo? Si eres empresario/a o quieres dedicarte a la administración de empresas, conocer en detalle qué es y cuáles son las etapas de un proceso administrativo es clave para rentabilizar tu empresa. ¿Nos acompañas a conocer todos los detalles sobre este ciclo administrativo?

En este post, queremos contarte qué es un proceso administrativo y cuáles son sus etapas con todo lujo de detalles. ¿Quieres descubrir todo esto y mucho más sobre los procesos administrativos de una empresa? No te pierdas este post, que te pondrá al día de todo lo que necesitas saber.  ¡Adelante! 

¿Qué es el proceso administrativo?

En primer lugar, queremos que tengas muy presente en tu mente lo que significa un proceso administrativo. De esta manera, comprenderás fácilmente todo lo que conlleva y la lógica de las etapas en las que este se desarrolla.

Entendemos un proceso administrativo como la gestión de las actividades de una entidad; ya sea pública y privada. Y esto se da a lo largo de cuatro fases principalmente; planificar, organizar, dirigir y supervisar.

Pero lo que realmente es importante que conozcas es el objetivo de un proceso administrativo, que es la búsqueda de la máxima eficiencia. Así, trata de optimizar todos los recursos de los que dispone la institución para obtener resultados beneficiosos teniendo en cuenta factores externos e internos. 

Concepto y definición de la administración

Para comprender mejor qué es el proceso administrativo, también es importante determinar una definición de administración y comprender a la perfección el concepto de administración.

La administración, en el ámbito empresarial, es el conjunto de procesos, fases y técnicas necesarios para lograr el máximo beneficio posible para una organización. Es decir, reúne cualquier proceso enfocado a maximizar la rentabilidad de una empresa: desde la toma decisiones hasta la gestión de operaciones, pasando por otras fases como la gestión financiera o la gestión de recursos humanos.

El método administrativo y su importancia

Cuando hablamos de proceso o ciclo administrativo, también tenemos que hacerlo del método administrativo. Este es el conjunto de procesos que los profesionales de la administración deben seguir para que el ciclo se complete de manera adecuada; es decir, rentabilizando al máximo la actividad de la organización.

Este método, además de agrupar todos los procesos, técnicas y herramientas necesarios, constituye una estructura sistemática que permite abordar los desafíos administrativos de la organización. 

¡Es la hoja de ruta a seguir por el departamento administrativo de la empresa! Por ello, en el campo del ciclo administrativo es primordial tener en cuenta la importancia del método administrativo.

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Fases del proceso administrativo

Uno de los puntos básicos para entender este concepto es el de las fases del ciclo administrativo. Como te hemos adelantado, estas se dividen en cuatro:

1. PLANIFICAR: Planificación / Planeación. Es el paso previo a la gestión empresarial.
2. ORGANIZAR: Organización de los procesos de gestión empresarial.
3. DIRIGIR: Implementación / Dirección de todos los procesos.
4. SUPERVISAR: Llevar el control de todo lo anterior.

¡Espera! Aunque estas son las cuatro fases principales, debes saber que estas también se agrupan en dos fases generales: las fases mecánica y dinámica del proceso administrativo.

Las fases mecánica y dinámica del proceso administrativo

Como hemos explicado, las etapas del proceso administrativo son cuatro, pero podemos reagruparlas en dos grandes grupos.

Por un lado, la fase mecánica, compuesta por la planificación y la organización. Por otro lado, la fase dinámica, formada por la dirección y el control. 

La diferencia entre ambas es que la primera es más estática, mientras que la segunda es cambiante y hay que ir modificándola con el paso el tiempo.

¡Te explicamos las cuatro fases del proceso administrativo, una a una, a continuación!

1. Planificación del proceso administrativo

Como puedes suponer, dentro de cada etapa, existen también subdivisiones en las que se realiza esta. Por ello, en cada uno de estos apartados, comentaremos las etapas principales, junto con las fases dentro de estas. Así, en la primera etapa de planificación, la dirección ha de adelantarse al futuro y tratar de elegir bien las decisiones presentes. Entonces, es aquí donde se establecen los objetivos generales del proceso administrativo, así como los específicos. Y estos se determinan en forma de programas, políticas y procedimientos. 

De esta manera, encontramos las siguientes fases dentro de la etapa de planificación: 

• Análisis interno y externo de la entidad
• Determinación de objetivos 
• Prever distintos escenarios 
• Establecer líneas de acción 
• Definir un presupuesto

2. Etapas de la organización del procedimiento administrativo

En efecto, para pasar a esta etapa, se ha de haber culminado la anterior. Por tanto, si es así, lo que procede ahora es detallar la estructura de operaciones dentro de la institución, con sus respectivas funciones y responsabilidades. 

En este aspecto, se ha de tener en cuenta los recursos humanos que estarán implicados en la estructura. ¿Por qué? Pues sencillamente porque serán los encargados de llevar a cabo las actividades administrativas propuestas anteriormente con las que se pretende lograr los objetivos. 

Pero esto no solo depende de los recursos humanos, sino que también ha de establecerse el conjunto de herramientas necesarias para su desarrollo. 

3. Gestión y dirección del proceso administrativo

La siguiente fase es la de gestión y dirección del proceso administrativo. En este punto, es cuando hay que aplicar todo lo que se ha planteado en los apartados anteriores. Así, es responsabilidad del equipo de dirección que el proceso se lleve a cabo de forma eficaz. Por lo que será crucial cumplir con las etapas de dirección: desde el liderazgo y la comunicación hasta las técnicas de control y la toma de decisiones estratégicas. 

No obstante, el equipo de dirección también tendrá que tener habilidades como la motivación de los empleados o la gestión de las herramientas. 

4. Supervisión y control del procedimiento de administración 

Finalmente, algo primordial en todas las estrategias, procesos y planes es la supervisión de las acciones que se realizan. ¿Por qué? Pues porque, si no controlas cómo están funcionando las actividades que se están llevando a cabo, lo más probable es que no consigas resultados. 

Es decir, para obtener lo que pretendes has de conocer a la perfección qué funciona, qué no y sobre todo, cómo optimizar procesos. Por ello, es muy importante establecer un orden cronológico para las acciones en el que entra un control periódico de estas. 

Así, se han de utilizar indicadores de control, fórmulas que midan los indicadores e informes de interpretación de los resultados. Además, establecer períodos sirve para comparar los resultados con el fin de mejorarlos. 

Elementos de la administración

Otro punto esencial a considerar dentro del ciclo administrativo son los elementos del proceso administrativo empresarial. Estos, habitualmente, varían depenidendo de la actividad y el organigrama de la empresa; no obstante, podemos resumirlos en los siguientes puntos:

• Elementos mecánicos. Se refiere al modo en el que una empresa se oraniza para llevar a cabo sus operaciones administrativas habituales. ¡Es la estructura previa!
• Elementos dinámicos. Se refiere a todas aquellas acciones que se ejecutan para realizar y cumplir con los elementos mecánicos anteriores. ¡Es la acción!
• Elementos de producción. Se completa con todos los recursos y actividades necesarios para la producción empresarial. Hablamos de materias primas, canales de distribución, transporte, etc. ¡Es el contenido!
• Elementos informativos. Son los canales que la empresa utiliza para gestionar la empresa: desde los datos hasta los comportamientos de consumo.

En algunas ocasiones, a este listado se le unen los elementos humanos. Estos son aquellos que hacen referencia al capital humano de la organización y sin el que sería imposible cumplir con las fases del proceso administrativo.

Características del proceso administrativo

Para completar este artículo sobre el proceso administrativo, teníamos que hablarte acerca de aquello que lo caracteriza, ¿no crees? ¡Descubre ahora las características del proceso administrativo!

• Es un método universal. Una de sus principales características es que el proceso adminsitrativo es aplicable a cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño o actividad.
• La personalización es fundamental. Pese al punto anterior, lo más indicado es que, además de cumplir con las fases preestablecidas, lo adaptes a la realidad de tu organización. ¡Hay que personalizarlo!
• Debe ser flexible. Un proceso administrativo nunca es estático: debe poder ser modificado conforme surgen contratiempos.
• Tiene que estar orientado a resultados. Esto implica que todas las fases deben plantearse y desarrollarse pensando en la consecución de objetivos empresariales. 

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Algunas de las oposiciones más relacionadas con este ámbito son la de Gestión procesal y administrativa y la de Tramitación procesal y administrativa.

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A continuación, te detallamos algunos de los objetivos del Máster en procesos administrativos que te ayudarán a formarte y especializarte en este ámbito.

• Aplicar las técnicas de registro y archivo de la información, pública y/o privada, que faciliten el acceso, la seguridad y la confidencialidad de la documentación en soporte papel
• Ejecutar los procedimientos que garanticen la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información
• Utilizar las prestaciones básicas y asistentes de aplicaciones informáticas de bases de datos para la obtención y presentación de información, creando las consultas, informes y otros objetos personalizados en función de unas necesidades propuestas
• Registrar las operaciones económicas aplicando el método contable de partida doble, sus instrumentos y sus fases.
• Aplicar el método contable de partida doble al registro de las transacciones económicas de acuerdo con las normas contables en vigor.
• Cumplimentar los libros auxiliares de IVA y de bienes de inversión aplicando la normativa del impuesto.

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