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Las funciones de un auxiliar de archivo son esenciales para mantener la documentación ordenada, accesible y correctamente conservada tanto en la Administración Pública como en empresas privadas, bibliotecas, museos, universidades y otras instituciones. La gestión adecuada de los documentos permite saber dónde se encuentra cada expediente, cómo consultarlo y de qué manera debe conservarse.
Para trabajar en el ámbito de los archivos es importante diferenciar varios perfiles. El archivista suele tener una formación especializada en gestión documental, conservación, acceso y tratamiento de fondos; el auxiliar de archivo desempeña tareas de apoyo técnico y operativo; y el auxiliar de biblioteca trabaja en servicios vinculados con colecciones bibliográficas, atención a usuarios y organización de materiales de lectura o consulta.
En el ámbito universitario, la antigua Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación dio paso a estudios como el Grado en Información y Documentación, relacionado con archivos, bibliotecas, documentación, recuperación de información, bases de datos y gestión documental. También existen ciclos formativos y procesos selectivos específicos que permiten acceder a puestos de apoyo en archivos, bibliotecas y museos.
El auxiliar de archivo puede formar parte de equipos donde realiza apoyo al personal técnico, tramita documentos de archivo, registra información, ordena fondos y colabora en procesos de consulta, transferencia y conservación. Por ello, conocer las funciones de un auxiliar de archivo permite entender mejor su papel dentro de una institución documental.
Para responder a la pregunta qué es un archivista, puede decirse que es el profesional encargado de gestionar, conservar, organizar y facilitar el acceso a documentos producidos o recibidos por personas, empresas o instituciones. El concepto de archivista se relaciona con la custodia de documentos, pero también con su identificación, clasificación, descripción, preservación y consulta.
El archivista trabaja con documentos en distintos soportes: papel, fotografías, vídeos, audios, grabaciones, expedientes electrónicos y otros materiales que tienen valor administrativo, legal, histórico o informativo. Su labor no consiste solo en guardar documentación, sino en garantizar que esa información conserve su integridad, autenticidad, orden y disponibilidad.
Además de conservar documentos, el archivista debe facilitar el acceso a la información cuando esta pueda ponerse a disposición del público o de los usuarios autorizados. Por eso, la archivística es una disciplina que estudia los aspectos teóricos y prácticos de los archivos, su organización, funcionamiento, planificación y tratamiento técnico.
Una biblioteca es una de las instituciones culturales que ha mantenido su finalidad de forma más estable a lo largo del tiempo. Sin embargo, esta estabilidad no significa inmovilismo. En los últimos años, las bibliotecas se han adaptado a cambios culturales, sociales, económicos y tecnológicos que han transformado sus servicios, sus colecciones y sus formas de acceso.
Una biblioteca es una colección de obras y materiales seleccionados según determinados criterios, ordenados material o digitalmente y catalogados conforme a un sistema que permita su localización. Su finalidad es facilitar el acceso a los usuarios y garantizar la conservación de los fondos.
En este sentido, una biblioteca es una colección organizada de materiales destinada a un grupo de usuarios. Puede incluir libros, revistas, recursos audiovisuales, publicaciones electrónicas, repositorios digitales y otros documentos que requieren personal encargado de servicios, programas y necesidades de información.
Aunque el trabajo de una biblioteca y el de un archivo no son idénticos, ambos comparten procesos de organización, descripción, conservación, recuperación de información y atención al usuario. Por eso, algunos puestos se agrupan en cuerpos o escalas relacionadas con archivos, bibliotecas y museos.
Las funciones de un auxiliar de archivo se centran en tareas de apoyo al personal técnico. Este profesional colabora en la organización de fondos, la gestión de depósitos, las transferencias documentales, la recuperación de expedientes, la atención a usuarios y el mantenimiento de instrumentos básicos de control.
La labor de auxiliar no sustituye a la del archivista, pero resulta imprescindible para que el archivo funcione de manera ordenada. El auxiliar de archivo participa en procesos técnicos básicos y en operaciones diarias que permiten conservar, localizar y facilitar documentos de archivo cuando son requeridos.
Estas son algunas de las principales funciones de un auxiliar de archivo:
El auxiliar de archivos y bibliotecas debe tener habilidades para trabajar con equipos, materiales documentales, aplicaciones informáticas y bases de datos. También necesita capacidad de organización, atención al detalle y comunicación oral y escrita, ya que participa en la custodia, localización y entrega de materiales y documentos.
Las funciones de un archivista tienen un alcance técnico y profesional más amplio que la labor de auxiliar. Mientras el auxiliar presta apoyo en tareas operativas, el archivista suele intervenir en la planificación del sistema documental, la valoración de documentos, la conservación de fondos, la elaboración de criterios de acceso y la supervisión de procesos archivísticos.
La función principal del archivista se relaciona con la responsabilidad de proteger los documentos para que preserven sus cualidades, mantengan la calidad de la información y se conserven inalterables durante el tiempo necesario. El archivista debe recolectar, gestionar, describir, facilitar y garantizar el acceso a los documentos, además de ocuparse de su preservación a largo plazo.
Entre las funciones atribuibles a los archivistas se encuentran las siguientes:
Esta diferencia permite entender mejor por qué las funciones de un auxiliar de archivo se orientan al apoyo operativo, mientras que las funciones del archivista se relacionan con decisiones técnicas, criterios de conservación, valoración documental y planificación del archivo.
Los archivistas tienen un campo laboral amplio, ya que pueden trabajar en cualquier empresa o institución que necesite mantener sus registros organizados, accesibles y conservados. También pueden colaborar con auxiliares de archivo, auxiliares de biblioteca, documentalistas y otros perfiles técnicos.
Entre los espacios laborales más habituales se encuentran:
En la actualidad, gran parte del trabajo archivístico se apoya en bases de datos electrónicas y sistemas de gestión documental. La documentación física puede digitalizarse para facilitar su uso, conservación y consulta, aunque la digitalización no sustituye por sí sola los criterios de organización, procedencia, autenticidad y preservación propios de la archivística.
El perfil de un archivero o archivista combina conocimientos de organización documental, descripción, conservación, acceso a la información, legislación aplicable, ética profesional y uso de herramientas tecnológicas. Las cualidades de un archivista también incluyen rigor, discreción, capacidad analítica y respeto por la confidencialidad.
Para ser un buen profesional en esta área conviene desarrollar habilidades y conocimientos relacionados con la organización, la documentación y la ética del archivista. Entre las cualidades más relevantes se encuentran:
Al valorar el perfil profesional del archivista, es importante preservar las herramientas y técnicas que permiten usar y resguardar la información. Estas herramientas garantizan una administración adecuada de los documentos, tanto físicos como digitales, y permiten su disponibilidad a lo largo del tiempo.
El archivista resguarda la integridad, autenticidad y confidencialidad de la información. Por ello, debe cumplir una serie de principios profesionales que orientan su comportamiento dentro de la organización a la que pertenece. La ética se convierte así en una especie de código propio de sus funciones.
Este es el decálogo de un archivista:
Cuando se trata del orden de los documentos, su origen, destino y acceso, la labor de un archivista debe fortalecer la cooperación entre los interesados y estimular los valores éticos propios de la profesión. También debe respetar principios como la procedencia, el orden original, la autenticidad y la conservación de la información.
Los siguientes elementos forman parte fundamental del trabajo archivístico:
El sueldo de un auxiliar de archivo puede variar según el tipo de entidad, la administración convocante, el convenio aplicable, la jornada, la experiencia, los complementos y las funciones de un auxiliar de archivo que se desempeñen en cada puesto. No es lo mismo trabajar en una empresa privada, en una biblioteca, en un archivo universitario o en una administración pública.
En el sector público, el salario suele depender del grupo profesional, la escala, el destino y los complementos establecidos en cada convocatoria o relación de puestos de trabajo; aún así, el sueldo bruto no es menor de 1500 euros al mes. En el sector privado, la remuneración puede depender del convenio colectivo, del nivel de responsabilidad y de si el puesto incluye tareas de archivo, biblioteca, documentación, atención a usuarios o digitalización.
Por este motivo, cualquier cifra debe entenderse como una referencia orientativa y no como un salario fijo. Para conocer la remuneración exacta, conviene revisar la convocatoria, el convenio o la oferta concreta del puesto.
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Cristina Polo Calvo
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