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¿Buscas un empleo estable y de calidad? Una de las carreras con más demanda laboral en la actualidad es la del asistente administrativo. Este también recibe otros nombres como auxiliar administrativo o auxiliar contable. Si te has preguntado alguna vez auxiliar administrativo qué hace, este artículo resolverá tus dudas.
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Esta profesión se ha convertido en una de las más imprescindibles en todas las empresas y sectores. Por eso, si quieres adentrarte en el mundo de la Administración y Dirección de Empresas, primero debes conocer qué es un asistente administrativo y sus funciones. Además, deberás especializarte y formarte como asistente administrativo. ¿Estás listo? ¡Comenzamos! Esta es una excelente opción si te interesa la asistencia administrativa como campo profesional.
Un asistente administrativo es aquel profesional que se encarga de planificar, gestionar o coordinar todos los aspectos concernientes a las labores administrativas de una oficina, donde realiza tareas relacionadas con la atención al cliente, la redacción, la recepción de documentos, etc.
La definición de asistente administrativo a veces puede ser amplia, y esto se debe a que existen distintos tipos de asistentes o auxiliares de oficina, entre ellos tenemos: el asistente administrativo general, el asistente ejecutivo y el asistente contable. Es muy común que sean confundidos entre sí, pero cada uno cuenta con tareas y actividades específicas a la hora de cumplir con sus labores, pero esto lo veremos más adelante…
Por lo general, el asistente administrativo puede trabajar en cualquier sector, así como en entidades del sector público y privado. Este debe ser un profesional capacitado para llevar a cabo diferentes operaciones dentro de la oficina, incluso, pueden ser los encargados de gestionar de forma administrativa una oficina.
Aunque el auxiliar administrativo suele estar bajo el mandato del administrativo, la diferencia entre auxiliar administrativo y administrativo radica principalmente en el nivel de responsabilidad y toma de decisiones. Además, el asistente administrativo o contable debe contar con experiencia en el manejo de información confidencial, proyectos, seguimientos de datos, ventas, correos electrónicos, etc., con el fin de llevar un registro de todas las operaciones realizadas por la empresa y así asegurar la correcta gestión de la misma.
Cabe destacar que en la actualidad, con el aumento de nuevos emprendimientos, son cada vez más las empresas que necesitan auxiliares contables, ya que estos profesionales poseen grandes habilidades y competencias para trabajar bajo presión, son organizados y, en muchas ocasiones, pueden realizar tareas administrativas de todo tipo. En este sentido, es importante conocer el perfil cargo administrativo al que se aspira.
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Ya que conoces un poco de qué es un asistente administrativo y sus funciones, lo más recomendado es que profundices en las actividades que realiza este profesional, así puedes considerar si este puesto es ideal para ti. En otras palabras: es el momento de conocer qué debe hacer un asistente administrativo. Por un lado, debes saber que dentro del manual de funciones asistente administrativo se encuentran las siguientes tareas específicas.
Además, debe incorporar el uso de tecnologías para la gestión de datos, lo que involucra la actualización de los mismos en periodos determinados y la gestión de los mismos para tener bases de datos ordenadas. También puede encargarse de funciones específicas de la empresa como las necesidades comunicativas, por lo que puede encargarse de hacer llegar información a trabajadores, proveedores o clientes por medio de correos, mensajes o llamadas. Este tipo de funciones asistente administrativo y contable son esenciales en muchas organizaciones.
Por otro lado, su trabajo puede incluir la gestión de parte del inventario de una empresa, de distribuir los suministros entre los distintos departamentos y servir de intermediario entre las distintas áreas de la compañía y la directiva. Con el fin de cumplir dicha función tiene la potestad de convocar reuniones e indicar los temas que son necesarios tratar en las mismas, por lo que se puede entender un poco sobre qué es un asistente administrativo y sus funciones.
Si tras conocer sobre qué es un asistente administrativo y sus funciones consideras estudiar para dicha profesión, debes tener en cuenta cuál es la formación académica necesaria. Debido a que no existe una carrera en particular que te brinde los conocimientos claves para ejercer en este ámbito, algunas de las opciones por las que suelen optar los encargados de esta área son:
Sin embargo, dependiendo de la institución en la que te formes o el ambiente laboral al que quieras dedicarte, puede que sea necesario complementar dicha información con cursos relacionados para contar con un perfil profesional más completo. Para ello, hacer un curso de asistente administrativo es el camino ideal. En algunos casos, también se valora el perfil profesional de un técnico en asistencia administrativa.
Más adelante te proporcionaremos una alternativa ideal para que tengas oportunidad de contribuir a tu formación y de entender más a detalle qué es un asistente administrativo y sus funciones.
¿Cuáles son las aptitudes del auxiliar administrativo que todo candidato debe adquirir? Como es normal, cualquier persona que quiere acceder a una vacante en este puesto laboral debe estar preparada para cumplir con sus responsabilidades y tareas, como brindar apoyo a otros equipos, la atención telefónica o gestionar facturas. En efecto, hablamos de uno de los trabajos de auxiliar administrativo con mayor proyección.
¿Pero cuáles son estas habilidades de un asistente administrativo? ¡Te las mostramos en la siguiente tabla!
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Habilidad |
Descripción |
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Escuchar activamente las indicaciones dadas por los superiores |
El trabajo de un auxiliar es, básicamente, ayudar a su superior. Por ello, es imprescindible que dentro de las aptitudes de un auxiliar administrativo se encuentren aspectos como el ser atentos y detallistas. Estas son parte esencial de las tareas de auxiliar administrativo en cualquier empresa. |
| Comprensión de lectura | Las aptitudes de comprensión, análisis y otras habilidades verbales administrativas son fundamentales. Recuerda que un administrador siempre está leyendo documentos que debe entender y analizar para llegar a su cometido con él. |
| Gestión humana y del tiempo para realización de tareas | Este puesto suele tener muchas actividades por hacer, por ello se busca a una persona con habilidades de gestión del tiempo y que sepa priorizar sus tareas. |
| Comunicación efectiva con los compañeros de trabajo y clientes | Aunque no es el líder, un auxiliar debe tener la capacidad de darse a explicar tanto con su jefe como con sus compañeros de trabajo. Sin duda, esto evitará problemas. |
| Escribir con coherencia los informes y memos que se requieran | Antes de dar empleos a los prospectos, se llevan a cabo test psicotécnicos o pruebas psicotécnicas, que permiten conocer ciertas habilidades de la persona. Entre ellas, la correcta y coherente escritura para desempeñar el cargo de la forma adecuada. |
| Aptitud para escribir en inglés | La verdad no es un punto imprescindible, pero sin duda se valora a aquellos prospectos que sepan hablar y escribir un segundo idioma, como el inglés. |
| Pensamiento crítico | Aunque dentro de las aptitudes de un auxiliar administrativo no destaca el liderazgo, el pensamiento crítico se requiere para saber tomar decisiones correctamente. |
| Aptitud para resolución de conflictos | En caso de presentarse un problema y no estar el encargado, el asistente administrativo debe hacerse cargo de resolver para continuar las actividades normales de la empresa. |
| Habilidad para clasificar, ordenar y sistematizar un archivo | Una de las habilidades que debe tener este profesional es saber clasificar y archivar los documentos de la empresa. La clasificación dependerá del sistema que la empresa emplee. |
| Relaciones interpersonales | En algunos casos, el auxiliar administrativo o auxiliar contable tiene que trabajar con otras personas. Es por ello que saber crear relaciones interpersonales es una de las aptitudes de este profesional. En efecto, permite crear lazos de trabajo con sus compañeros. Este conjunto de habilidades define claramente el perfil profesional de un asistente administrativo competente. |
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