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El trabajo de oficina requiere plasmar, de forma ágil y útil, las ideas que se llevan a cabo a nivel laboral, así como la creación, manipulación, transmisión y almacenaje de información para trabajar. ¿Sabes qué beneficios te pueden traer las herramientas ofimáticas? ¡Vamos!
Las ventajas de las herramientas ofimáticas hacen posible que todas las tareas que han de llevarse a cabo en cualquier centro de trabajo sean altamente productivas. Además, es importante que dichas herramientas estén conectadas a una red local y/o a Internet, para facilitar la labor de cada profesional, tanto a nivel individual como en equipo.
En este post te informamos sobre las ventajas y desventajas de la ofimática, así como del beneficio de los programas ofimáticos sobre las empresas para que puedas comprender la gran utilidad que tienen las herramientas ofimáticas. A su vez, indagaremos en qué son las aplicaciones ofimáticas y cuáles son las habilidades ofimáticas y niveles con los que debes contar en el ámbito profesional.
¡Sigue leyendo y conoce el concepto de ofimática y sus aplicaciones!
La ofimática es el conjunto de programas, aplicaciones, herramientas, métodos y materiales que son aplicados al trabajo de oficina, a través de la informática.
Para entender qué es la ofimática también es esencial descubrir la diferencia entre informática y ofimática. La diferencia más evidente es que la ofimática difiere de la informática tradicional en que trata cada caso con un tratamiento distintivo. Es decir, se pueden estandarizar las formas y el proceder, pero no el contenido del mismo.
Así, la informática englobaría el conjunto de conocimientos que se ocupan de la automatización de la información a través del ordenador. Por su parte, la ofimática se define como el conjunto de herramientas que se utilizan para optimizar y automatizar los procesos relacionados en una oficina.
Entre las ventajas de la ofimática cabe destacar que, esta aplicación de la informática a las labores y técnicas de oficina, tiene fines de perfeccionamiento, optimización y mejora del trabajo, así como de todas las operaciones relacionadas.
La ofimática destaca por hacer posible que cualquier labor que previamente pueda realizarse de manera manual, pueda llevarse a cabo a través de la informática.
De este modo, los beneficios de la ofimática permiten acciones como la automatización de dictados, el archivo de documentos en un ordenador o en la nube, el microfilmado, la gestión de archivos y la realización de cálculos complicados automáticamente, entre otras muchas tareas optimizadas.
Las principales ventajas de las herramientas ofimáticas, (ventajas de paquetería ofimática), son las siguientes:
Aunque las ventajas de las herramientas ofimáticas son numerosas, también encontramos dos desventajas de la ofimática. Estas son, por excelencia, por un lado, la conectividad obligatoria a Internet para poder trabajar, y por otro, el poco peso con el que cuentan los documentos creados.
No obstante, estas desventajas trasladadas a la actualidad, ya no tienen apenas sentido, pues ambas suponen hoy en día beneficios para la comodidad y rapidez de desempeño, en cuanto a las tareas de oficina.
Ahora que ya conoces las ventajas y desventajas de la ofimática, ¿nos acompañas a descubrir la importancia de la ofimática?
La importancia de la ofimática es grande en muchos sectores profesionales. En concreto, se trata del conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en labores de oficina con el fin de perfeccionar, optimizar y mejorar el trabajo y operaciones relacionadas. Por lo tanto, la ofimática es importante porque mejora los procesos de trabajo.
Además, conocer el nivel de ofimática de uno mismo es crucial a la hora de evaluar nuestras habilidades. De hecho, podemos decir que existen distintos niveles de ofimática. La mayoría de personas que utilizan un ordenador con frecuencia tienen un nivel básico de ofimática, pero no mucha gente puede afirmar con contundencia que tiene un nivel avanzado de estas herramientas. ¡Mira sus diferencias!
Así pues, podemos definir tres niveles de ofimática:
Ahora ya conoces la importancia de la ofimática e incluso los distintos niveles que ponen de manifiesto la importancia del uso de herramientas ofimáticas en distintos escensarios laborales y personales. ¿Nos acompañas ahora a descubrir herramientas ofimáticas, para qué sirven y sus ventajas?
Antes de conocer cuáles son las herramientas ofimáticas más comunes, debes recordar que se trata de una serie de servicios electrónicos y programas que tienen el objetivo de automatizar y optimizar tareas informáticas y de oficina, tal y como te hemos explicado.
En otras palabras, las aplicaciones ofimáticas o herramientas ofimáticas sirven para agilizar las tareas y los procesos de los usuarios a la hora de elegir cualquier aplicación ofimática. Algunos ejemplos de las herramientas ofimáticas los puedes encontrar en los siguientes:
En cuanto a estas y otras herramientas ofimáticas, para saber para qué sirven, (una vez que ya sabes qué son las herramientas ofimáticas), debes tener en cuentas que entre sus principales funcionalidades destacan: los sistemas para compartir el trabajo en grupo, la gestión de la información personal (PIM), el dibujo vectorial y las presentaciones digitales.
Así mismo, las herramientas ofimáticas facilitan la organización personal del trabajo, el procesamiento de textos, la gestión de bases de datos, los diseños gráficos de oficina, tareas de contabilidad y de cálculo, en general, y el tratamiento, archivo y almacenamiento de documentos y textos, entre otras muchas acciones útiles para desarrollar diferentes labores a nivel empresarial y/o laboral.
Una hoja de cálculo es una aplicación o programa informático a través del cual es posible manipular datos numéricos mediante tablas, para operar sobre cálculos complejos. Normalmente, las hojas de cálculo optimizan y alivian el trabajo de los departamentos de Contabilidad, además de permitir el trabajo de áreas relacionadas con negocios y finanzas.
El dominio de las hojas de cálculo es, dentro de las habilidades ofimáticas, una de las más útiles en cuanto a optimizar la operatividad del trabajo, y automatizar mediante las diferentes fórmulas algunas tareas dentro de las oficinas. También permite organizar cantidades de datos masivos y crear tablas y tablas dinámicas. Aunque el programa utilizado más habitualmente es Excel, pero existen otras como Google Sheets.
¿Conoces qué es y para qué sirve Excel? ¡La herramienta de hojas de cálculo más popular!
PowerPoint es un programa creado para realizar presentaciones digitales, recurriendo a un texto esquematizado e imágenes explicativas.
Visualmente, este programa permite el diseño de diapositivas, con plantillas de imágenes prediseñadas, o bien con imágenes importadas desde un ordenador, además de la aplicación de animaciones en las imágenes y/o en el texto, al que se le pueden asignar distintas fuentes.
>> Todos los detalles sobre qué es y para qué sirve PowerPoint
La herramienta informática de procesador de texto es una aplicación informática que permite crear, editar, modificar y procesar un documento de texto con formato.
Precisamente, los procesadores de texto se diferencian de los editores de texto en que los documentos con los que trabajan tienen formato, mientras que los editores trabajan solamente un texto simple. El ejemplo más utilizado de procesador de texto es Word.
A través de Word y otros procesadores, se podrán escribir todo tipo de documentos, elegir la tipografía que se desee o alinear los textos entre una infinidad de funcionalidades. Se podrán insertar tablas, imágenes, gráficos o subrayar con diferentes colores para destacar las ideas principales de cada texto.
Un correo electrónico es otra herramienta ofimática básica. Con él, bien sea Outlook, Gmail u otro, podrás enviar correos, redactarlos y recibir correos de otras direcciones. Estos, además de texto, pueden contener imágenes, enlaces salientes y otros documentos adjuntos.
Más allá de servir de receptor de mails, el correo electrónico permite otras funcionalidades que van más allá de redactar y enviar un mensaje. Así, se podrá sacar el máximo rendimiento a esta herramienta en cuanto a adjuntar archivos en los mensajes u organizar el correo de forma eficiente.
A pesar de que se está viendo desplazado por otras herramientas de comunicación más inmediatas, el correo electrónico se sigue usando con mucha frecuencia en entornos más oficiales y laborales.
Una base de datos en Access es una herramienta que sirve para almacenar información y comprimirla, especialmente si se trata de grandes volúmenes de datos.
En ofimática, es muy útil saber utilizar una base de datos, ya que permite gestionar grandes cantidades de información, buscar y extraer cualquier dato que se encuentre en ella. Así pues, la gran mayoría de las empresas digitalizadas tienen bases de datos de clientes, inventarios, productos, etc.
Aplicar filtros, gestionar o crear bases de datos son fundamentales entre las habilidades ofimáticas. La automatización y agilización de procesos mediante esta herramienta facilita el trabajo cotidiano de búsqueda, mejorando la eficiencia de los trabajadores y por lo tanto, de la organización.
>> ¿Qué es y para qué sirve Access?
La suite ofimática o el paquete ofimático es el conjunto de programas informáticos que son de uso frecuente en las oficinas con el fin de editar textos, realizar presentaciones, realizar cálculos. En otras palabras, un paquete ofimático es el conjunto de las herramientas ofimáticas: procesadores de texto, hojas de cálculo, correo electrónico, etc.
Pero... ¿Sabes que existen distintos tipos de paquetes ofimáticos según necesidades? Estos son los tipos de suite de oficina o paquetes ofimáticos más comunes:
Microsoft Office: Es un paquete de oficina que ofrece aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS X.
Google Docs: Desarrollada por Google, esta suite ofimática te permite hacer documentos, hojas de cálculo y presentaciones desde la nube, por lo que es accesible desde cualquier lugar y cualquier computadora con conexión a Internet. Además, al estar en internet, puedes darle acceso a otras personas para que editen los documentos.
Apache OpenOffice: Esta suite ofimática es de código abierto y distribución gratuita, incluye varias herramientas, soporta numerosos formatos de archivos e idiomas y está disponible para varias plataformas, incluyendo Microsoft Windows, GNU/Linux, BSD, Solaris y Mac OS X.
LibreOffice: Es una suite ofimática libre, cuenta con varias herramientas y es compatible con las principales suites ofimáticas incluyendo Microsoft Office.
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Cristina Polo Calvo
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