Cursos de sistemas y gestión documental

La gestión documental y sus sistemas

La importancia de los sistemas de gestión documental está en continuo aumento. Por ello, es importante prestarle atención a una serie de factores esenciales en este entorno y de técnicas que te ayudarán a ser un profesional altamente cualificado y a realizar un trabajo eficiente. Consíguelo con los Cursos de Sistemas y Gestión documental. ¡A por ello!

Dentro de este área de formación de la Gestión documental contamos con un gran abanico de posibilidades y de salidas laborales. De hecho, los programas didácticos de este ámbito son variados: existen cursos que te facilitan una visión más general del sector de la Documentación y que sirven para introducirte en este campo, y otros cursos más especializados para perfeccionar un tema en concreto. ¿Cuál es tu formación favorita?

Además, ya puedes dejar de preocuparte por la falta de tiempo. Y es que, nuestra formación sigue una modalidad a distancia y 100% online, lo cual significa que nos adaptamos a ti y a tu ritmo de vida teniendo en cuenta tu situación personal y profesional. Así que, puedes especializar tu profesión sin miedo. ¿Estás preparado? ¡Descubre los Cursos de Sistemas y Gestión documental!

Gestión Documental: ¿en qué consiste?

La Gestión documental o la gestión de documentos es el conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo recibidos y creados en una organización. Gracias a estas funciones, se facilita la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse y eliminar los que ya no sirven.

De esta manera, nos aseguramos la conservación correcta a largo plazo de los documentos más valiosos. Para ello, se aplican principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística.

En definitiva, la Gestión documental es el conjunto de procesos que se encargan de administrar documentos. Se encarga de creación, recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos. 

¿Preparado para dedicarte a ello? ¡Conoce los Cursos de Sistemas y Gestión documental y toda la formación relacionada con el sector de la Ciencia de la Documentación!

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Importancia de la digitalización en la gestión documental

La digitalización está muy relacionada con el término gestión documental. Y es que, cuanto mayor es el grado de digitalización de los procesos, mayor es el grado de control que podemos conseguir.

Esto se traduce en la aparición de las bases de datos y su utilización en este campo. Para ello, lo primero que hay que hacer es definir los documentos que son importantes y forman parte del proceso, cómo incluirlos y la información necesaria para almacenar los documentos en su base de datos. Una vez se ha definido todo esto, se establece un ciclo de vida, y la forma de actuación con otros procesos.

Tener toda la información digitalizada y estructurada en la base de datos es fundamental. Será fácil tener acceso a los documentos y establecer las reglas para el manejo y uso de los mismos. 

Cursos de Sistemas y Gestión documental

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Como verás en los Cursos de Sistemas y Gestión documental, los sistemas de gestión documental son programas para almacenar, administrar y controlar los documentos dentro de una empresa u organización. Es decir, es una forma de organización de documentos haciendo uso de la digitalización.

Estos, también conocidos con las siglas SGD o DMS, en inglés Document Management System. Se trata de softwares que ha aparecido como solución a muchos problemas que ocasionan los documentos a múltiples entidades.

Gracias a los sistemas de gestión documental, se puede acceder de forma inmediata e instantánea a los archivos. 

Los mejores sistemas de Gestión Documental

Un sistema de gestión documental debe cumplir los requisitos mencionados con anterioridad. Cuando una empresa se decide por un sofware de gestión documental es debido a la necesidad de gestionar documentos de manera ágil y eficiente. 

Depende de lo que necesite la empresa, será mejor un software u otro, lo cual aprenderás en los DMS son las siglas de Document Management System. Cada uno de ellos tiene sus particularidades diferentes... ¡Veamos!

¿Quién utiliza un sistema de gestión documental?

La gestión documental es necesaria, y por ende, utilizada, en cualquier sector empresarial. Es un software utilizado en múltiples campos, debido a que disminuye riesgos y problemas relacionados con los documentos de una empresa. Por tanto, es posible encontrar a interesados en los Cursos de Sistemas y Gestión documental de diferentes sectores empresariales.

Un sistema de gestión documental nunca va a perjudicar a una empresa, por lo tanto, sea del tamaño que sea, o del sector que sea, una empresa puede beneficiarse de la gestión documental. También hay empresas, en las que es prácticamente imposible que existan sin un software de gestión documental, como por ejemplo el área sanitaria, o la seguridad social. 

Normalmente, las empresas grandes que gestionan muchos documentos, tienen un sistema de gestión documental. Dicho sistema mejora la atención al cliente y facilita el poder dar la información requerida en el momento oportuno. 

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Ventajas de un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental tiene múltiples ventajas, como verás en los Cursos de Sistemas y Gestión documental. Analizamos las principales ventajas:

• Acceso instantáneo a todos los documentos. El acceso será permitido o denegado según la empresa y el cargo. La documentación estará en la nube, por lo que el acceso será instantáneo.

• Solución del espacio físico en almacenes. Toda la documentación, firmas, contratos, etc, estará en la nube, al igual que las firmas de todo se harán de manera online, por lo que no será necesario tener la documentación en físico.

• Minimiza el duplicado de archivos. Al estar todo digitalizado, los duplicados se borrarán automáticamente si no se especifica lo contrario.

• Mejora de la productividad. Ahorro de tiempo y esfuerzo en buscar documentación. Todo está automatizado.

• Seguridad de la información y del sistema. Tanto en relación a quien tiene acceso a la información, como en relación a la propia documentación. Todos los documentos tienen su copia de seguridad, de esta manera será imposible perder un documento. 

• Control de todas las acciones realizadas. Control también sobre quién puede acceder a los documentos.

• Compartir documentos. Compartir documentos a través de sistema es mucho más rápido y sencillo que hacerlo de manera normal. No hace falta enviar el documento, sino ponerlo en una carpeta en la que otra persona tenga acceso.

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Formación online: ventajas de Euroinnova

Por si fueran pocos los atractivos de esta formación, aún queda hablar de la modalidad online de estos cursos.

Estudiar online es una tendencia que ha ido cogiendo fuerza en los últimos años. La oferta formativa de estudios online es cada día mayor, ya que se pueden realizar cursos online de prácticamente todas las temáticas y en formatos muy diversos. Euroinnova no se iba a quedar atrás. ¿Por qué estudiar los Cursos de Sistemas y Gestión documental online? ¡Veamos!

Existen diferentes motivos para estudiar de forma online:

• Facilita la formación a personas que por razones de actividad laboral, lugar de residencia, edad o cualquier motivo personal no pueden acceder a estudios presenciales.
• Flexibilidad horaria y geográfica: podrás realizar tus estudios cuándo y dónde quieras. Podrás compaginar los estudios con otras actividades u obligaciones laborales, sociales o familiares.
• Podrás realizar los estudios que quieras gracias a la amplia oferta formativa online.
• Puedes estudiar en centros de gran prestigio sin necesidad de desplazarte a la sede del centro formativo.
• Consiste en un aprendizaje activo ya que requiere mucho esfuerzo por parte del alumno. El alumno se responsabiliza de su propia formación.
• Acceso 24 horas: podrás acceder al contenido de tus estudios a la hora que necesites.
• Podrás aprender a tu ritmo.
• Lo contenidos se actualizan continuamente: los contenidos formativos, subidos a la plataforma virtual o a la nube, pueden ser modificados en el momento.
• Reducción de costes: la formación online es más barata al no tener que desplazarte ni comprar materiales.

¿Estás pensando en realizar una especialidad? Ahora que conoces los Cursos de Sistemas y Gestión documental... No esperes más, especialízate ahora en tu profesión ideal y consigue mayores y mejores ofertas de trabajo.

¡Te esperamos!