Sistemas en una empresa

La mayoría de las empresas hoy en día -al menos las más exitosas y que lideran el mundo de los negocios- se están insertando a todo vapor y cambiando el concepto de lo que es un sistema en una empresa con programas de cambio y de innovación para acompañar lo que sucede en el ambiente y a su alrededor. 

Buena parte de lo que es un sistema en una empresa es de índole informática, así como medio de gestión empresarial, permiten que se realice un direccionamiento escalonado del sistema total y coordinado entre sí una serie de redes menores de decisión.

Si quieres conocer todos los detalles sobre qué es un sistema en administración de empresas, cuáles son los tipos de sistemas en administración empresarial o la importancia de los sistemas en una empresa, esto es para ti. ¿Vamos?

¿Qué es un sistema en una empresa?

Desde el punto de vista de qué es un sistema en administración de empresas, diremos que la empresa es una organización de partes interrelacionadas operando de modos diferentes a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales, que adopta una estructura determinada. Forma a su vez un entorno condicionante de los subsistemas y elementos que se integran en él.

Pero, ¿y qué es un sistema en una empresa? Un sistema en administración empresarial se trata de un conjunto de procesos que deben efectuar los integrantes de una organización para alcanzar las metas planificadas por la alta dirección. Así, está compuesto de múltiples partes dinámicas interconectadas de manera compleja creando coordinación y acción común precisas para actuar con oportunidad, y que debe ser orientado hacia la realización de objetivos.

Los sistemas en administración de empresas permiten aprovechar, convenientemente, los datos que aportan el entorno y los productos informativos procedentes de sus mismos componentes. Así, vemos que en estos sistemas se debe incluir a cada unidad administrativa que conforma la empresa e identificar cuál es la función de cada trabajador y cuáles son sus tareas a desempeñar, con la finalidad de lograr un porcentaje de ventas y de producción que se oriente a incrementar los beneficios para la organización. ¡El enfoque sistemático es clave para el buen funcionamiento organizacional!

¿Cuál es la función de los sistemas empresariales?

Para comprender qué es un sistema en una empresa, es esencial atender a cuáles son sus funciones o razones. A continuación, respondemos a cuál es la función de los sistemas empresariales, que, en concreto, son dos:

• Razón estructural: Debe poseer una filosofía adecuada y una capacidad orgánica acordes con ese fin. No basta con poseer elementos aislados, hay que tenerlos interrelacionados y comprometidos de tal manera en los fines comunes.
• Razón instrumental: el sistema es un instrumento muy importante para el desarrollo exitoso empresarial utilizando como un todo y en conjunto, permitiendo la entrada alimentación, el proceso y realimentación de información en el transcurso de sus operaciones.

Características de los sistemas de una empresa

Un sistema administrativo empresarial está creado y diseñado para optimizar los procesos empresariales. En concreto, para optimizar los tiempos y recursos de la gestión y operación de una empresa. Pero, para ello, es esencial que compartan las características de los sistemas de una empresa más importantes. Estas son:

• Escalabilidad: los sistemas de una empresa deben adaptarse al crecimiento del negocio. Así, podrán incorporar nuevas funcionalidades y usuarios.
• Adaptabilidad: los sistemas de una empresa siempre deben responder a los cambios que se produzcan en su entorno. Por ejemplo, en el mercado, en los comportamientos de clientes, etc.
• Automatización de procesos: los sistemas empresariales ayudan a reducir tareas manuales, que implican más tiempo y costos. 
• Información segura: proteger los datos es esencial para que un sistema empresarial sea efectivo. 
• Integración con otros sistemas: los sistemas empresariales deben estar conectados a cualquier área de la organización, así como a sus herramientas. Así, se logran sistemas de colaboración empresarial. 
• Interdependencia: en línea con lo anterior, la integración con otros sistemas implica cierta interdependencia entre todas las áreas de la empresa.
• Globalidad: una decisión en un área concreta afectará al resto del sistema y sus áreas. 

¿Qué elementos componen un sistema empresarial?

Un sistema empresarial se compone de tres elementos esenciales: la organización, las personas y la tecnología. Desde una perspectiva empresarial, su función principal es optimizar las actividades organizativas para alcanzar ventajas competitivas.

• Organización: La organización se refleja en la estructura del sistema de información, acoplándose a las líneas de comunicación y divisiones de trabajo dentro de la empresa. Automatiza procedimientos establecidos por la estructura organizacional, influyendo en la cultura y formas de trabajo. La implementación de un sistema no debería alterar drásticamente la organización, sino simplemente transicionar de métodos manuales a computarizados.
• Personas: Las personas son un componente fundamental, ya que la organización depende de sus habilidades y conocimientos. El éxito del sistema radica en que el personal sepa utilizar eficientemente el equipo de cómputo y el sistema de información. Aunque la tecnología puede ser avanzada, su efectividad depende de la intervención humana para evitar ingresar datos incorrectos.
• Tecnología: La tecnología podría definirse un conjunto de conocimientos y técnicas, que comprende recursos como hardware, software, redes y telecomunicaciones. En este contexto, la tecnología forma la infraestructura que respalda el sistema de información, permitiéndole interactuar adecuadamente con la organización y el recurso humano.

Sistemas que conforman una empresa

Las empresas como sistemas abiertos que deben estar en constante relación entre sí y con el medio ambiente que les rodea, tienen en su estructura subsistemas que le permiten funcionar con mayor acierto: 

• Sistema de recursos humanos.
• Sistemas de recursos financieros.
• Sistema tecnológico.
• Sistemas logístico.

Este grupo de subsistemas se conoce como sistema de los recursos: la evolución y transformación de los recursos conduce a la producción final del bien o servicio en forma óptima, el cual caracteriza a la actividad de la empresa. Los sistemas de recursos, el conocido sistema ERP, es decir, el sistema de planificación de recursos empresariales, un software que facilita la gestión empresarial. 

• Los sistemas operativos: su función depende del sistema de management o administrativo de la empresa. Este sistema intersecciona a los sistemas de recursos (recursos humanos y recursos financieros) para cumplir los objetivos propuestos.

• Sistemas de decisiones: es el sistema que se encarga de revisar todas las decisiones tomadas en la empresa (en todos los niveles) para dirigir las operaciones de la empresa. 

Dichas decisiones, a su vez, se instrumentan en las funciones básicas que componen el sistema administrativo de la empresa. Y forman, a su vez, otro grupo de sistemas que controla la red de decisiones empresariales: 

• Sistema de planificación.
• Sistema de información.
• Sistema de control.

Entre lo que es un sistema en la empresa y su entorno se transmite información constante, de la misma forma que entre los subsistemas de la empresa entre sí. Las empresas son también consideradas un sistema social por la forma en que se relacionan entre sí y por su relación directa con el medio ambiente que le rodea. 

Tipos de sistemas en la empresa

Para comprender mejor qué es un sistema en administración de empresas, tenemos que conocer las distintas formas de llevarlo a cabo:

Sistemas operativos

¿Qué es un sistema operativo en administración? Se refiere a los softwares encargados de gestionar la memoria del ordenador, sus procesos y todo lo que se procesa en su interior. Los sistemas operativos más usados y conocidos a nivel mundial son Windows, Linux y el Mac.

Sistema abierto

¿Qué es un sistema abierto en administración? Lo vemos cuando se produce el intercambio de elementos e información con el entorno, la cual puede modificar resultados, comportamientos y actividades. Por ejemplo, una empresa de servicios telefónicos en la que se atiende a clientes para satisfacer sus necesidades.

Sistema cerrado

¿Qué es un sistema cerrado en administración? En estos no existe intercambio de información ni elementos con el contexto que les rodea, considerándose entonces como cerrados ante cualquier tipo de influencia. Un ejemplo sencillo de esto, son las propias máquinas y obviamente, estos no responden a lo que es un sistema en administración de empresas.

Sistema lineal

¿Qué es un sistema lineal en administración? Es un modelo matemático fundamentado en el uso de un operador lineal.  Tiene amplia aplicación en el procesamiento de señales, la teoría del control automático y las telecomunicaciones, fundamentados en los estudios de Vásquez Galindo Medardo.

Sistemas empresariales

¿Qué es un sistema empresarial en administración? Están centralizados en la organización de todo lo que les compete y garantizan que la información fluya entre todos los departamentos con diversos niveles de gestión para ser el soporte de la operación y administración de una empresa.

¿En qué consiste el modelo de empresa como sistema abierto?

La empresa como sistema abierto es dinámica por naturaleza. Pese a tener una estructura sólida y definida, esto no implica que en cualquier momento implemente cambios que le ayuden a ser más productiva e influyente en su sector. El cambio es uno de sus principios organizacionales.

• Límites flexibles: Toda organización define lo que está dentro y fuera de sus límites. Sin embargo, en el sistema abierto esta distinción no resulta definitiva. La flexibilidad de la frontera organizacional permite los cambios y la interacción.
• Múltiples vías de acción: Los sistemas cerrados se caracterizaban porque concebían una vía para la consecución de sus objetivos. En el sistema abierto existen muchas opciones para llegar al mismo fin, así como herramientas de gestión que hacen más sencilla y eficaz la labor de un director de empresas.
• Interacción con el entorno: La característica principal de un sistema abierto es la interacción de la empresa con los elementos de su entorno: competidores, distribuidores, proveedores, clientes, etc. 

Modelo de empresa como sistema cerrado

 Los sistemas cerrados están cerrados al entorno exterior, y toda la interacción y el conocimiento se transmite dentro del sistema cerrado solamente. 

• Máquina de la burocracia: La gestión empresarial basada en un sistema cerrado se conoce como una máquina de la burocracia. Más frecuente entre las organizaciones, las máquinas de burocracia tienden a mantener la eficiencia y el control como sus metas más altas. 
• Línea de producción: Una línea de producción es un ejemplo de un sistema cerrado dentro de una organización. El trabajo diario que se lleva a cabo en las líneas de producción o el montaje se pueden aislar de factores externos.
• Departamentos específicos: Algunos departamentos dentro de una organización se pueden configurar como sistemas cerrados. Por ejemplo, un departamento de investigación y desarrollo, dentro de una organización de informática puede ser configurado como un sistema cerrado, sin interacción fuera de la división. 
• Mensajería corporativa: Un sistema de mensajería de la empresa puede ser un ejemplo de un sistema cerrado en función de cómo se configure dentro de una organización. Aunque los sistemas de correo electrónico son sistemas abiertos, los sistemas de mensajería instantánea corporativos son sistemas cerrados en los que estableces con quiénes deseas comunicarte. 

Ejemplos de sistemas en una empresa

Si todavía te sigues preguntando qué son los sistemas en una empresa, es probable que necesites conocer algunos ejemplos que ilustren su definición. Así, algunos de los ejemplos de sistemas en una empresa más importantes son:

• Sistemas de producción
• Sistemas de marketing y ventas
• Sistemas financieros y contables
• Sistemas logísticos
• Sistemas de gestión de calidad
• Sistemas de atención al cliente
• Sistemas de recursos humanos

No todos los sistemas están presentes en todas las organizaciones, pues dependerá del tamaño de estas, de su sector, etc. 

Asimismo, los ejemplos de sistemas de información son uno de los tipos de sistemas en una empresa. Entre ellos, encontramos:

• Sistemas de control de procesos (BPM): Monitorean, controlan y automatizan procesos industriales para mejorar la colaboración y eficiencia.

• Sistema de información de marketing (SIM): Recopila datos sobre productos o promociones, facilitando la generación eficiente de estrategias de marketing.

• Sistema de administración de la cadena de suministro (SCM): Permiten la gestión eficiente de bienes, datos y finanzas relacionados con un producto o servicio a lo largo de toda la cadena de suministro.

• Sistemas de soporte de decisiones (DSS): Contribuyen a las resoluciones de la empresa combinando y estudiando datos relevantes.

• Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones (EDSS): Utilizan inteligencia artificial para proporcionar información específica y escenarios distintos para la toma de decisiones.

• Sistema de información estratégico (SIE): Buscan ventajas competitivas recopilando información relevante sobre la evolución del negocio y su entorno.

• Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP): Centralizan información de todas las áreas administrativas y operativas, brindando un panorama general y facilitando la colaboración entre equipos.

• Sistemas de apoyo a ejecutivos (EIS): Proporcionan información relevante para la toma de decisiones de ejecutivos, accediendo rápidamente a datos internos y externos.

• Sistemas para la toma de decisiones en grupo (GDSS): Comparten información para que los equipos trabajen de manera integrada y colaborativa en la solución de problemas.

• Sistemas de información gerencial (SIG): Orientados a proporcionar información relevante para los gerentes, ayudándoles a guiar a sus equipos hacia el logro de objetivos.

• Gestión de las relaciones con clientes (CRM): Automatiza actividades relacionadas con el contacto con el público, especialmente útil para marketing y ventas.

• Sistemas de ventas: Enfocados en facilitar y mejorar las operaciones de ventas, permitiendo el monitoreo del desempeño de los equipos.

• Sistemas de información administrativa (MIS): Ofrecen una visión general del negocio, controlando, administrando e interpretando información sobre las operaciones.

• Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): Almacenan y procesan información diaria o rutinaria de los movimientos comerciales.

• Sistema de información contable (SIC): Software específico para actividades contables, automatizando procesos y proporcionando información útil para la toma de decisiones.

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