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En cada empresa, compañía, negocio o comercio necesita de personal que ayude a gestionar y promueva el buen funcionamiento del trabajo en la oficina, para esto se contrata una secretaria administrativa o asistente que tenga las destrezas básicas para el cumplimiento de sus funciones. Estos profesionales se encargan de realizar las labores administrativas, como, por ejemplo, sacar copias, atender llamadas de clientes, redactar, archivar y revisar documentos, coordinar reuniones de trabajo, entre otras actividades.
Si te llama la atención el trabajo de secretaria administrativo en este artículo te daremos una breve descripción de las habilidades de una secretaria y el perfil profesional, para que puedas saber lo que se requiere en un puesto administrativo.
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Las actividades que realiza una secretaria son muy importantes, las cualidades del perfil de una secretaria o llamada también auxiliar administrativo son:
Las personas que ocupan estos cargos de gran importancia o con cierto poder necesitan de un ayudante o secretaria que los ayude a manejar sus asuntos y en ellas están las actividades que realiza una secretaria. Por esto, lo más habitual es que jefes, directivos, políticos, burócratas, etc. cuenten con secretarias.
Las actividades que realiza una secretaria puede variar conforme con la actividad a la que se dedica su líder. Además de haber completado una buena formación para el puesto de secretaria o de auxiliar administrativo.
Entre las actividades que realiza una secretaria es de mayor relevancia tener un óptimo grado de inglés, en especial si el puesto necesita el trato, así sea por teléfono o por escrito, con consumidores o proveedores extranjeros.
Las actividades que realiza una secretaria es ofrecer soporte y participación a su Jefe para que pueda consumar a cabalidad con su puesto en la organización, sin retrasos ni distracciones.
Aun cuando la naturaleza de la compañía incide en el tipo de tareas que hace falta de una secretaria, se podría mencionar que sus funcionalidades primordiales son:
Es responsabilidad de la secretaría conservar al día la agenda del individuo para la cual labora. Teniendo en cuenta que debe ser muy eficiente en no dejar pasar algún evento importante.
Debería contestar las llamadas y registrar la razón de las mismas, así como todos esos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del tema.
Además de ser el individuo que obtiene y gestiona la correspondencia de su líder, una secretaria redacta, lee, responde correos y archiva la más grande parte de las cartas, notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador.
La secretaría debería organizar y conservar en la empresa los conjuntos y el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores, entre otros.
Comúnmente un ejecutivo debería exponer sus informes a modo de presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta labor frecuenta solicitar ayuda a su secretaria a cargo.
La secretaria o asistente administrativa es un profesional que se encarga de asegurar el buen manejo de las actividades de una oficina realizando labores administrativas y generales de la oficina o departamento de recursos humanos, además de redactar los reportes correspondientes durante sus rutinas diarias de trabajo.
Para aplicar al puesto secretaria administrativa en una empresa de renombre el o la postulante debe contar con experiencia profesional de al menos 1 año en su currículo vitae, tener las competencias y laborales requeridas. Aunado a esto, el aspirante debe cumplir con las habilidades requeridas en el perfil de secretaria administrativa.
Asimismo, es importante destacar que hoy en día el término “secretaria administrativa” ha sido reemplazado por “asistente administrativo”, ya que es un poco anticuado. Además, cabe destacar que existe una diferencia entre una Asistente o secretaria Administrativa y una Asistente Ejecutiva, entre ellas podemos notar:
Para quienes quieren saber qué es una secretaria ejecutiva resulta bueno, también, conocer sobre las diferencias que se manejan de este cargo con respecto a las funciones de una asistente administrativa.
En un principio, la principal diferencia radicaba en que en el primer caso, además de cumplir funciones de secretariado, se consideran la mano derecha de los ejecutivos y tienen la posibilidad de brindar asesorías.
Sin embargo, hoy en día, en la mayoría de los casos, ambos términos se refieren al mismo cargo, pero en algunas instituciones aún se conservan los conceptos y diferencias tradicionales entre un asistente administrativo y una secretaria ejecutiva.
El cargo de administrativo tiene como función principal llevar a cabo las tareas administrativas de una oficina, el aspirante a este puede esperar estar a cargo de:
En otros casos, como los emprendimientos pequeños, los asistentes administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas del departamento de recursos humanos, tales como gestión de la nómina, el reclutamiento y la logística.
Antes de describir las habilidades de una secretaria, es bueno tener en cuenta la diferencia entre habilidad y competencia. La primera se refiere a la capacidad de una persona de realizar una tarea, ya sea innata o desarrollada con el tiempo, también, dentro de esta categoría existen las habilidades blandas que se relacionan a la capacidad de comunicación y relación con las personas a nuestro alrededor. Por otro lado, las competencias refieren a la realización de tareas pero, esta vez, con experiencia y conocimiento para dar recomendaciones.
Habiendo aclarado esto, te presentamos las competencias y habilidades de una secretaria:
En definitiva, todas estas habilidades y competencias son requeridas para poder ingresar a un departamento administrativo, ya que aseguran la eficiencia y eficacia de la persona en la realización de sus funciones como secretaria.
Los conocimientos de una secretaria corporativa son muy generales y se centran en la resolución de problemas inminentes. Se concentran en las siguientes áreas.
El perfil laboral de una secretaria ejecutiva cuenta con una serie de requisitos y habilidades que le permitirán ejercer su trabajo de la mejor manera. Entre las características más destacadas del perfil profesional se encuentran:
Es crucial que la secretaria de la gerencia conozca el funcionamiento de la empresa y la labor de su departamento. Tanto ella como la asistente administrativa coinciden en tareas que suman a la productividad de la empresa, ya sea solventando trámites y organizando todo adecuadamente.
Las funciones de una secretaria ejecutiva son importantes para la empresa porque son el apoyo de los altos rangos de la institución. Entre sus ocupaciones se encuentran:
Las funciones básicas de una secretaria ejecutiva bilingüe pueden ser las típicas de oficina. Desde imprimir diversos informes o archivos, hasta ser una recepcionista del área con alta capacidad de atención al público.
Si quieres tener un perfil de secretaria ejecutiva para tu hoja de vida y poder obtener los mejores puestos de trabajo, tenemos una recomendación para ti.
El salario mínimo de la secretaria por supuesto variará según el país donde desempeñe sus funciones, así que hemos hecho este sección donde te decimos cuánto gana la secretaria ejecutiva. Veamos...
¿Te encuentras en territorio peruano? Pues, si quieres saber cuánto gana una secretaria ejecutiva en Perú...
Al no tener nada de experiencia el salario puede oscilar entre los 1.200 a 2.200 soles, pero el más experimentado puede llegar a hacer de 1.800 hasta 3.800 soles al mes.
Ahora, con respecto a cuánto gana una secretaria ejecutiva en Chile, veamos que...
En otras palabras, para los menos experimentados, el salario generalmente disponible oscila entre los $360.000 a $600.000 pesos.
Si te preguntas cuánto gana una secretaria ejecutiva en México en la actualidad, su salario puede alcanzar los $90.000 anuales, que se traducen en $46 a cada hora de trabajo. Las secretarias más experimentadas pueden llegar a ganar hasta $135.000 al año.
Por otro lado, si estás en Panamá, y has decidido que quieres dedicarte a ser servidora de los altos funcionarios empresariales, con respecto a cuánto gana una secretaria ejecutiva en Panamá su salario promedio a ganar en este país es de 650 dólares mensuales.
¿Te encuentras en Estados Unidos y te llama la atención la carrera de secretaria ejecutiva? Pues, si hablamos de cuánto gana una secretaria ejecutiva en Estados Unidos debemos tener en cuenta todas sus variantes, según la experiencia del profesional...
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Cristina Polo Calvo
COPYWRITER
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