Qué son los papeles de trabajo: objetivos y tipos

Los papeles de trabajo son un compendio de información recopilada durante la auditoría de una empresa. Reúnen cédulas, documentos y evidencias que reflejan los procedimientos aplicados, los resultados obtenidos y las conclusiones del auditor. Continúa leyendo para comprender qué son los papeles de trabajo y cuál es su importancia en la auditoría financiera.

Los papeles de trabajo son documentos que incluyen la información utilizada por el auditor al evaluar los estados financieros de la empresa. También registran el proceso aplicado, las pruebas realizadas y los resultados que sirven de base para el informe de auditoría y la opinión profesional.

Lo ideal es que los papeles de trabajo se elaboren a medida que avanza el análisis de las cuentas anuales y los estados financieros de la empresa. De esta manera, el auditor deja constancia oportuna de los procedimientos realizados y evita perder detalles relevantes durante el proceso.

El conjunto de evidencias incluido en los papeles de trabajo está compuesto tanto por la información proporcionada por el cliente como por la obtenida directamente por el auditor. Los análisis, hallazgos, juicios y conclusiones del profesional permiten sustentar el informe. Por eso, entender qué son los papeles de trabajo implica reconocer su función como registro del trabajo efectuado.

Objetivos de los papeles de trabajo

Una vez aclarado qué son los papeles de trabajo, sus principales objetivos son los siguientes:

• Planificación de la auditoría. Sirven como punto de partida para organizar los procedimientos, distribuir las tareas y dar seguimiento al trabajo.
• Soporte y prueba. Proporcionan un registro suficiente del fundamento del informe y evidencian que la auditoría fue planificada y ejecutada de acuerdo con las normas y los requisitos aplicables.
• Guía para la revisión de terceros. Facilitan la supervisión interna, las revisiones de calidad, la auditoría externa y la consulta de antecedentes en futuras auditorías.
• Conservación de antecedentes. Permiten rastrear las fuentes, los saldos, los procedimientos y las decisiones adoptadas, así como reconstruir el razonamiento seguido durante la auditoría.
• Enfoque metódico de la auditoría. Organizan las evidencias, los resultados y las conclusiones obtenidas por el auditor durante la elaboración del informe.

Qué información incluyen los papeles de trabajo

Al analizar qué son los papeles de trabajo, no basta con enumerar las cédulas y los documentos utilizados. Cada papel debe identificar con claridad el asunto examinado y dejar constancia de la información necesaria para comprender el procedimiento realizado.

• Identificación. Nombre de la empresa, periodo auditado, área o cuenta examinada, fecha y referencia del documento.
• Objetivo y alcance. Propósito de la prueba, partidas revisadas y extensión del análisis.
• Fuentes y evidencias. Documentos proporcionados por el cliente, registros consultados y demás información utilizada.
• Procedimientos y resultados. Técnicas aplicadas, cálculos, comprobaciones, hallazgos y posibles diferencias detectadas.
• Conclusiones y revisión. Resultado del análisis, referencias con otros documentos y datos de quien elaboró y revisó el papel de trabajo.

El nivel de detalle debe permitir comprender qué se hizo, con qué información se trabajó y cómo se llegó a las conclusiones. Esta función explica por qué, al definir qué son los papeles de trabajo, también debe considerarse su utilidad para la supervisión y el seguimiento.

Clasificación de los papeles de trabajo

Para profundizar en qué son los papeles de trabajo, debemos conocer de qué manera se clasifican. De acuerdo con su uso y su contenido, podemos encontrar dos grupos:

Por su uso

Esta clasificación considera el tiempo durante el cual la información resulta útil para la compañía:

• Papeles de uso continuo. Contienen información útil para varios ejercicios. Debido a su carácter relativamente permanente, se conservan en un expediente especial. Entre ellos se encuentran el acta constitutiva, los contratos con plazos mayores de un año o indefinidos, los manuales de procedimientos, los catálogos de cuentas y los cuadros de organización.
• Papeles de uso temporal. Contienen información útil para un ejercicio determinado y forman parte del expediente de la auditoría correspondiente. En este grupo se incluyen las conciliaciones bancarias, los contratos a plazo fijo menor de un año y las confirmaciones de saldos en una fecha determinada.

Por su contenido

En este grupo se clasifican de acuerdo con la fase y el nivel de detalle del trabajo de auditoría. Los principales papeles son:

• Hoja de trabajo. Muestra la relación de las cuentas contables con sus saldos y movimientos, y ofrece una visión general de la información examinada.
• Cédulas sumarias. Resumen las cifras, los procedimientos y las conclusiones de cada rubro sujeto a examen.
• Cédulas subsumarias o de detalle. Desglosan una cédula sumaria en cuentas o componentes específicos para facilitar su revisión.
• Cédulas analíticas. Presentan el análisis detallado y la comprobación de las partidas incluidas en las cédulas subsumarias o sumarias.
• Cédulas de ajustes y reclasificación. Muestran los movimientos contables propuestos para presentar correctamente las cifras en los estados financieros.
• Estados financieros. Agrupan la información contable de la empresa por partidas y periodos, y constituyen una referencia central para el trabajo de auditoría.

Organización, revisión y custodia de los papeles de trabajo

La organización completa la explicación de qué son los papeles de trabajo: no basta con reunir documentos, sino que deben ordenarse mediante índices, códigos o referencias que permitan relacionar las pruebas, los saldos y las conclusiones.

Además, cada documento debe ser revisado para comprobar que sea claro, suficiente y coherente con el trabajo realizado. Tanto en formato físico como digital, el acceso debe limitarse a las personas autorizadas y la información debe conservarse de forma segura y confidencial.

Con todo, qué son los papeles de trabajo se comprende mejor al considerarlos como el registro organizado de la planificación, las evidencias, los procedimientos y las conclusiones que respaldan una auditoría.