que son los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son un compendio de información recopilada para la elaboración del informe de auditoría de una empresa. Se trata de cédulas sumarias y documentos que incluyen todo el proceso de la auditoría. Continúa leyendo y te enterarás de qué son los papeles de trabajo y cuál es su importancia en la auditoría administrativa.

Los papeles de trabajo son documentos que incluyen la información utilizada por el auditor al momento de evaluar los estados financieros de la empresa. También incluyen el proceso aplicado por el auditor y los resultados obtenidos para el informe de auditoría. Por supuesto, aquí también se incluye la opinión del auditor, con respecto a la evaluación realizada.

Lo ideal es que los papeles de trabajo se vayan realizando a medida que se implementa el análisis de las cuentas anuales y estados financieros de la empresa. Es decir, el auditor debería ir cumpliendo con lo establecido para los papeles de trabajo, a medida que va cumpliendo con los parámetros de auditoría interna de una empresa.

El conjunto de evidencias incluidas en los papeles de trabajo están compuestas tanto por la información que otorga el cliente al auditor, como por su opinión y conclusión. Estos últimos puntos son información que determina el auditor luego de hacer el informe de auditoría.

Objetivos de los papeles de trabajo

El cumplimiento de qué son los papeles de trabajo tiene unos objetivos que te presentamos a continuación:

• Planificación del informe de auditoría. Los papeles de trabajo sirven como planificador y punto de partida para la elaboración del informe.

• Soporte y prueba. Funcionan como la base para la elaboración del informe de auditoría, según las Normas Internacionales de Auditoría (NIA).

• Guía para revisión de terceros. Funciona como pauta ante la auditoría externa, realizada por un tercero, una vez finalizado el informe. Incluso funciona para futuras auditorías.

• Reconstrucción de registros. En caso que sufran algún daño, las especificaciones incluidas en los papeles de trabajo pueden ayudar en la reconstrucción del legajo de documentos.

• Enfoque metódico de la auditoría. A través de las conclusiones obtenidas por parte del auditor, durante la elaboración del informe.

Documentos que incluyen los papeles de trabajo

Lo más recomendable al momento de elaborar qué son los papeles de trabajo, es ir armándolo a medida que se va construyendo el informe de auditoría. Esto es para no perder ningún detalle en la especificación de la auditoría contable. Los documentos necesarios para la elaboración de los papeles de trabajo son los siguientes:

• Cédulas analíticas. Formato de análisis detallado del saldo de cada cuenta analizada.

• Cédulas sumarias. Formato que integra varias cuentas contables, o legajo con rubro específico.

• Cédulas subsumarias. Formato de una cuenta contable específica.

• Cédulas de ajustes y reclasificaciones. Refleja los movimientos contables que se necesitan para presentar las cifras de la estados financieros.

• Estados financieros. Formato que incluye la información financiera de la empresa que requiere el informe de auditoría.

• Hojas de trabajo. Formato que muestra la relación entre las cuentas contables con el saldo y los movimientos.

El auditor debe asegurarse que la inclusión de los documentos anteriores reflejen que su trabajo fue planeado en base a las NIA. Por otro lado, también deben reflejar que, en base a los documentos obtenidos por el cliente, se aplicó el proceso de auditoría ideal para ello.

Por último, el auditor debe hacer uso del detalle en cada uno de los pasos descritos. Esta es una característica importante en la descripción de qué son los papeles de trabajo.

Clasificación de los papeles de trabajo 

Para profundizar un poco más sobre qué son papeles de trabajo, debemos conocer de qué manera se clasifican. De acuerdo a su clasificación, podemos encontrar dos grupos:

Por su uso 

Son aquellos que contienen información de gran utilidad para la compañía, en más de un ejercicio, es decir, un año. En este grupo encontramos:

• Papeles de uso continuo. Contienen información útil para varios ejercicios. Debido a su utilidad más o menos permanente, a este tipo de documentos se les conserva en un expediente especial. Entre estos encontramos: el acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un año o indefinidos, manuales de procedimientos, catálogos de cuentas, cuadros de organización, etc. 
• Papeles de uso temporal. Igualmente contienen información útil para un ejercicio determinado, solo que en este caso, los papeles se agrupan para formar parte del expediente de la auditoría. En este subgrupo encontramos: las conciliaciones bancarias, los contratos a plazo fijo menor de un año, confirmaciones de saldos en una fecha determinada. 

Por su contenido

En este grupo nos encontramos que son clasificados de acuerdo a la fase de la auditoría, partiendo de la planificación o ejecución del trabajo. Los papeles de trabajo por su contenido son:

• Hoja de trabajo. Muestra la relación de las cuentas contables con los saldos y los movimientos.
• Cédulas sumarias. En ellas se resumen las cifras, los procedimientos y conclusiones del rubro sujeto a examen. 
• Cédulas subsumarias o de detalle. Describen los procesos y las técnicas utilizadas durante la ejecución de la auditoría. Así como también, los resultados y las conclusiones que sustentan la opinión del auditor.
• Cédulas analíticas. Detalla los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contiene el análisis y la comprobación de la información de estas últimas.
• Cédulas de ajustes y reclasificación. Muestran los movimientos contables para la correcta presentación de cifras en los estados financieros. 
• Estados financieros. Muestran la información contable de la empresa, de manera que es agrupada por partidas en un período de tiempo determinado.