¿Qué son los libros auxiliares y cuál es su importancia?

Los libros de contabilidad son documentos donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales, superútiles e indispensables para el trabajo de un contador. Pero esto no queda aquí. ¡Así que no te detengas!

Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Así pues, identificar que son los libros auxiliares herramientas que también nos permiten dividir el trabajo contable en función a las necesidades de registro y control. Aunque su número es ilimitado, ya que depende de las necesidades de cada empresa. De igual manera, se debe destacar que son los libros auxiliares donde se llevan aspectos importantes, tales como:

• Llevan el registro de las operaciones realizadas cronológicamente
• Dan detalles de las actividades realizadas
• Registran el valor del movimiento de cada subcuenta

¿Qué son los libros auxiliares contables?

Los libros auxiliares contables son registros detallados que se ocupan de:

• Llevan el registro de las operaciones realizadas cronológicamente. 
• Dan detalles de las actividades realizadas. 
• Registran el valor del movimiento de cada subcuenta. 

Por otro lado, existen otros libros contables que no tienen ni la misma estructura, ni recogen cualquier soporte informático, entre ellos se encuentran:  libro de caja, libro auxiliar de caja columnado, cuentas corrientes, libro de clientes, libro de registro y libro de proveedores.  

Otro concepto clave a destacar es el de cuentas auxiliares. Pero... ¿Qué son cuentas auxiliares? Las cuentas auxiliares son una especie de subdivisiones de las cuentas principales del libro mayor de contabilidad de una organización y se utilizan para detallar información específica de manera muy concreta. Estas cuentas auxiliares se anotan en los libros auxiliares de contabilidad.

Principales libros auxiliares en contabilidad

Identificar qué son los libros auxiliares es esencial. Estos son los que desarrollan y complementan las cuentas de los libros principales y sus asientos deben guardar una estrecha concordancia con las sumas del Mayor.

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de libros auxiliares de contabilidad. La clasificación de los libros auxiliares es la siguiente:

• Libro de caja: lleva el registro de todo el movimiento en efectivo que se realiza en la empresa y también del saldo de caja. Se anota la fecha, el concepto, el debe, el haber y el saldo.

• Libro auxiliar de caja columnado: además de determinar que son los libros auxiliares donde se lleva el control de los movimientos en efectivo, también registran cada movimiento en la cuenta que lo ha originado.

• Libro de cuentas corrientes bancarias: como su propio nombre indica en él se anotan todos los movimientos que se hayan producido en la cuenta corriente. Es decir, en él se anotan todos los ingresos y pagos que se hayan hecho en esa cuenta. En este libro se deben se anotan los ingresos y en el haber los saldos.

• Libro de clientes: se lleva una cuenta para cada cliente, se debe tomar en cuenta que son los libros auxiliares los destinados para anotar las facturas y las notas de cargo que se emiten. En el haber las cantidades que reciban y cuando se anota el saldo, que como siempre es la diferencia entre el debe y el haber, hay que anotar si es deudor o acreedor.

• Libro de proveedores: ¿Qué es el libro auxiliar de proveedores? Aquí se anotan los movimientos con los proveedores. Se anotan las compras realizadas a crédito y los pagos que realizan a los proveedores. Igual que en el libro de clientes, al computar cada saldo se debe determinar si es deudor o acreedor.

Si te preguntabas cuántos libros auxiliares de contabilidad existen, ya has visto que podemos encontrar varios tipos e incluso estos pueden aumentar dependiendo de la actividad de la empresa. 

¿Qué son los registros contables?

Los registros contables, también denominados como libros del comercio o libro de contabilidad, son los documentos físicos de todas las operaciones dentro de una empresa. En estos registros se refleja todo movimiento contables de la empresa, con el objetivo de proporcionar información financiera del mismo. Allí intervienen dos cuentas, por un lado, el egreso que cuando aumenta se registra por el “Debe”, y, por otro lado, el activo que cuando disminuye se registra por el “Haber”.

Hay que señalar lo siguiente, la información registrada en los libros contables es para uso tanto de la empresa como para el Estado, ya que estos datos son analizados por ellos para determinar si la entidad privada cumple con la legislación.

Beneficios de los registros contables

Ahora que ya conoces cuáles son los libros auxiliares de contabilidad y qué son los registros contables, es el momento de dar un paso más. A continuación, te mostramos cuáles son los beneficios de los registros contables:

• Tener un registro detallado de los bienes de la empresa.
• Controlar el flujo de efectivo teniendo en cuenta las necesidades de la empresa.
• Soporte de los movimientos financieros antes terceros.
• Registrar las responsabilidades financieras de la empresa.
• Controlar el estado económico de la entidad.

Para concluir, los registros contables son una herramienta importante, porque en estos registros se refleja todo movimiento contable de la empresa, con el objetivo de proporcionar información financiera de la misma.

Importancia de los libros auxiliares

Ahora que ya conoces qué son los sistemas auxiliares contables o los distintos tipos de libros auxiliares, es probable que te sigas preguntando sobre la importancia de los libros auxiliares. Pues bien, los libros auxiliares de contabilidad son esenciales, precisamente, para trabajar correctamente sobre la contabilidad de una empresa, organización o institución. 

Los libros auxiliares -que son registros contables complementarios al libro diario y al libro mayor de contabilidad- nos permiten controlar, organizar y detallar las operaciones contables de la empresa. 

Aunque esa es su función principal, dependiendo de la actividad de la empresa, los libros auxiliares nos permiten realizar unas tareas u otras. Por ejemplo, los libros auxiliares nos permiten llevar un desglose detallado de las cuentas de la empresa (como, por ejemplo, gastos e ingresos de clientes, proveedores, etc.), de manera que podemos conocer todos los movimientos que se dan en la empresa. 

Además, facilitan el control interno de contabilidad, pudiendo detectar errores o fraudes de manera rápida; y sirven de soporte para informes financieros o fiscales que haya que presentar ante organismos y autoridades competentes. 

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