¿Qué son los gastos de administración y ventas?

En el siguiente artículo encontrarás todo lo relacionado a qué son los gastos de administración y ventas, podrás encontrar todo tipo de formas de gastos y cómo cada uno de ellos es potencialmente importante para la buena administración de una empresa, ¡así que te invito a seguir leyendo!

Para entender un poco de qué son los gastos de administración y ventas se explica por separado cada término tanto los gastos de ventas como los gastos administrativos. Cada uno de ellos posee funciones distintas pero que van de la mano una con el otro, ¡así que vamos a conocerlos a continuación!

¿Qué son los gastos de administración?

Los de administración son los gastos específicos que se originan de los ingresos financieros, la actividad de dirección, administración y organización de una empresa. Estos gastos usualmente se derivan de las actividades no corrientes de la empresa, tales como los salarios de empleados que llevan a cabo la producción del bien o del servicio.

Características de los gastos administrativos

• Suelen ser similares entre las empresas sin importar el sector empresarial al que pertenece.
• Se relacionan con los departamentos no productivos de las organizaciones.
• La responsabilidad de los costes administrativos es asignada a los jefes de áreas, quienes deben realizar la solicitud, aprobarla y dar fe de que han recibido los recursos.

¿Qué son los gastos de ventas?

Para conocer más a profundidad sobre qué son los gastos de administración y ventas, tomamos ahora los gastos de venta. Estos son aquellos gastos que se producen como consecuencia de la venta de un producto o servicio determinado. En otras palabras, son los gastos que se producen únicamente por la operación y acción de vender, ya que si esta acción no se produjera habría gastos que no se realizarían.

¿Qué son gastos de administración y ventas?

Son todos los gastos que tienen como función primordial el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la situación financiera y la administración de la empresa. Están relacionadas con la operación de vender de forma indirecta, sin embargo, estos tipos de gastos suelen ocurrir en diferente secciones, como lo pueden ser: 

Gastos administrativos

Dentro de los gastos administrativos es normalmente encontrar gastos de Impuesto o presupuesto como lo pueden ser los siguientes:

• Los gastos en salarios del personal, en algunos casos se los considera operativos, pues son costos proyectados de la realización del producto.
• Materiales de oficina.
• Cuentas de teléfono.
• Los gastos en salarios de secretarios.
• Alquiler de locales.
• Aportes para la seguridad social.
• Compra de carpetas.
• Oficinas generales de la empresa.
• Gastos en correspondencia.
• Costos de recursos humanos, solo en el caso de que la empresa indique su función.
• Salarios de los altos ejecutivos.
• Compra de material de oficina.
• Gastos en viajes dede negocio.
• Gastos de agua.
• Compra de folios.

Departamentos encargados de los gastos administrativos de las empresas

Podría decirse que la gestión de los gastos administrativos suele ser controlada y supervisada por los departamentos que prestan servicios internos. Su función es prestar servicio a las otras áreas departamentales, por lo que sus clientes son internos.

De modo que, es posible mencionar:

• Al departamento de Recursos Humanos.
• El de Contabilidad y Finanzas.
• El de Servicios Generales
• Al área Legal dentro del grupo laboral que conoce qué son los gastos de administración y que a su vez influyen en el cálculo de su presupuesto.

Quedan fuera de este criterio de clasificación de gastos los departamentos de producción y el de ventas.

¿Cómo se forma un presupuesto de gastos administrativos?

Las cuentas de gastos administrativos suelen presupuestarse con costos fijos que tienen su base en lo que se estima utilizar. Sin embargo, existen algunos imprevistos que pueden surgir como, por ejemplo, una avería en alguna parte de las instalaciones que también forman parte de este tipo de gastos operativos.

Un análisis de los datos históricos del funcionamiento de una empresa, sirve como punto de partida para establecer la cantidad de recursos materiales que se necesitan y realizar el cálculo total de los egresos por salarios.

Es importante trabajar con un presupuesto para gastos fijos y otro para gastos variables con la finalidad de que cualquier situación pueda ser solucionada.

¿Cuál es la importancia de cumplir con los gastos administrativos?

Como hemos visto hasta ahora, los gastos administrativos se relacionan con la estructura organizativa de las empresas. El verdadero éxito empresarial solo es posible alcanzarlo cuando cada una de sus áreas cumple con una buena gestión. Cuando las áreas departamentales encargadas de los gastos administrativos cumplen con su labor, esta acción repercute de forma inmediata dentro de los procesos de producción y contribuye a que la empresa pueda ejecutar su actividad comercial.

Por lo tanto, resulta necesario para cualquier organización saber qué son los gastos de administración y contratar al personal especializado en gestionarlos.

EL objetivo principal del cumplimiento con los gastos administrativos dentro de una empresa, es que esta funcione de forma correcta y genere las oportunidades de crecimiento tanto de la organización como de los trabajadores. Una buena inversión en materiales y recursos es elemento esencial para alcanzar la máxima rentabilidad.

Gastos de ventas

Estos son un egreso que representa todos los gastos y estados financieros que tienen relación directa para poder realizar sus operaciones de venta, los cuales son:

• Pago de nóminas del departamento de ventas.

• Comisiones y método de venta.

• Bonificaciones y otros beneficios acordados con los colaboradores.

• Viáticos como el alojamiento, comida y gastos generales durante los viajes de los vendedores.

• Impuestos sobre la nómina.

• Alquiler de locaciones para la exhibición de mercancía y servicios, ventas, ferias, exposiciones, entre otros.

• Devaluación de los equipos utilizados en el departamento de ventas.

• Publicidad y campañas promocionales.

• Servicio telefónico y sistemas de comunicación utilizados en el departamento de ventas.

• Diversos gastos de venta y gastos de administración variables del departamento de ventas.

Otros gastos y productos

Son los gastos e ingresos que pueden representarse tanto en los gastos o ingresos administrativos como en los de venta, que se derivan de operaciones o transacciones inusuales, en otras palabras, que no son propios del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no frecuentes.

• Pérdida o utilidad en venta de recursos del activo fijo.
• Pérdida o utilidad en compraventa de acciones y valores.
• Dividendos de acciones que posea la empresa.
• Comisiones cobradas.
• Ganancia de rentas cobradas.