Qué son los costos predeterminados: cómo funcionan y cómo se calculan

Antes de estimar cuánto costará producir un bien o prestar un servicio, conviene distinguir costo y gasto. En contabilidad, el costo suele vincularse con los recursos incorporados a la producción o al servicio, mientras que el gasto se relaciona con consumos necesarios para el funcionamiento de la empresa. Distinguirlos ayuda a presupuestar y fijar precios con precisión. 

En ese contexto, entender qué son los costos predeterminados permite anticipar, antes de producir o mientras avanza el proceso, cuánto deberían representar la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos. Estas estimaciones sirven para planificar, comparar lo previsto con lo realmente incurrido y detectar desviaciones. También permiten analizar sus tipos, características, cálculo y diferencias frente a los costos históricos.

¿Qué son los costos predeterminados?

Se denominan costos a los distintos recursos que intervienen en el ciclo productivo y lo hacen posible, como la materia prima, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

Los costos predeterminados son estimaciones proyectadas que realiza una empresa antes de comenzar la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Su finalidad es disponer de una referencia previa que después pueda compararse con los costos realmente registrados.

El cálculo de los costos predeterminados estimados se realiza sobre la base de las variables que afectan a la producción, como la materia prima, la mano de obra y los gastos indirectos de fabricación.

Comúnmente se dividen en:

• Costo estimado. Es una aproximación de lo que se espera invertir en la producción a partir de experiencias previas, cotizaciones, estadísticas y condiciones conocidas para un caso concreto.
• Costos estándar. Para comprender qué son los costos estándar, conviene entenderlos como costos fijados técnicamente antes de la producción para representar lo que debería costar un proceso en condiciones previstas de eficiencia. Funcionan como referencia para analizar desviaciones y controlar el desempeño.

En los costos estándar, las variaciones suelen analizarse en tres grandes componentes: materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Así, la empresa puede localizar si una diferencia procede, por ejemplo, del precio de la materia prima, del tiempo de trabajo o del comportamiento de los costos indirectos.

Los costos de todo tipo son objeto de estudio de la Contabilidad Analítica o Contabilidad de Costos. En este ámbito, los costos predeterminados cumplen un papel fundamental como referencia para evaluar el proceso de producción y comparar lo previsto con lo realizado.

¿Para qué sirven los costos predeterminados?

Como hemos señalado, funcionan como una referencia previa. En ese sentido, sirven para compararse con los costos reales o históricos. Para entender qué son los costos históricos, basta con considerar que son costos ya incurridos y registrados a partir de datos reales. Frente a ellos, los costos predeterminados permiten comprobar qué tan cerca de lo planeado marcha el ciclo productivo, tomar decisiones y realizar ajustes cuando sea necesario.

Los registros históricos también pueden servir como base de comparación para futuras estimaciones. Su utilidad es retrospectiva, mientras que la predeterminación tiene una función principalmente preventiva y de planificación: una analiza lo que ocurrió y la otra anticipa lo que debería ocurrir.

Entre los objetivos fundamentales de los costos predeterminados se encuentran los siguientes:

• Establecer modelos de medición para comparar lo planificado con lo realizado y detectar ineficiencias en la producción.
• Establecer precios de venta antes de que comience la producción.
• Apoyar a la administración en la toma de decisiones y en el control de los costos.
• Facilitar la preparación de información financiera y la valoración provisional de la producción en proceso, de acuerdo con el sistema contable aplicado.
• Analizar las diferencias entre los costos históricos y los predeterminados para identificar sus causas.

Características del sistema de costos estimados

Entender qué son los costos estimados permite valorar su utilidad dentro de la planificación de un proyecto. A continuación, presentamos las principales características de este sistema:

• Los costos estimados se calculan antes de iniciar la fabricación y pueden revisarse durante el proceso de transformación.

• Se basan en cálculos predeterminados, estadísticas de períodos anteriores y un conocimiento detallado de la actividad o industria.

• Para obtenerlos es fundamental considerar un volumen de producción y determinar el costo unitario.

• Al comparar los costos reales con los estimados, las diferencias deben analizarse para ajustar las previsiones y explicar las variaciones.

• Contribuyen a fijar precios de venta con antelación.

• Sirven como instrumento de control preventivo e interno.

• Ayudan a la toma de decisiones gerenciales.

• Permiten preparar cotizaciones con una base de costo previa.

• Ayudan a evaluar cuánto puede costar la producción de un artículo o la prestación de un servicio.

¿Cómo se calculan los costos estimados?

Los costos estimados permiten anticipar los recursos necesarios para producir bienes o prestar servicios. Para calcularlos se consideran variables como la manufactura, la materia prima, sujeta a los precios del mercado, la mano de obra y otros costos asociados. A partir de esta premisa, veamos el siguiente caso:

• Se establece, a partir de estadísticas y datos de períodos anteriores, cuánto se requerirá.
• Se determinan los costos laborales estimados; por ejemplo, 100 000 euros.
• Se determinan los costos generales o asociados, entre los que pueden encontrarse determinados tributos, las facturas de energía, el alquiler de las instalaciones y otros costos indirectos. Por ejemplo, 150 000 euros.

Con esta información, puede calcularse la tasa predeterminada de gastos generales:

Tasa predeterminada = costos generales estimados / base de actividad estimada

Si la base de actividad estimada son los costos de mano de obra, la operación sería la siguiente:

Tasa = 150 000 / 100 000 = 1,5

Esto significa que, por cada euro de la base de actividad, se asignan 1,5 euros de costos indirectos. Para ver cómo permite anticipar el costo de un trabajo, supongamos lo siguiente:

• Se estima que se necesitan 5 000 euros de mano de obra directa, por lo que
  • los costos indirectos estimados serán de 7 500 euros (5 000 × 1,5);
  • los costos totales estimados serán de 12 500 euros (5 000 + 7 500).

Ejemplo de costos predeterminados

Veamos un ejemplo sencillo. Los contadores de costos de una empresa desean estimar y asignar costos generales, como el alquiler, los servicios públicos y determinados impuestos vinculados a las instalaciones, a los procesos de producción que utilizan esos recursos como costos indirectos. Para hacerlo de forma sistemática, deben aplicar una tasa predeterminada.

La tasa de gastos generales predeterminada se calcula dividiendo los costos generales totales estimados para el período entre la base de actividad estimada.

Supongamos que la administración estima que los costos laborales para el próximo período contable serán de 126 400 € y los costos generales totales serán de 184 960 €. La tasa predeterminada, redondeada a tres decimales, sería de 1,463.

Esto significa que, por cada euro de costo de mano de obra directa utilizado como base de actividad, se asignarían aproximadamente 1,463 € de costos generales.

Ahora la administración puede estimar la cantidad de gastos generales necesarios para un trabajo próximo o para preparar una oferta. Por ejemplo, supongamos que la compañía prevé un trabajo con 7 350 € de costos laborales.

Al aplicar la tasa redondeada de 1,463, la administración puede estimar sus costos generales en 10 753,05 € e incorporarlos al cálculo del costo de la oferta. Esta tasa también puede utilizarse para preparar presupuestos y estimar costos de proyectos futuros.

Diferencia entre un costo histórico y un costo predeterminado

Veamos las diferencias entre ambos tipos de costos en el siguiente cuadro, atendiendo a sus aspectos definitorios:

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