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Conocer la conceptualización sobre qué es eficacia en administración es de gran relevancia, tanto para administradores como para quienes forman parte de la gestión administrativa de una empresa. A partir de esta es posible lograr objetivos y metas propuestas por la mesa central administrativa de la compañía, estableciendo finalidades alcanzables para ella. ¿Te gustaría saber qué es el concepto de eficiencia en el área administrativa? ¡Sigue leyendo!
Antes de nada, para conocer el principio de eficiencia, es esencial saber qué es eficacia en administración, sobre todo para quienes se encuentran por lanzar un emprendimiento. De igual modo, además de eficacia existen otros términos en el ámbito empresarial que son de gran relevancia, tales como el de eficiencia y el de productividad. Esto resulta oportuno conocerlo para poder diferenciarlo de eficacia, ¡vamos allá!
Si quieres saber qué es eficiencia y eficacia, aprender si son lo mismo e incluso comprender cuál es la diferencia entre eficaz y eficiente, este artículo es perfecto para ti.
Por un lado, han sido varios los autores que han analizado la definición de eficacia, tales como los siguientes:
Para la revisión literaria, podemos recomendarte los siguientes libros:
"Estilos de liderazgo y su eficacia en la administración pública mexicana" de José Luis Pérez.
"Evaluación de la eficacia de la formación en la administración pública" de Ortiz de Zárate.
Si eficacia hace referencia al logro de las metas establecidas en la empresa, la eficiencia se refiere al logro de dichas metas pero con la menor cantidad de recursos posibles. En este aspecto, el ahorro y la reducción de recursos son importantes.
En cuanto a la productividad, esta se refiere a la relación que existe entre el producto-insumo en un período específico, siguiendo un control de calidad adecuado. Para medir la producción se utiliza la fórmula: producción = productividad / insumo.
Algunos autores, como Hernández y Rodríguez, en su texto titulado “Introducción a la Administración” indican que la productividad se puede medir con relación a la totalidad de los insumos que se han empleado, o con alguno de ellos en particular, tales como los materiales, las máquinas o la mano de obra.
Las estrategias para generar eficiencia y eficacia en administración pueden ser similares e incluso las mismas en muchos casos. El rendimiento del proceso administrativo depende, en parte, de conseguir la eficiencia y eficacia necesarias, por lo que es primordial conocer estrategias que las impulsen.
Entre productividad y eficiencia también cabe señalar la existencia de otros términos que son igual de relevantes, tales como el de tecnología, recursos humanos, organización, condiciones de trabajo, relaciones laborales y calidad.
Aunque los tres conceptos señalados pueden ir de la mano, es decir, productividad, eficacia y eficiencia, ellos dependen de los objetivos que persiga la empresa, ya que la productividad marca una diferencia entre eficiencia y eficacia, pues, en una empresa existen unidades con niveles de productividad diferentes.
Para poder lograr los objetivos deseados es importante contar con una estructura adecuada, además de considerar las tres variables mencionadas, ya que solo ser eficiente no garantiza el cumplimiento del éxito en un negocio y el comportamiento organizacional.
En economía, así como en administración, la eficacia es definida como la capacidad de una organización para cumplir los objetivos ya indicados en condiciones preestablecidas, por lo tanto, consiste en asumir retos de producción, así como su cumplimiento, siguiendo ciertos parámetros.
La definición de eficacia también aplica para la administración del tiempo.
En este caso, la eficacia trata en el grado en el que se realizan las actividades que se han planificado y se han alcanzado los resultados pautados.
Los principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo son:
Para ejemplificar la eficacia podríamos considerar una empresa de informática que tenga como meta producir 90 copias de un software diarios y que lo logre, entonces estamos frente a empleados eficaces porque cumplen sus propósitos. De hecho, puede hacerse una evaluación cuantificable del porcentaje de eficacia según la siguiente fórmula:
Por otra parte, además de tener presente qué es la eficiencia y la eficacia, es relevante poder tener una valoración de estos indicadores. Sin embargo, medir el grado de eficiencia es un tanto subjetivo y cualitativo, por lo que expresarlo numéricamente no es tan sencillo.
Ser eficiente va más allá de evitar el derroche de los recursos disponibles, se trata también de descubrir lo que se está haciendo mal y qué cosas están influyendo en los resultados. Para este cálculo se pueden considerar tantas cualidades como la subjetividad te permita, sin embargo, se puede simplificar en el gasto invertido, el tiempo de elaboración y el tipo de recursos usados.
Las fórmulas se pueden expresar en un cuadro comparativo o a través de la siguiente forma:
Si continuamos con el ejemplo anterior de la empresa informática, imaginemos que producen 150 software a 1$ cada uno y en menos de 24 horas, y el objetivo son 100 por día a 1.20$. Los cálculos serían los siguientes:
El valor de la eficiencia es bueno, ya que al ser mayor a 1 significa que el trabajo ha sido más eficiente y se ha logrado mayor productividad con una inversión menor a la estimada.
Por último, conocer algunos ejemplos de eficacia y eficiencia en un emprendimiento te ayudará a diferenciar qué es la eficiencia y la eficacia:
Ejemplo de eficacia en un emprendimiento: una empresa necesita producir dos millones de piezas al año. Si consigue este objetivo al finalizar el año o incluso lo supera, será eficaz, independientemente de los recursos que utilice para ello.
En el sector administrativo, los conceptos de eficacia y eficiencia son habituales. Pero... ¿Por qué son tan comunes? ¿Por qué es importante medir la eficacia y la eficiencia en administración?
Por un lado, medir la eficacia es esencial para comprobar que se cumplen los objetivos empresariales. Por ejemplo, si un objetivo empresarial es aumentar las ventas un 10% durante este año, es esencial medir el crecimiento de las ventas y, en caso de que se cumpla, se tratará de una empresa eficaz.
Esto permite comprobar que la empresa cumple con sus objetivos, evaluar si las estrategias a seguir están funcionando y permite detectar posibles fallos en las consecución de tareas y objetivos empresariales.
Por otro lado, medir la eficiencia también es fundamental porque permite comprobar si, además de cumplirse los objetivos propuestos (eficacia), se están utilizando menos recursos para ello, como tiempo o dinero. La eficiencia nos permite saber si se están utilizando correctamente los recursos disponibles, si es posible reducir costes o mejorar la productividad.
La fórmula perfecta en administración es lograr ser eficaz y eficiente, porque esto asegura que, además de cumplir los objetivos propuestos, se están optimizando los recursos.
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