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En España, la colocación de autoridades según protocolo es el conjunto de reglas de precedencia y ubicación que ordenan quién va antes y dónde se sienta cada cargo en un acto. En este sentido, su finalidad es asegurar respeto institucional, claridad visual y eficacia ceremonial.
Una buena colocación de autoridades según protocolo evita confusiones y agravamientos entre instituciones, al igual que, dirige adecuadamente el mensaje político del acto y, además, mejora la experiencia del público y los medios.
De tal manera, colocar bien ahorra tiempo, reduce incidencias y previene lecturas políticas no deseadas, tales como, por ejemplo, si un cargo aparece desplazado respecto de su rango.
Asimismo, protege la imagen corporativa de la entidad anfitriona y facilita la seguridad, la circulación y la cobertura periodística.
La base estatal es el Reglamento de precedencias, aprobado por el Real Decreto 2099/1983, que ordena los cargos del Estado y regula la prelación en diferentes tipos de actos y plazas (sus Títulos II y III detallan supuestos y ordenaciones).
Así pues, en materia de igualdad y presencia equilibrada, muchas instituciones aplican criterios derivados de la Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, especialmente en la composición de mesas y presidencias.
Por su parte, en el plano local, varios ayuntamientos y comunidades tienen reglamentos propios, tales como el Reglamento de Protocolo y Ceremonial del Ayuntamiento de Madrid, que recoge la organización de autoridades municipales y la relación con otras administraciones.
Entre los principios básicos de la colocación de autoridades, podemos resaltar los siguientes:
La precedencia no es una preferencia personal, sino un orden jurídico, de manera que, en actos del Estado, prevalece el orden marcado por el Reglamento estatal.
En actos autonómicos y municipales, rigen las normas de la entidad anfitriona dentro de su territorio y para sus propios actos, salvando la primacía de las autoridades del Estado cuando corresponda.
Asimismo, en la práctica se distinguen presidencias lineales (una mesa) y circulares (un estrado o un escenario) con una derecha de honor y un orden en espejo hacia los extremos.
Aunque el Reglamento de 1983 no impone una alternancia estricta, muchas instituciones aplican criterios de presencia equilibrada inspirados en la Ley Orgánica 3/2007 para visibilizar la paridad y evitar alineaciones sesgadas.
Esto se coordina sin alterar la jerarquía, de modo tal que, primero, se fija la precedencia y, después, se ajusta la alternancia cuando sea posible y compatible con el rango.
Las comunidades autónomas y los ayuntamientos pueden regular su ceremonial y el trato a sus cargos en actos propios, estableciendo el orden de protocolo de las autoridades.
Sus reglamentos aclaran definiciones locales, tales como quién es autoridad municipal o qué es acto oficial local, además de órganos de apoyo, de jefatura de protocolo y relación con otras administraciones.
Estas normas no sustituyen el orden estatal en actos del Estado, pero sí organizan la vida institucional del territorio y ayudan a resolver actos mixtos, como, por ejemplo, inauguraciones o firmas con distintos niveles administrativos.
Algunas diferencias entre actos oficiales del Estado, comunidades autónomas y ayuntamientos son las siguientes:
Actos del Estado: por ejemplo, Día Nacional, actos con SS. MM. los Reyes, tomas de posesión estatales. Rige el orden del Real Decreto 2099/1983, con una presidencia que prioriza a las más altas magistraturas del Estado y, en su caso, a jefes de Estado o de Gobierno extranjeros.
Actos autonómicos: tales como Día de la Comunidad, sesiones solemnes del parlamento autonómico o inauguraciones en sede autonómica en los que la autoridad anfitriona (presidencia autonómica) ordena la presidencia conforme a normativa propia, integrando a representantes estatales y locales según precedencia.
Actos municipales: con plenos solemnes, festividades locales, entregas de honores y distinciones, de modo que, el ayuntamiento aplica su reglamento y reconoce la precedencia de delegados estatales y autonómicos invitados, manteniendo la jefatura protocolaria del anfitrión local.
A modo orientativo, en una presidencia lineal de un acto del Estado, el orden de precedencia es el siguiente:
La Presidencia, que es la autoridad que preside.
La segunda autoridad a su derecha de honor de la presidencia.
La tercera autoridad a la izquierda de honor de la presidencia.
Por su parte, en presidencias circulares (escenario), el punto central o lado de honor marca la máxima jerarquía y el orden se extiende simétricamente, mientras que, en actos autonómicos y locales se reproduce la lógica con sus propias jerarquías y los invitados de otras administraciones colocados conforme a su rango y a las reglas del anfitrión.
Cuando concurren autoridades de igual rango, tal como, por ejemplo, varios consejeros autonómicos, suele aplicarse el orden de creación del órgano, la antigüedad en el cargo o el orden alfabético como criterios subsidiarios.
En eventos corporativos, tal como presentaciones, firmas o premios, el anfitrión privado diseña una presidencia funcional.
Al respecto, primero, quienes toman la palabra o aportan legitimidad institucional; después, el resto de invitados según lo que convenga al relato del acto.
Si asisten autoridades públicas, conviene armonizar el guion con el Reglamento de precedencias y con los usos locales para evitar disonancias, tales como, por ejemplo, ubicar a la autoridad invitada en la derecha de honor, aunque el acto sea privado. La clave es priorizar claridad, seguridad y respeto sin sacrificar los objetivos del evento.
Algunos errores que pueden presentarse en la colocación de autoridades son los siguientes:
Confundir jerarquía con cortesía: ceder por amabilidad un lugar que no corresponde puede interpretarse como cesión de precedencia.
Olvidar la derecha de honor y el orden en espejo: en el protocolo de colocación de autoridades se tiene que romper la lectura del estrado y genera agravios.
No diferenciar acto del Estado / autonómico / local: aplicar un orden inadecuado al anfitrión descoloca a los asistentes.
Desajustar alternancia y jerarquía: en el protocolo de autoridades la paridad debe acompañar, nunca alterar la precedencia.
Falta de briefing a seguridad y prensa: se producen cambios de última hora sin comunicar, los cuales provocan desórdenes de acceso y foto.
En España, la combinación de reglas estatales como el Real Decreto 2099/1983, al igual que, criterios de igualdad como la Ley Orgánica 3/2007 en conjunto con normas territoriales, tales como el Reglamento de Protocolo y Ceremonial del Ayuntamiento de Madrid ofrecen un marco claro para decidir una adecuada colocación de autoridades según protocolo.
La colocación de autoridades según protocolo, no es un formalismo vacío, sino que, ordena la convivencia institucional, protege la imagen de los cargos y hace legible el acto para la ciudadanía.
De esta forma, si quieres profundizar en técnicas de diseño de presidencias, precedencias y organización de actos, puedes apoyarte en el Curso online de Protocolo diplomático internacional de Euroinnova como recurso complementario.
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Cristina Polo Calvo
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