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Cuando realizamos un trabajo, una investigación o un informe periodístico, la entrevista permite obtener información directa de una persona mediante un diálogo planificado. Aunque puede aplicarse en contextos laborales, psicológicos, académicos o informativos, su eficacia depende de que exista una estructura clara, preguntas adecuadas y una escucha atenta por parte de quien conduce la conversación.
Por eso, saber cómo estructurar una entrevista implica conocer sus fases, preparar el encuentro y adaptar el desarrollo al objetivo concreto. A lo largo del proceso también conviene considerar la duración, el tipo de preguntas, las actitudes del entrevistador y, en selección de personal, las pruebas que pueden complementar la valoración del candidato sin sustituir la entrevista.
Existen muchos tipos de entrevista, y cada una, aunque cuentan con una estructura similar, difieren en pasos o partes al realizarla. En esta ocasión nos dedicaremos a explicarte los tipos de entrevista y cómo se estructuran, poniendo énfasis también en los tipos de entrevista de trabajo más comunes.
Toda entrevista para que sea disfrutable o cuente con algún sentido debe seguir una estructura, la cual va enfocada en optimizar el diálogo. A su vez se tiene el propósito de hacer la conversación agradable de escuchar para el público; para ello se procura seguir generalmente la siguiente estructura. Veamos cuáles son las etapas de la entrevista laboral, es decir, qué partes tiene una entrevista y cómo se organizan. También aprenderás cuáles son las partes de una entrevista con ejemplos claros y prácticos.
El proceso de la entrevista inicia aquí. Previo a realizar cualquier tipo de plática es importante que el entrevistador lleve a cabo una investigación apropiada sobre el entrevistado, de forma que pueda guiar la conversación óptimamente y sacar el máximo provecho al diálogo. Por lo que en esta etapa se idean las preguntas de una entrevista, el lenguaje a usar e incluso el enfoque de la entrevista periodística; o si es el caso una entrevista escrita, en sí, puede que se haga un texto con esta información a modo de guion.
Es la primera de las partes de una entrevista y consta de introducir a los participantes, seguido de esto dar un poco de contexto para aquello que verán o escucharán en la entrevista, como puede ser un resumen de quién es el entrevistado y a qué se dedica. El protocolo sería saludarse, hacer una presentación de ambos y luego dar información sobre el entrevistado, ir de la pregunta más básica como su edad a información cada vez más detallada.
Se trata del diálogo ya iniciado, es la parte donde se harán preguntas o se iniciará la plática sobre el tema que se quiere tratar. El objetivo de ambas partes debe ser dar información precisa y clara, evitar extenderse en diálogos innecesarios en el proceso. Aquí se ve con claridad cómo se desarrollan las partes de una entrevista con ejemplos directos según el contexto.
La estructura no depende solo del orden de las preguntas: también influye la forma en que el entrevistador escucha, interviene y genera confianza. Entre las conductas del entrevistador, resultan especialmente importantes la empatía, la calidez, la flexibilidad, la tolerancia y la ética profesional. Estas actitudes ayudan a que la persona entrevistada se exprese con mayor libertad y a que la información obtenida sea más completa y pertinente.
Durante la conversación conviene practicar la escucha activa, dejar terminar las respuestas y utilizar silencios breves cuando faciliten la reflexión. También es útil mantener un contacto visual adecuado, respetar el espacio personal y evitar interrupciones constantes. En cambio, llegar sin haber revisado la información previa del entrevistado, hacerle esperar innecesariamente o conducir la conversación con rigidez puede afectar la calidad del intercambio.
El modo de formular las preguntas también debe adaptarse al objetivo. Las preguntas abiertas favorecen respuestas amplias; las cerradas sirven para confirmar datos concretos; y las preguntas facilitadoras pueden ayudar a profundizar sin imponer una respuesta. En una entrevista laboral, estas pautas se combinan con una comunicación profesional y con criterios de evaluación previamente definidos. Para ampliar este enfoque, puede consultarse este contenido sobre cómo son las entrevistas de trabajo.
Esta fase se caracteriza por la profundización que se hace en el cargo y perfil del candidato. ¿Qué es lo que busca el entrevistador? Él intenta indagar en las competencias profesionales y personales esperadas, lo que quiere decir que se evalúan las habilidades y la experiencia del entrevistado. Entonces, ¿cuáles son estos aspectos? Esto es lo que se toma en cuenta: logros, liderazgo, trabajo en equipo, adaptabilidad, entre otros.
Tampoco pasa desapercibida la indagación en torno a la motivación del candidato, es decir, qué espera del puesto, qué cree que puede ofrecer y cuáles son sus aspiraciones. Todo esto debe estar alineado con las expectativas de la empresa y la cultura organizacional de esta. Estas son algunas de las características de la entrevista que permiten evaluar el ajuste del perfil profesional al puesto.
Es el cierre de una entrevista. Este paso consiste en dar un cierre a lo visto o leído por el público, dando un pequeño resumen o algunas palabras sobre cómo ha sido entrevistar al invitado, se da por finalizada la conversación cuando ambas partes se han despedido. Si se quiere hacer un gesto de agradecimiento con el invitado o el entrevistador se hace en este momento y para finalizar, se dan los datos de ambas partes y algunos detalles, de esta forma el público recordará estos con más facilidad.
Si te ha parecido interesante leer sobre la estructura de la entrevista de trabajo, es momento de aprender de manera más detallada sobre el ámbito; para ello, encontrarás una excelente opción en el siguiente apartado, donde también verás con mayor profundidad cuáles son las partes de una entrevista y cómo aplicarlas.
La duración de una entrevista de trabajo varía por diferentes factores; uno de ellos es el tipo de entrevista, ya sea individual o en grupo; también influye la metodología que maneja el entrevistador y; el nivel de complejidad del puesto al que te postulas, de acuerdo con los expertos mientras más importante es la vacante que se busca ocupar más larga es la entrevista, ya que las etapas de la entrevista laboral se extienden un poco. Además, conocer bien cuáles son las fases de la entrevista te ayudará a anticipar su duración.
En términos generales las entrevistas duran entre 30 y 60 minutos o un poco más en algunas ocasiones, pero el tiempo no es algo que deba preocuparte, sin importar los minutos que te tome la entrevista, asegúrate de que el entrevistador te conozca y pueda ver el potencial que tienes como profesional.
Veamos las diferentes maneras de estructurar entrevistas de tipo psicológico, de investigación y periodísticas.
Los psicólogos constantemente realizan entrevistas a sus pacientes, las cuales permiten obtener información sobre el estado de salud mental del individuo y, por ende, le permite al psicólogo clínico tomar decisiones.
El psicólogo se presenta, explica su trabajo y un poco de su experiencia en el campo.
Luego de presentarse, le deja en claro al paciente el derecho de confidencialidad de sus conversaciones.
El psicólogo invita al paciente a describir el motivo de la consulta.
Se intenta evaluar, mediante preguntas, las expectativas del paciente con respecto a las sesiones terapéuticas.
El psicólogo determina cuándo será la próxima sesión, el diagnóstico y si requiere de alguna atención especial.
La entrevista de investigación es una técnica de enfoque cualitativo que busca obtener información directa de los sujetos de investigación.
Consiste en explicar a los entrevistados que se les realizará una serie de preguntas y solicitarles que contesten de manera honesta, es recomendable no decirles la intención final de la investigación.
Formular las preguntas de manera pausada y tomar notas. Es importante utilizar un lenguaje adecuado para el interlocutor.
Un consejo para utilizar este instrumento de investigación es tener un guion estructurado, con preguntas que sigan una secuencia congruente.
Las entrevistas periodísticas tienen por objetivo dar a conocer la opinión del entrevistado sobre algún tema en específico, estas pueden ser grabadas o pueden ser transcritas para ser publicadas textualmente.
Si algo debe ser una prioridad al momento de cómo estructurar una entrevista, es la planificación que se debe tener al momento de realizar una. La manera en la cual se va a desenvolver una entrevista es responsabilidad de quien realiza las preguntas al entrevistado.
En ocasiones, se usan técnicas de estructura como los cuestionarios, embudo o encuesta; solamente tienen un objetivo en común, y es que se cumplan la planificación previa del cómo estructurar una entrevista.
Disponer de una planificación al momento de organizar y ejecutar una entrevista, permite darle el uso correcto al tiempo en el cual se va a llevar a cabo la acción. Además, permite evaluar todas las habilidades o datos que fueron registrados cuando se hizo la entrevista.
Es importante tener en cuenta, que dentro de cómo estructurar una entrevista, no debe faltar la aplicación de diferentes medios, entre ellos:
La selección de pruebas también debe guardar coherencia con las etapas de una entrevista de trabajo, de modo que cada instrumento tenga una función clara dentro del proceso y no duplique información que ya puede obtenerse mediante preguntas bien formuladas.
Estas herramientas pueden servir como apoyo para comparar capacidades relacionadas con la vacante, siempre que sean aplicadas e interpretadas por profesionales competentes. Por ejemplo, una evaluación de conocimientos puede comprobar el dominio técnico, mientras que una prueba de razonamiento puede explorar cómo se resuelven determinadas tareas. La entrevista sigue siendo el espacio para contextualizar esos resultados, contrastar experiencias y valorar la adecuación global al puesto.
Entre las pruebas habituales se encuentran los test de personalidad, de aptitudes o razonamiento y de conocimientos profesionales. También pueden emplearse pruebas psicotécnicas cuando el proceso lo requiera. La elección del instrumento debe responder a lo que se necesita valorar y no convertirse en una prueba genérica desconectada del puesto.
En los procesos de selección, la entrevista puede complementarse con pruebas diseñadas según el perfil del puesto. Un test para entrevista de trabajo puede evaluar conocimientos, aptitudes, personalidad, razonamiento o competencias específicas, pero sus resultados deben interpretarse junto con el resto de la información disponible sobre el candidato y con criterios relacionados con las funciones reales del cargo.
Una encuesta es una técnica de recolección de datos, bastante versátil, que tiene como finalidad arrojar un resultado que demuestre alguna variante. Pero, ¿qué tiene que ver una encuesta en cómo estructurar una entrevista? Existe relación, ya que en las entrevistas de trabajo o en las entrevistas con carácter científico, se utiliza la encuesta como medio de recolección de información.
Además, se aplica en las entrevistas de trabajo como método de evaluación a las personas que opten por un puesto, logrando así, un embudo que determine qué persona está capacitada y cuál no para la vacante. En este punto es crucial conocer qué elementos se necesitan para hacer una entrevista eficaz y bien orientada.
Su nombre deriva de la palabra en inglés questions, que en castellano significa pregunta. Un cuestionario consiste en definir palabras o preguntas con conceptos válidos, es decir que tengan un respaldo académico o científico.
Se usa esta técnica para poder sectorizar los resultados de una entrevista sea de trabajo, científica, periodística o psicológica. Por eso, es clave considerar los elementos de una entrevista antes de aplicarla, especialmente si se trata de una evaluación laboral o académica.
La técnica del embudo se basa entener un resultado en el menor tiempo posible, esta técnica deriva de las encuestas y de los cuestionarios que se usan en la planificación de cómo estructurar una entrevista.
Al ser parte de los recursos que usa el entrevistador al momento de planificar cómo estructurar una entrevista, se aplica para darle sentido y así poder recrear o tener una idea principal al momento de obtener los resultados finales de la tertulia. Esto facilita también comprender cuáles son los pasos para llevar a cabo una entrevista y no perder el enfoque de la conversación.
Todas estas técnicas y métodos son usados cada día; lo bueno es que son fáciles de adaptar a nuevas tendencias demandadas por las empresas, comunidad científica y académica.
Lo importante es que no pierdan vigencia y sean uno de los tantos recursos que ayudan por parte del entrevistado al momento de consultar a alguien.
La formación académica que tenga la persona que efectúe la entrevista, determina la notoriedad que desee tener al momento de extraer información para poder concluir y qué acciones debe tomar ante ello.
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