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El asistente de director general es quien trabaja en forma directa con los directivos de la empresa llevando a cabo una serie de tareas que son variadas pero muy importantes, destacando entre ellas la atención al público en forma directa y también telefónica, la organización y coordinación de tareas administrativas, la planificación de eventos y reuniones, entre muchas otras que detallaremos más adelante.
El asistente de director general debe tener un conjunto de destrezas y habilidades, que comienzan por la facilidad de comunicación tanto oral como escrita, ya que dentro de sus labores, debe mantenerse en contacto permanente con los diferentes departamentos que conforman la empresa.
Podemos citar entre las principales funciones del asistente de director general, las siguientes:
El profesional que se desempeña en este puesto tiene la responsabilidad de ordenar todo lo relativo a los archivos de la empresa, las cuales reúnen mucha información en el transcurrir del tiempo, cada dato es fundamental, siendo muy importante poder localizarlos en un momento posterior que haga falta.
Con la llegada de la tecnología esta labor tiende a ser más fácil, además que la digitalización permite la inmediatez y ahorra espacio en la oficina; anteriormente era gran cantidad de papel que se almacenaba en ellas.
Quien ocupa el puesto de asistente de dirección general acompaña al director en la labor de la estructuración de los días de trabajo, e incluso le recuerda también, la agenda que se tiene pautada. Las reuniones y los compromisos, al igual que las citas deben estar muy bien organizadas y deben concretarse, es por ello que se deben planificar cuidadosamente haciéndolo en tiempos realistas, para que de esta manera puedan cumplirse.
Quien ocupa este cargo dentro de cualquier organización o empresa, encarga de comunicar las convocatorias, el horario de inicio de las reuniones y también del cierre de las misma, adicionalmente se encarga de gestionar todos los detalles para que el encuentro llegue a concretarse como se ha previsto.
Por si fuera poco, tiene la responsabilidad de planificar los eventos de carácter corporativo, ya que cada vez es más frecuente que las empresas realicen este tipo de actos.
El teléfono continúa siendo un medio de interacción muy valioso, por tal motivo el asistente de dirección general, se ocupa de atenderlo, pasando a ser la persona que representa a la compañía, por lo que es quien atiende directamente al cliente. Además, cuando llega alguna persona a la oficina para hablar con el director, es quien la recibe y la atiende, de igual forma, es quien también la despide al terminar su encuentro.
Este profesional es un asistente personal del director, lo que significa que su labor es de gran importancia dentro de la empresa.
Un asistente de director general debe contar con el siguiente perfil:
También es importante que el asistente de dirección general tenga la capacidad de trabajar en equipo, pero debe gozar del apoyo del resto de los empleados para que se logren los propósitos y fines comunes.
Este asistente trabaja en colaboración constante con el director de la organización, es por ello que, dentro del organigrama corporativo, se ubica junto a esta figura, motivo por el que debe contar con dos cualidades básicas que son la prudencia y la discreción.
La diferencia principal entre un asistente administrativo, ejecutivo y un asistente de dirección general vienen a ser sus supervisores, pues es que mientras que un asistente ejecutivo y un asistente de dirección general trabajan para una persona básicamente, el asistente administrativo trabaja es para todo un equipo, para un departamento u oficina.
Además, las funciones que cumplen también varían, el asistente ejecutivo lleva a cabo tareas de mayor autonomía, pero las del asistente administrativo, como lo dice su nombre, ejecuta labores de índole administrativo, las cuales afectan directamente todo lo que vienen a ser las operaciones de la empresa u organización en la que laboran.
Aquella persona que se desempeñe en este puesto puede trabajar en la asistencia no solo de la dirección general, sino de distintos cargos en una empresa, institución u organismo, pues está altamente capacitado para trabajar en pequeñas, medianas y grandes empresas de rubros diversos, en la cual tendrá la posibilidad de cooperar en el área administrativa y en la ejecutiva. De igual forma puede sacar adelante algún emprendimiento personal o laborar en organismos públicos. Así que si te decides a prepararte en esta área, podrás tener asegurado tu futuro laboral, siempre tomando en consideración que debes asumir con responsabilidad y excelencia cada una de tus tareas.
Una de las grandes ventajas de estudiar para ocupar este cargo, es que son múltiples y muy variadas las opciones de empleo, ya que hay quienes se centran en buscar la asistencia de altos cargos, pero hay otros que amplían sus posibilidades hacia áreas administrativas y contables.
La gran desventaja que existe es que hay gran competencia en lo que al mercado laboral se refiere, ya que no solo se trata de aquellos que se han especializado en el área a través de la realización de cursos, sino que hay muchos estudiantes, que mientras culminan sus carreras buscan este tipo de empleos para ir pagando sus estudios.
Si quieres prepararte en esta área además de haber cursado un grado en Asistencia de Dirección-Management Assistance o tener el título de Técnico Superior en Asistencia de Dirección, también podrás complementar tus estudios realizando un máster en asistente de dirección con Euroinnova, la Escuela de Negocios que te ofrece múltiples cursos, máster y especializaciones en esta y muchas otras áreas y lo mejor de todo es que es en forma online. ¡Aprovecha las oportunidades que te ofrece Euroinnova!
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