Master protocolo y organización de eventos

Master Protocolo y Organización de Eventos

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¿Qué es la organización de eventos?

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de todo tipo de eventos como congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones y otro tipo de reuniones con distintas finalidades.

Aunque estos estudios tan especializados es una disciplina relativamente nueva, es algo que siempre ha ido de la mano del ámbito de la comunicación corporativa y las relaciones públicas. En definitiva, podemos decir que es una herramienta de marketing fundamental.

Funciones del organizador de eventos

Un evento es algo muy complejo y comprende cuatro etapas principalmente. Estas son:

1. Diseñar el evento: A su vez, comprende diferentes acciones como son:
   1. Definir cuál va a ser el objetivo a perseguir.
   2. Decidir cuál va a ser el público objetivo al que se va a dirigir.
   3. Conocer qué necesidades corporativas tendrá el evento.
   4. Definir las necesidades que puede tener el público asistente.
   5. Planificar cuál va a ser la cantidad de trabajadores que se necesitará durante todo el desarrollo del evento.
   6. Estimar los recursos que se van a requerir.
2. Planificación del evento: Se compone de varias etapas:
   1. Elegir cuáles van a ser las fechas de celebración del evento.
   2. Definir el número de personas que asistirán.
   3. Seleccionar el lugar de celebración.
   4. Hacer el programa del evento.
   5. Crear un plan de comunicación y marketing adecuado.
   6. Contratar y llevar a cabo negociaciones con los diferentes proveedores.
   7. Aprobar el presupuesto final.
   8. Coordinar los equipos de trabajo.
3. Producción del evento: Esto conlleva distintas tareas:
   1. Contratar espacios y profesionales o recursos necesarios para llevar a cabo el evento.
   2. Supervisar el montaje del equipo técnico y los distintos elementos.
   3. Vigilar que todo esté yendo como debe durante el evento.
   4. Ayudar a solucionar los problemas que surjan durante el evento.
   5. Supervisar el desmontaje de los equipos.
4. Etapa posterior al evento: Consiste en el análisis del evento. Esto consiste en lo siguiente:
   1. Recibir y categorizar de la información sobre el rendimiento del evento.
   2. Evaluar los resultados que se han obtenido.
   3. Realizar una propuesta de mejoras para eventos futuros.

Tipos de eventos

Existen múltiples tipos de eventos. Uno de los que más expectación y asistencia generan son los eventos deportivos. Estos atraen a gran cantidad de público y, por tanto, numerosas empresas quieren ser patrocinadoras de este tipo de eventos.

Otro tipo son los culturales como festivales, conciertos u obras de teatro. También existen los eventos de tipo más profesional como los congresos o los sociales como las bodas, aniversarios, inauguraciones, etc.

Finalmente, debemos destacar las ferias dedicadas a algún sector empresarial concreto en el que las empresas pueden establecer relaciones con otras y dar a conocer sus productos y servicios.

Los eventos como herramienta de comunicación

Como ya hemos mencionado, la organización de eventos es una herramienta de comunicación muy importante que usan las empresas para mejorar sus estrategias de marketing. El objetivo aquí es conseguir involucrar a las personas y hacerlas partícipes de su actividad, de forma que consigan crear en su mente una imagen de marca positiva y que la recuerden. Por tanto, el marketing de eventos lo que busca es generar relaciones estables y a largo plazo con su público objetivo.

Un dato relevante es que, según estudios, muchas empresas destinan alrededor de la mitad de su presupuesto de comunicación a la organización eventos. Además, esto es algo que, aunque normalmente lo hagan las organizaciones más grandes, cada vez más lo están llevando a cabo las empresas pequeñas también.

Por otro lado, es crucial medir la rentabilidad del evento, no solo en términos económicos, sino que también en repercusión y conocimiento de marca.

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