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¿Alguna vez has oído hablar sobre la cédula de trabajo o cédula de auditoría? Este es un documento habitual en el trabajo de auditoría, el cual suele ser solicitado por los auditores o el contador público. Gracias a este documento, se puede llevar un registro de todas las operaciones realizadas. ¡Quédate y conoce qué es una cédula de trabajo!
Se podría señalar lo que son las cédulas de auditoría como los documentos en los que se describen los procedimientos y técnicas utilizadas durante la ejecución de la auditoría, así como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinión del auditor. A su vez, estos extractos, análisis, notas libros y documentos que amparan las operaciones realizadas por el auditor y demás constancias constituyen para conocer qué son las cédulas de auditoría, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo. Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el informe final, ¿los conocías?
Todo trabajo de auditoría debe basarse en el registro de datos. En el caso de lo que es una cédula de trabajo, se trata de un documento perteneciente a los papeles de trabajo que solo tienen acceso los auditores y en algunos casos los contadores para analizar estados financieros. ¿Por qué? Pues, estos suelen contener información confidencial de los empleados y la empresa. ¡Sigue leyendo y conoce más!
Antes de explicarte qué tipos de cédulas de auditoría existen, debes saber que una de las principales características de las cédulas de trabajo, es que contienen la contabilidad, índices y marcas, así como cruces, en caso de que la información contenida derive en otro papel, se deberá seguir la estructura determinada para las llamadas cédula de auditoría o de trabajo.
El objetivo general de las cédulas de trabajo es ayudar al revisor fiscal a garantizar de manera adecuada que una auditoría se realizó de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Pero, ¿A qué se debe su gran importancia?
Principalmente, las cédulas de trabajo son de gran ayuda para sentar las bases para planificar la auditoría administrativa del año siguiente, pues se trata de un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de los datos. De este modo, se puede determinar el informe adecuado de auditoría y un análisis para los supervisores y socios.
Luego de conocer qué son las cédulas de auditoría, pasamos según su contenido, a realizar su clasificación:
Cédulas sumarias o de resumen: en una cédula sumaria se resumen cifras, procedimientos y conclusiones del rubro, por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias. Hay que señalar la conveniencia que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o estadísticos de la operación, así como su comparación con períodos anteriores, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran de explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento de auditoría, antes de concluir la revisión.
Cédula analítica: en las cédulas analíticas de auditoría, además de incluirse la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del rubro o subfunción por revisar, mediante la aplicación de uno o varios procedimientos de auditoría, se detallan la información con la que se contó, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas.
Cédulas subanalíticas: por medio de las cédulas subanalíticas, se efectúa la desagregación, detalle o análisis en profundidad de los datos contenidos en una cédula analítica, mediante la aplicación de los mismos procedimientos utilizados o de otros complementarios. Un ejemplo del uso de estas cédulas, consiste en el examen específico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión de dicha cuenta.
Al margen de estos, existen otros tipos como las cédulas de discusión de observación o cédula de observaciones de auditoría. Ahora ya conoces cuáles son las cédulas de auditoría y es el momento de seguir indagando en el tema. ¿Quieres conocer cuál es la diferencia entre una cédula sumaria y una cédula analítica? ¡Vamos!
Una cédula sumaria es una especie de resumen de toda la auditoría; es decir, resume resultados y datos obtenidos en cédulas analíticas y de otro tipo. Así, recoge datos generales, cifras globales, procedimientos y conclusiones menos específicos.
Por otro lado, una cédula analítica es aquella que descubre el procedimiento de la auditoría de manera muy desarrollada, deteniéndose en partidas seleccionadas para ser revisadas y comprobadas. En este sentido, permite rastrear datos específicos y es la base de la información que se resume en la cédula anterior.
Para entender mejor la diferencia entre ambos conceptos, aquí te mostramos un ejemplo: una cédula sumaria puede mostrar el monto total que una tienda ha obtenido durante un mes gracias a sus ventas, mientras que una cédula analítica recogería los movimientos de la caja a diario.
Con este ejemplo de cédula analítica de auditoría y cédula sumaria seguro que entiendes mejor la diferencia, ¿verdad?
Las cédulas de auditoría presentan tres partes bien definidas:
Encabezado: aquí se asientan el logotipo de la empresa, las siglas de esta entidad de fiscalización y el nombre de la firma de auditoría y de la dirección de área encargada de la revisión. Se ubicará en la parte superior de la cédula.
Cuerpo o contenido principal: es la parte más importante de la cédula; en ella se asientan los resultados y la información obtenida por el auditor.
Pie o calce: se ubica en la parte final de la cédula. Al calce de la cédula se anotará la fuente de datos y significado de las marcas, así como la firma del auditor que elaboró y supervisó el papel de trabajo.
El certificado de auditoría es un documento, avalado por un auditor/a externo, que asegura la credibilidad de un informe a las partes interesadas. En otras palabras, es el documento que da fe del examen realizado a los estados financieros de una empresa o entidad, asegurando su validez y veracidad.
¿Te interesa conocer cómo obtener un certificado de auditoría? Pues bien, lo más habitual es contactar y contratar a un auditor externo e independiente a quien puedas proporcionarle toda la documentación empresarial, así como las auditorías internas realizadas (si las hay). Esta documentación, además, debería incluir balances, comprobantes, facturas, etc.
Una vez que le hayas enviado toda la documentación al auditor externo, él te informará sobre los pasos a seguir. Es probable que necesite acudir a la empresa para realizar trabajo de campo, pero esto dependerá de cada caso. Después, realizará el certificado de auditoría.
Los papeles de trabajo -o cédulas de trabajo de auditoría- son el conjunto de cédulas y documentos que poseen movimientos contables y que se usan para realizar un análisis o examinar la empresa. Tanto el contador público cómo los auditores deben considerar importante la preparación de los papeles de trabajo, para describir las pruebas realizadas, tener conocimiento sobre qué son las cédulas de auditoría, para apoyar los procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones, recomendaciones, acciones.
Los objetivos de los papeles de trabajo o cédulas para auditoría administrativa, los cuales ayudan a definir para qué son las cédulas de auditoría, son:
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