Índice
Dentro de la realización de los papeles de trabajo de un auditor, este se ve en la obligación de incluir una serie de símbolos o abreviaciones alfabéticas que permitan que su trabajo se encuentre más organizado y con una clara relación entre ambos al igual que un ahorro de tiempo, y es aquí donde entra lo que son índices de autoría. ¡Conoce de qué se trata!
Una auditoría es el proceso de verificación que busca confirmar la buena organización y cumplimiento de los estados financieros de una empresa, los cuales están reflejados en archivos y papeles de trabajo que, para ser localizados con mayor facilidad son marcados con una clave de identificación.
Estas abreviaciones se conocen como lo que son índices de auditoría y los símbolos que se utilizan son conocidos como marcas de auditoría; a continuación se incluye una explicación de este tema. ¡Comencemos!
Si te preguntas qué son índices de auditoría, responderemos que son la clave convencional de tipo alfabético, numérico o alfa-numérico, que permiten clasificar y ordenar los papeles de trabajo de manera lógica y directa para facilitar su identificación, localización y consulta.
En teoría no importa qué sistema se escoja dentro de lo que son índices de auditoría, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones.
Cada firma determina el sistema de lo que son índices de auditoría que emplea, pero pueden ser de las siguientes clases:
Todos ellos con variantes de utilización de mayúsculas, minúsculas o ambas. Pero definamos cada uno de ellos.
Los principales sistemas de indexación utilizados en auditoría administrativa son los siguientes:
Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas contables de activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de pasivo y capital. Las cuentas de resultado llevarían números arábigo índice alfabético doble: a las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.
Es una combinación de los sistemas numérico alfabético y alfabético doble.
Se le asigna una letra mayúscula a las cédulas sumarias de activo y doble letra mayúscula a las sumarias de pasivo y capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de 10 en forma ascendente.
Este es el sistema de mayor utilización por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.
A las cédulas sumarias de activo, pasivo, capital y resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios. Así, se conforma por números arábigos progresivos si se trata de cédulas sumarias de capital, activo, pasivo y resultados; por otro lado, si se trata de cédulas analíticas se conforma por números fraccionarios.
A las cédulas sumarias de activo, pasivo, capital y resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de 100.
Por último, este tiene un sistema completamente diferente, que puede ser más fácil o difícil dependiendo del tipo de documento, ya que, por un lado, no necesita el catálogo que explique cada símbolo gráfico, pero por otro puede conformar índices muy largos. Este método consiste en asignar como índice el código correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan Único de Cuentas.
Es decir, asigna un dígito numérico a cada tipo de documento y cada característica que pueda tener el mismo. Al final el índice sería la combinación de todos los números que correspondan.
El índice de las hojas de trabajo tendría un dígito
El índice de las cédulas sumarias tendría dos dígitos
El índice de las cédulas analíticas puede tener de 4 a 6 dígitos
Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas y sub analíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.
Para terminar de explicarte mejor qué es un índice en auditoría, también debemos hablar de las marcas. Las marcas de auditoría específicas son signos que los auditores encargados del trabajo plasman en las cédulas para indicar algo.
Estas marcas y signos de auditoría ya están establecidos a nivel internacional, por lo que no es necesario que el profesional le explique a los empleados de la empresa acerca de cómo identificarlos o algo por el estilo. Los más sencillos son, por ejemplo, un check que significa cálculo verificado y doble check que significa cifra cuadrada y si quieres volverte un profesional en este campo, te tenemos una propuesta muy interesante.
¿Quieres seguir descubriendo más acerca de los índices y marcas de auditoría?
Ahora que ya sabes qué es un índice en auditoría e incluso algunos ejemplos de cédulas de auditoría a las que se le asignan índices, queremos seguir mostrándote ejemplos de índices de auditoría.
Un ejemplo de índices de auditoría puede ser el siguiente:
A1: Plan de auditoría
A2: Carta de encargo
B1: Evaluación del control interno
C1.1: Pruebas de caja
C1.2: Pruebas de bancos
Otro ejemplo -más extenso- de un índice de auditoría podría ser el siguiente:
Además de los índices de auditoría de los que hemos hablado en este artículo, existen otras acepciones de este término también relacionadas con el ámbito de las auditorías. En concreto, los índices de auditoría de una empresa también pueden referirse al índice de endeudamiento, índice de liquidez, índice de rentabilidad sobre activos o el índice de rotación de inventarios, entre otros. Estos son indicadores financieros del estado en el que se encuentra una empresa.
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