Qué es una organización y su clasificación: estructura, tipos y funcionamiento

Cuando varias personas coordinan sus capacidades en torno a un propósito común, pueden transformar una idea en un proyecto, una empresa o una institución. Esa coordinación exige distribuir responsabilidades, definir normas, asignar recursos y establecer objetivos que orienten el trabajo. Comprender cómo se estructura una organización ayuda, por tanto, a interpretar su funcionamiento y la manera en que sus integrantes colaboran para alcanzar resultados.

Entender qué es una organización y su clasificación permite distinguir sus elementos básicos y los criterios con los que puede ordenarse: finalidad, grado de centralización, formalidad, actividad, tamaño o ámbito geográfico. También conviene conocer el papel de los objetivos, la estructura interna y los grupos que intervienen en el funcionamiento diario de la entidad.

¿Qué son las organizaciones?

La definición más común para entender qué es una organización es interpretarla como una institución formada por una serie de personas que, de manera voluntaria, han decidido coordinar sus esfuerzos y capacidades para alcanzar objetivos en común por medio de estas estructuras organizacionales. También se puede definir como una red de relaciones en la que sus integrantes tienen roles y responsabilidades establecidos, trabajan en diversas áreas y orientan sus esfuerzos hacia una finalidad común.

En este sentido, un grupo organizacional no es una simple reunión de personas, sino un conjunto que comparte una finalidad, reparte tareas y coordina esfuerzos. Cuando esa cooperación se mantiene en el tiempo, la organización puede funcionar mediante grupos organizados que convierten los objetivos generales en acciones concretas.

El mínimo de personas que deben estar unidas en esta figura es de, al menos, dos, de forma que pueda existir una cooperación entre las partes. Además, todas las organizaciones deben estar compuestas por algunos elementos básicos:

• Misión: toda organización debe tener un propósito, una razón por la cual se crea o un motivo para mantenerla operativa. Este debe ser un fin específico y conocido por sus integrantes.
• Estructura o miembros: corresponde a la forma en que se articula la organización y se distribuyen sus áreas, equipos y relaciones internas, incluida la organización de grupos.
• Funciones o tareas: comprende la distribución de actividades, responsabilidades y roles necesarios para el funcionamiento de la entidad.
• Niveles: estructuración de los niveles de responsabilidad, liderazgo y toma de decisiones de cada actor implicado.
• Normas: son las reglas, procedimientos o estatutos que regulan la actividad de la organización y orientan el trabajo de sus integrantes.
• Objetivos: todo cuanto se hace debe obedecer a una finalidad o a una o varias metas concretas.
• Recursos: son los insumos y bienes necesarios para que una organización sea operativa. Incluyen recursos económicos, humanos, tecnológicos, materiales e instalaciones.

Comprender qué son los objetivos de una organización ayuda a diferenciar la misión general de las metas concretas que orientan la planificación. Los objetivos describen resultados deseados y permiten convertir el propósito de la entidad en decisiones, prioridades y acciones que puedan seguirse y evaluarse. Por ello, deben guardar relación con la misión y con las responsabilidades de las distintas áreas.

Para que los objetivos organizacionales resulten útiles, conviene que sean claros, medibles, realistas, coherentes entre sí y suficientemente flexibles para adaptarse cuando cambian las circunstancias. También deben ser comprensibles para las personas responsables de alcanzarlos y plantear un reto compatible con los recursos disponibles.

Según su horizonte temporal, pueden formularse objetivos de largo plazo, vinculados con la estrategia; de mediano plazo, que ayudan a trasladar esa dirección a las distintas áreas; y de corto plazo, centrados en acciones y resultados más inmediatos. Esta secuencia facilita que el trabajo cotidiano mantenga relación con las prioridades generales.

Desde la teoría organizacional se han propuesto distintas formas de describir estas entidades. Algunas ponen el foco en las reglas, la jerarquía y la autoridad; otras, en su condición de unidades sociales construidas para alcanzar fines específicos. En ambos casos, la coordinación entre personas, responsabilidades y recursos constituye un elemento central.

Ahora que conocemos qué es una organización empresarial, es esencial ahondar en la importancia de la organización empresarial. Responde a los siguientes motivos:

• Métodos de trabajo correctos: proporciona métodos para lograr un desempeño adecuado en las actividades que realiza la empresa.
• Agilización de procesos: cuando cada persona conoce su cometido, es más sencillo coordinar y agilizar los procesos de trabajo.
• Reducción de costes: una distribución eficiente de tareas y recursos puede evitar duplicidades, retrasos y gastos innecesarios.
• Posiciones claras: los integrantes de la empresa conocen su posición, las funciones que deben ejercer y la responsabilidad asociada a su trabajo.
• Optimización de recursos: una estructura bien definida facilita asignar los recursos allí donde resultan necesarios.
• Fomento del trabajo en conjunto: los empleados pueden coordinarse de forma más eficaz, especialmente cuando las tareas requieren aprendizaje compartido y una adecuada organización grupal.
• Parte esencial de todo negocio: permite establecer relaciones entre puestos, funciones y tareas para sostener el funcionamiento de la entidad.

En este marco, entender qué es la organización técnica permite observar cómo la estructura se convierte en una forma concreta de trabajar. No se trata de una clasificación independiente, sino de la manera en que se agrupan actividades, personas y recursos para que las funciones de la organización puedan ejecutarse de acuerdo con sus objetivos y con la planificación establecida.

En la práctica, el diseño organizacional define qué áreas participan en cada proceso, qué responsabilidades corresponden a cada puesto y cómo se relacionan los departamentos. El organigrama puede representar esas relaciones de autoridad y facilitar que cada integrante sepa de quién depende, con quién debe coordinarse y hasta dónde llega su capacidad de decisión.

• Las funciones se distribuyen entre áreas o departamentos especializados según las necesidades de la organización.
• Cada puesto debe tener responsabilidades suficientemente claras para evitar vacíos o duplicidades.
• La coordinación entre departamentos es tan importante como la definición de las funciones individuales.
• La estructura debe apoyar la estrategia vigente y permitir ajustes cuando cambian las necesidades de la entidad o de su entorno.

Y ahora sí: ¿vamos a descubrir la clasificación de las organizaciones más utilizada?

Cómo se clasifican las organizaciones según sus fines

Para entender qué es una organización y su clasificación es importante distinguir los criterios utilizados. Según sus fines, la división principal diferencia entre organizaciones con fines de lucro y organizaciones sin fines de lucro. Otras denominaciones, como organizaciones públicas, deportivas o internacionales, responden a criterios distintos, como la titularidad, la actividad o el ámbito geográfico.

Esta es una de las divisiones más conocidas. Por un lado, las organizaciones con fines de lucro desarrollan una actividad con la intención de generar beneficios económicos para sus propietarios o socios. Por otro, las organizaciones sin fines de lucro persiguen objetivos sociales, culturales, educativos, humanitarios u otros fines y no distribuyen posibles excedentes entre propietarios como beneficio particular.

En definitiva, para entender cómo se clasifican las organizaciones según sus fines o según las ganancias de la empresa, conviene diferenciar los siguientes casos:

• Organizaciones sin fines de lucro: son entidades que trabajan por un objetivo común sin repartir beneficios entre propietarios o miembros, como determinadas fundaciones, asociaciones u ONG. Pueden contar con personal remunerado y financiarse mediante cuotas, donaciones, subvenciones, prestación de servicios u otras vías compatibles con su naturaleza.

• Organizaciones con fines de lucro u organizaciones empresariales: desarrollan una actividad económica con el propósito de obtener beneficios. En muchos casos ofrecen productos o servicios dentro de un sector determinado y pueden adoptar distintas formas jurídicas según la legislación aplicable, como sociedades anónimas o sociedades limitadas.

• Organizaciones gubernamentales o públicas: esta categoría responde principalmente a la titularidad y al control público, no a una tercera modalidad estricta según el lucro. Son creadas o gestionadas por las administraciones para cumplir funciones públicas, prestar servicios o ejecutar competencias atribuidas al Estado y a otras entidades del sector público.

Cualquiera de las anteriores puede desarrollar parte o la totalidad de su actividad como organización virtual, es decir, apoyándose de forma predominante en herramientas digitales, equipos distribuidos y procesos en línea. Esta condición describe su modo de funcionamiento y no determina por sí sola su finalidad económica.

Ahora ya conoces la clasificación de las organizaciones según su finalidad, pero existen otras formas de abordar la naturaleza y clasificación de las organizaciones.

Organizaciones según su centralización

Según su grado de centralización, las organizaciones se suelen dividir en dos: organizaciones centralizadas y organizaciones descentralizadas.

Organizaciones centralizadas

En este modelo, la toma de decisiones y la autoridad se concentran principalmente en los niveles jerárquicos superiores de la institución.

Organizaciones descentralizadas

En este modelo, parte de la autoridad se distribuye y las decisiones pueden delegarse en distintos niveles, áreas o unidades. Un ejemplo sería una empresa que concede autonomía operativa a sus delegaciones regionales dentro de límites y responsabilidades previamente definidos.

Organizaciones según su formalidad

Las organizaciones según su formalidad son otro de los métodos de clasificación de las organizaciones en administración. En este caso, conviene aclarar que hablar de organización formal o informal no significa referirse a si una empresa está registrada o no, sino a la forma en que se estructuran sus relaciones internas, sus normas, sus roles y sus dinámicas de trabajo.

Las organizaciones formales poseen un sistema deliberadamente definido para distribuir responsabilidades y tomar decisiones. Dentro de este enfoque pueden distinguirse estructuras lineales, funcionales y de línea-staff. La organización lineal mantiene una cadena directa de autoridad; la funcional distribuye el trabajo por áreas especializadas, y la línea-staff combina autoridad jerárquica con asesoramiento técnico.

Las organizaciones informales, en cambio, surgen de manera espontánea dentro de la convivencia laboral. Se apoyan en relaciones personales, intereses compartidos, vínculos de confianza y canales de comunicación que no dependen necesariamente del organigrama, aunque pueden influir en la dinámica diaria de la entidad.

En este punto, los grupos organizacionales formales ayudan a movilizar recursos, reunir y transmitir información, coordinar tareas y tomar decisiones alineadas con los objetivos de la entidad. Por eso, comprender los grupos en las organizaciones permite entender mejor cómo se distribuye el trabajo dentro de una estructura formal.

Dentro de una empresa pueden existir grupos formales, como los grupos de mando o los grupos de tareas, y grupos informales, como los grupos de interés o los grupos de amistad. Los primeros suelen responder al organigrama y a los objetivos de la entidad; los segundos surgen de la interacción social, la afinidad o las necesidades de apoyo entre sus miembros.

Así, se encuentran dos modelos básicos, la organización formal y la informal:

• Organización formal: se expresa en la división planificada del trabajo, la asignación de cargos y responsabilidades, los procedimientos, los niveles de autoridad y los canales de comunicación definidos. Su objetivo es aportar orden y coordinación al funcionamiento de la entidad.

• Organización informal: constituye la estructura organizacional social que complementa las estructuras corporativas formales. Está formada por comportamientos, interacciones y relaciones profesionales que surgen en el día a día. Se caracteriza por su flexibilidad y evolución espontánea. Puede favorecer la comunicación, el clima laboral y el compañerismo, aunque también puede generar resistencias al cambio o canales de información no verificados.

En la práctica, ambas pueden coexistir dentro de una misma empresa. La organización formal aporta orden, responsabilidad y coordinación; la informal, por su parte, refleja cómo se relacionan realmente las personas dentro del entorno laboral.

Otras divisiones

Si bien los puntos anteriores son las formas de entender qué es una organización y su clasificación más comunes, existen otros criterios con los que pueden clasificarse las organizaciones económicas, como su actividad, su tamaño, su ámbito geográfico, la propiedad del capital o su forma jurídica.

Por ejemplo:

• Según su actividad: organizaciones industriales, comerciales o de servicios.
• Según su tamaño: microempresas, pequeñas, medianas o grandes empresas, de acuerdo con los criterios aplicables en cada contexto.
• Según su ámbito geográfico: locales, regionales, nacionales o multinacionales.
• Según su forma jurídica: asociaciones, cooperativas y distintas modalidades societarias, entre otras posibilidades previstas por la legislación de cada país.

Lo que tienen en común estas variantes es que permiten ordenar y comprender organizaciones con estructuras, finalidades y modos de funcionamiento diferentes. Además, dentro de cada entidad pueden existir grupos directivos, mandos intermedios, especialistas y trabajadores que hacen posible su actividad diaria y contribuyen al cumplimiento de sus objetivos.

Cursos online que te pueden interesar

• Curso Experto en Organización y Comportamiento Empresarial
• Curso Online sobre la Calidad y Organización en el Trabajo: Gestión Empresarial