Qué es un manual de funciones y cómo aplicarlo en tu empresa

Quizás te has preguntado qué es un manual de funciones, el cual es muy utilizado en nuestros días por muchas corporaciones que organizan muy bien lo relacionado con el trabajo que debe desempeñar el personal. Este documento apunta a que la empresa logre mejores resultados al disponer de la información detallada de las obligaciones de los puestos que conforman todos los departamentos.

Las mismas suelen estar bastante especificadas y le dan a la organización la posibilidad de comprobar si sus trabajadores tienen los conocimientos, el nivel académico y pueden asumir las responsabilidades que le sean asignadas para cubrir las necesidades de cada área, por ejemplo, la de contabilidad, administración o cualquier otra.

El manual de funciones es un documento que sirve para la gestión empresarial, en el que se describen y establecen las funciones básicas y específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, y los requisitos de los cargos de trabajo.

¡Conoce más sobre este documento a lo largo del artículo!

Ventajas del manual de funciones

Para comprender qué es un manual de funciones, destacamos algunos aspectos claves y favorables al utilizarlo:

• Es una herramienta que facilita a la alta dirección y a los jefes la información acerca de las tareas de los cargos existentes que están bajo su supervisión, como referencia para la evaluación del desempeño.
• Facilita la organización eficaz del trabajo.
• Consolida la toma de decisiones más objetiva, lo que puede ser verificado por los socios de la corporación.
• Comunica al ocupante de un puesto las funciones, responsabilidades y requisitos que debe asumir.
• Favorece la planificación de lo referido a sus recursos humanos, departamento que podrá anticiparse a la posible variación de los puestos de trabajo.

En internet puedes ubicar mucha información referida al manual de funciones, como es el caso del sitio Slideshare, con posibilidades de descargar archivos en formato PowerPoint o en cualquier otro.

Ejemplo de manual de funciones

Debido a la utilidad de conocer qué es un manual de funciones y su alcance, conviene saber que este tipo de documento se aplica perfectamente para cargos de supervisión, tales como los de un administrador o un gerente general. Veamos un extracto de cómo estaría escrito el manual según el cargo del primero que mencionamos antes:

Función básica: Es el responsable de la planificación, organización, dirección y control de los recursos de la compañía (humanos y tecnológicos) para lograr los objetivos empresariales.

Funciones claves del administrador

• Representación de una empresa ante el resto de sociedades, por lo que debe asumir el control de todas las relaciones comerciales.
• Vela por el cumplimiento de la ley, de los estatutos y de la actividad general de la empresa.
• Toma de decisiones tanto en el área contable como en ventas, finanzas, compras y control administrativo de la organización.

Además, es habitual hablar del manual de funciones y procedimientos como un mismo bloque de trabajo, ya que ambos documentos deben mantener una vinculación estrecha: en el de procedimientos se describe qué debe realizar el trabajador y cómo hacerlo, así como la frecuencia, los lugares, las herramientas, los equipos y los tipos de documentos, entre otros aspectos. En definitiva, es una guía para que el empleado realice su labor de forma efectiva, aportando los mayores beneficios a la corporación.

¿Hemos entendido mucho más acerca de qué es un manual de funciones? Claro, para elaborarlo e implementarlo en el ámbito empresarial se necesita a personas preparadas en el campo, ¿te interesa convertirte en uno? Si este es el caso, tenemos una excelente idea para ti.