El libro de novedades en Seguridad Privada

Es probable que pienses que un libro de novedades tiene que ver con novela, farándula o las últimas novedades literarias, pero en el ámbito de la seguridad, ¿qué es un libro de novedades? También se le conoce como bitácora de seguridad privada, y su función es completamente distinta.

En este post podrás identificar qué es un libro de novedades y cuáles son los pasos para saber cómo llenar un libro de novedades, quiénes son los encargados de hacerlo, las características que debe tener este libro y otros aspectos necesarios y esenciales para el manejo y llenado del mismo.

¿Qué es y para qué sirve un libro de novedades?

En la gendarmería o vigilancia, el libro de novedades es un documento o libro diario en el que se anotan los hechos más relevantes de un día de trabajo. Se utiliza generalmente por un guardia de seguridad, privada o no, para anotar las actividades que realiza dentro de su área de trabajo o jornada de vigilancia, a fin de dejar constancia de todos los hechos o novedades diarias en su turno. En ese sentido, entender qué es una novedad en seguridad privada es clave para saber qué registrar.

En otras palabras, este libro sirve para registrar actividades, ocurrencias, incidencias o acciones acaecidas durante una o más jornadas. El objetivo de este registro detallado es establecer un conjunto de pruebas para demostrar qué pasó o aclarar dudas sobre determinada jornada. Por ejemplo, se anotan las entradas tanto del personal de trabajo como de mercancías, materiales y otros objetos.

¿Cómo aperturar un libro de novedades?

Sabiendo qué es un libro de novedades, es necesario conocer la apertura correcta de este libro, también conocido como “libro rojo”, que tiene una secuencia específica que cumplir. En este sentido, la apertura del libro debe hacerse de la siguiente manera:

• El libro debe estar identificado con los datos de la empresa o institución.
• Se inicia colocando la fecha completa (día, mes y año) en la cual se le da apertura al libro. Esto es una característica particular de lo que es un libro de novedades.
• Se destaca la cantidad de hojas útiles, las cuales han de estar foliadas.
• Se indica el propósito del libro, destacando que será para dejar por sentado todas las novedades diarias que ocurran en tal o cual empresa.
• Es preciso dejar por escrito en esta acta de apertura que el mismo no debe llevar tachaduras ni enmendaduras de ningún tipo, y que los inspectores y oficiales encargados de las guardias diarias serán los responsables de plasmar diariamente todas las novedades ocurridas durante los servicios.
• Finalmente, el acta de apertura que se realiza en la primera hoja de lo que es el libro de novedades será firmada y sellada por el jefe de seguridad de la empresa. Este procedimiento también responde a la necesidad de seguir un formato de parte de novedades con carácter formal.

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¿Qué se escribe en un libro de novedades?

Las “novedades” se refieren a sucesos nuevos, raros o que provocan mayor interés, que generan alguna diferencia en cuanto a lo que se oye o lo que se ve; por lo tanto, es una cosa nueva. Fundamentalmente, las novedades se deben empezar a redactar tomando en cuenta aspectos importantes como:

• Fecha y hora en la cual se redacta la novedad, lo que permitirá, en algunos casos, determinar el turno y responsable de guardia.
• Título de la novedad.
• Descripción detallada de los hechos sin omitir ningún detalle que pueda parecer sin importancia.

Entonces, para precisar lo que es un libro de novedades y lo que va escrito allí, es pura “Información” referente a las operaciones diarias, muchas veces de carácter obligatorio, dependiendo del trabajo en el que te encuentres y de las funciones inherentes al cargo. Así que lo que vas a escribir está relacionado con:

• Todas, pero absolutamente todas las novedades durante el turno de servicio.
• Horarios del personal en sus diferentes turnos.
• Cuál es el encargado o responsable de ese turno.
• Las tareas asignadas y notificaciones de las órdenes realizadas.
• Entradas y salidas de personas dentro del área de trabajo.
• Entradas y salidas de mercancía, equipos de oficina, materiales, bienes, entre otros.
• Los objetos perdidos que hayan sido llevados al cuarto de vigilancia.
• La entrada y salida de objetos, mercaderías y materiales.
• Precintado de puertas y accesos.

Estos elementos también pueden ser utilizados para estructurar un modelo de informe de novedades que permita documentar los hechos de forma coherente y profesional.

Recomendaciones para escribir novedades

Antes de saber sustancialmente qué vas a escribir en lo que es un libro de novedades, te recomendamos tener presente las siguientes consideraciones:

• Escribir con letra legible.
• Escribir de forma clara, precisa y sin omitir detalles.
• Utilizar tinta negra para la escritura.
• Las hojas deben estar debidamente foliadas para evitar que las arranquen.
• Se deben evitar las enmendaduras y tachones en la escritura.
• En tal caso de haber un error de escritura, se escribe nuevamente la palabra o la frase inmediatamente después del error.
• Redactar en tiempo pasado, nunca en presente.
• Especificar los horarios de novedades en el sistema horario de 24 horas.
• Se deben escribir línea tras línea, sin dejar espacios ni páginas en blanco.
• Escribir una novedad por párrafo.
• No utilizar abreviaciones.

Estas pautas básicas te ayudarán a entender cómo redactar un informe de novedades que cumpla con los requisitos formales y operativos establecidos por cada organización.

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¿Quién puede solicitar esta información?

Por lo general, este instrumento es utilizado por el personal de seguridad, así como cualquier empleado que se le haya encomendado su uso para el registro de las actividades realizadas, por lo cual es una herramienta a la que se le debe dar gran importancia para su resguardo.

En algunos casos, la clave de lo que es un libro de novedades radica en la utilidad que representa para darle curso a los acontecimientos, en especial cuando los mismos pueden ser tomados como evidencia en alguna investigación. De esta manera, cualquier organismo de investigación policial está en el derecho de solicitar esta información reflejada en el libro de novedades. Este tipo de informe de novedades seguridad sirve como soporte documental en auditorías o procesos legales.

Además, no solo actúa como evidencia para agentes externos, sino que puede ser solicitado por el personal de gerencia, y el mismo deberá ser entregado inmediatamente y leído y revisado siempre en presencia de un supervisor o encargado de la empresa de seguridad. En estos casos, lo más habitual es entregar un reporte de novedades por escrito que contenga toda la información consignada.

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