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La comunicación cumple un rol indispensable en el correcto funcionamiento de cualquier empresa u organización, siendo directamente proporcional al rendimiento de ésta. Es necesario organizar un sistema de intercambio de información, no solo para la resolución de conflictos, sino también para fomentar acciones que son importantes para el equilibrio de todos los componentes del equipo, aquí entra lo que es la comunicación formal e informal.
Antes de ahondar un poco en lo que es la comunicación formal e informal, hay que definir un poco lo que es la comunicación organizacional pues de este concepto derivan nuestros puntos principales. Entonces se define como todas aquellas acciones llevadas a cabo para transmitir y recibir información por diferentes canales y técnicas de comunicación interna, donde se facilita el proceso de comunicación entre los miembros de una empresa, o externas, que es la trasmisión de una comunicación efectiva de la empresa hacia el público con el fin de mantener las relaciones públicas o externas. ¡Aprende mucho más en este artículo!
La diferencia principal entre la comunicación formal e informal es que la comunicación formal siempre está respaldada por canales de comunicación predefinidos, mientras que no hay reglas establecidas para la comunicación informal.
Además de esta distinción, existen otras como los momentos en que se producen una y otra comunicación o la agilidad con que se puede intercambiar los mensajes y su feedback.
Ambos tipos de comunicación son esenciales para las empresas y sus equipos y, por eso, hay que velar por el mantenimiento de las condiciones óptimas para que, en los dos casos, el intercambio de información sea lo más eficaz posible.
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Entendemos como lo que es comunicación formal a un sistema de comunicación que se basa en los canales y sistemas designados oficialmente, en un entorno organizativo.
Dentro de lo que es comunicación formal también se describe como el envío y la recepción de documentos oficiales, cartas, memorandos, informes, manuales de políticas o procedimientos, entre otros. En una organización o empresa.
Según la dirección que utilicemos para transmitir la información, podemos establecer hasta cuatro tipos diferentes de lo que es comunicación formal. Procedamos a ver todos ellos con más detalle.
Es una forma de transmisión del mensaje de tipo vertical y con dirección de abajo hacia arriba. Un ejemplo de los mensajes que pueden enviarse en esta modalidad serían los informes que les hayan solicitado, pero también solicitudes para algún asunto concreto e incluso quejas que quieran dejar patentes.
El caso contrario al anterior sería el de la comunicación organizacional formal descendente. En este modelo, la información también se transmite de forma vertical, pero esta vez lo hace desde arriba hacia abajo. Es decir, son los directivos y responsables los que están transmitiendo información hacia los empleados que tienen a su cargo. Pueden enviar, por ejemplo, instrucciones sobre las tareas que deben realizar y la forma en la que deben hacerlo. Pueden hacerlo oralmente o por una comunicación escrita, según la información que deseen enviar.
No toda la comunicación formal que hay en la organización se dirige a personas de otro nivel jerárquico. Cuando el mensaje se envía a otro trabajador que ocupa el mismo rango, estamos hablando de comunicación formal horizontal, puesto que el flujo de información se dirige de forma lateral.
Este modelo se observa claramente en las reuniones de los diferentes jefes de departamento, puesto que en ellas se comunican varios individuos de secciones independientes, pero todos ellos están en la misma posición como gerentes o directivos.
Existe un tipo de comunicación formal menos frecuente pero que igualmente puede ocurrir, y es el diagonal. Esta modalidad ocurriría cuando los dos interlocutores pertenecen a departamentos diferentes pero también a niveles jerárquicos distintos.
Puede darse el caso de que un jefe de una sección de la empresa en concreto necesite transmitir una información a unos empleados que no están a su cargo, pero sí en un escalafón inferior en la estructura de la empresa. Este sería un ejemplo de caso de comunicación empresarial formal diagonal.
Principalmente este tipo de comunicación tiene como base las relaciones personales, por ende este tipo de comunicación es libre de cualquier tipo de etiqueta formal, si hacemos una pequeña comparación con la comunicación formal esta no tiene un lenguaje formal.
Por ende este tipo de comunicación puede adoptar diferentes formas para interactuar. Como todo, esta informalidad tiene una desventaja:
Ahora bien si se ve el otro lado de la moneda, la ventaja de esta comunicación:
Un claro ejemplo de este tipo de comunicación puede ser: “maría comió, tomó una siestecita e hizo la tarea” en la mayoría de los casos se suelen emplear modismos y las frases son cortas e inclusas, por ello se puede reconocer con facilidad.
Ambas son de igual importancia para el funcionamiento de la empresa, la comunicación formal es la manera jerárquica de trasmisión de la información, entre jefes y subordinados, manteniendo la autoridad de los superiores. Se hace uso del lenguaje formal para la difusión de tareas por hacer o algún comunicado de relevancia, en estos casos se da lo que sería la comunicación descendente cuando es de los superiores a subordinados y comunicación ascendente, cuando los empleados envían un comunicado a sus superiores.
Saber qué es la comunicación formal e informal, con respecto a la comunicación informal, la importancia de este radica que al no estar dentro de la organización formal de la comunicación empresarial, se permite la resolución de problemas de manera más sencilla puesto que al venir del lenguaje informal, permite recabar información indispensable por medio de comentarios y sugerencias, un ejemplo es un jefe sociable, puede obtener mucha información por medio de la comunicación informal.
En las ventajas de la cursos online de copyrightformal, está el mantenimiento de la autoridad entre superiores y subordinados, además que permite una clara y eficaz transmisión de la información, por lo que no hay cabida en a malinterpretación del mensaje y un flujo ordenado de la información, ejemplo, si se transmite la información con un mapa conceptual.
En las desventajas está que la información puede estar distorsionada, pues recorre muchos pasos antes de llegar a su objetivo, que haya sobrecarga de trabajo y la indiferencia de los superiores ante las sugerencias formales de los subordinados.
Respecto a la comunicación informal, en las ventajas está la rapidez de la trasmisión de la información, causando el mismo impacto; la resolución fácil de los problemas y la satisfacción de las necesidades de los empleados.
Con respecto a las desventajas tenemos que la información no es fiable pues puede que distorsione o sólo sean rumores, además que la información al no ser sistemática, puede que llegue a la persona incorrecta.
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Cristina Polo Calvo
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