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Comprender qué es conservación y preservación documental permite diferenciar acciones preventivas, conservación y restauración, así como planificar medidas antes de que aparezcan daños irreversibles. Este trabajo conecta la protección material de los fondos con su valor como testimonio, fuente de conocimiento y parte de la memoria que una institución o una comunidad transmite al futuro. Este enfoque facilita una lectura más precisa del tema y de sus aplicaciones.
Los archivos conservan información que permite documentar actividades, derechos, decisiones y memoria colectiva. Mantener los documentos en condiciones adecuadas exige prevenir el deterioro, controlar el entorno y aplicar medidas que protejan tanto el soporte físico como el contenido, especialmente cuando el material posee valor administrativo, histórico o cultural.
En España, se tiene muy en cuenta la importancia de salvaguardar el material documental de nuestro país. De hecho, la Constitución española indica, en su artículo 46, la obligación de los poderes públicos de garantizar la conservación del patrimonio cultural español. Por ello, es importante prestarle atención a una serie de factores esenciales en este entorno y de técnicas que te ayudarán a ser un profesional altamente cualificado y a realizar un trabajo eficiente. Aunque, primero debes saber qué es conservación y preservación documental. ¡A por ello!
Dentro de esta área de formación de la Documentación y Archivos contamos con un gran abanico de posibilidades y de salidas laborales. De hecho, los programas didácticos de este ámbito son variados: existen cursos que te facilitan una visión más general del sector y que sirven para introducirte en este campo, y otros cursos más especializados para perfeccionar un tema en concreto. Un ejemplo de esto último es la formación en Conservación y Preservación documental. ¿Cuál es tu formación favorita?
La preservación y la conservación del fondo documental consisten en un conjunto de medidas para asegurar el buen estado de los documentos. Es decir, un conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Se lleva a cabo mediante un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad. Como decíamos, esto sucede a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.
"La preservación pone el pasado a conversar con el presente por un mutuo interés en el futuro".
Además, este proceso se desarrolla en tres fases: preservar, conservar y restaurar. Eso sí, lo ideal es permanecer siempre en la primera o en la segunda, y no tener nunca que llegar a la última fase de restauración. Lo cual supondría la intervención de los documentos ya dañados.
Por eso, es necesaria una planificación previa de estos procesos. Es decir, un plan de conservación y preservación adecuado.
Dicho lo anterior, ¿qué es conservación y preservación documental? Pues, la respuesta a esta pregunta también podemos abordarla en función de sus dos objetivos principales:
Preservar documentos también implica asegurar que puedan consultarse y difundirse sin perder control sobre su integridad. Un ejemplo de sitio de difusión de documentos permite entender cómo las plataformas digitales facilitan el acceso y el intercambio de información; aun así, la difusión debe acompañarse de criterios de organización, copias de respaldo, fuentes fiables y medidas que eviten que el acceso comprometa la conservación del documento original.
Por otro lado, existen dos procesos de conservación documental que debemos comprender, puesto que forman parte del proceso global. Veamos:
Se trata de la prevención del deterioro, que debe iniciarse desde la construcción o adaptación del edificio en sí donde se encuentran los documentos (correcta distribución de espacios y orientaciones, adecuada elección del mobiliario, etc.).
En la planificación de medidas protectoras, es conveniente recurrir a la consulta de pautas establecidas por organismos nacionales e internacionales competentes, como la Norma ISO 11799:2015. Esta especifica las características de los repositorios utilizados para el almacenamiento a largo plazo de materiales de archivo y biblioteca.
La conservación del contenido informativo de los documentos es uno de los puntos esenciales del plan de preservación del archivo. Se lleva a cabo a través de técnicas de reproducción: la fotocopia, la microfilmación y, por último, la digitalización, que permite hacer copias con mucha rapidez conservando una buena calidad de imagen.
En documentación, el conservador protege fondos y soportes para asegurar su estabilidad y consulta futura. Fuera de este ámbito, que es ser conservador, se vincula en política con la defensa de estructuras, valores o tradiciones; se trata de una acepción distinta que conviene separar de la conservación documental.
La preservación documental adquiere además una dimensión colectiva cuando los fondos registran experiencias compartidas. Comprender por qué es importante que un pueblo conserve su memoria permite valorar los archivos como fuentes para reconstruir acontecimientos, explicar procesos del presente y transmitir referencias culturales. Proteger esos documentos favorece que las generaciones futuras puedan consultar testimonios y comprender mejor su propia historia.
Lo cierto es que el fondo bibliográfico y documental (tanto en formato físico como digital) se deteriora con rapidez debido a una serie de factores. Y es que el material documental es un bien con una vulnerabilidad muy elevada, expuesto a una gran cantidad de amenazas de diferente índole. Motivo por el cual es importante conocer bien qué es conservación y preservación documental.
Los factores más comunes de degradación documental son:
Hablamos de la humedad, la temperatura, la luz y el polvo. Aunque, de todos los factores ambientales, el más importante respecto a su control para la conservación de los materiales es la humedad. Y es que, esta favorece el desarrollo de microorganismos y reacciones de oxidación e hidrolización de la celulosa que dañan gravemente los archivos en papel.
En este caso, encontramos microorganismos, insectos y vertebrados. Es decir, existencia de una actividad biológica en los depósitos que suele ser irremediable. A su vez, esta se debe a dos factores: en primer lugar, muchas veces la celulosa y los materiales proteínicos constituyen una fuente de alimento; y el segundo factor, ligado al primero, hace referencia a las condiciones ambientales de los archivos.
Uno de los factores que más afecta al patrimonio bibliográfico y documental. Aunque, es cierto que unas veces es un daño inducido conscientemente y otras por negligencia o ignorancia. Dentro de estos factores, están incluidos el entorno, los actos violentos o robos, el uso y la manipulación de los fondos,. Y es que, no siempre se hace de una forma responsable y cuidadosa.
Nos referimos al agua y el fuego, y pueden causar graves daños en los documentos. Por ejemplo, se pueden dar roturas de cañerías, filtraciones, atascos de bajantes o fallos en las construcciones colindantes.
Cristina Polo Calvo
COPYWRITER
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