Funciones de un encargado de compras: perfil y tareas clave

Las funciones de un encargado de compras abarcan desde la búsqueda de proveedores y el análisis de precios hasta el seguimiento documental, el control del stock y la planificación del aprovisionamiento. Para desempeñarlas con solvencia, también importan el perfil profesional, las competencias de negociación y la capacidad para organizar el trabajo de los distintos puestos que participan en el proceso de compra.

El área de compras influye directamente en los costes, el abastecimiento y la continuidad operativa de una empresa. Su responsable no se limita a realizar pedidos: necesita analizar proveedores, negociar condiciones, controlar la calidad de los suministros y coordinarse con almacén, producción, administración y otros departamentos para que cada adquisición responda a una necesidad real.

¿Cuáles son las funciones de un encargado de compras?

La descripción de puestos de compras permite diferenciar responsabilidades dentro del departamento y evitar que todas las tareas recaigan sobre una sola figura. Junto al responsable o gerente pueden existir compradores, personal de apoyo, especialistas en proveedores o perfiles de seguimiento. Cada puesto participa en la adquisición de bienes y materiales, la búsqueda de condiciones favorables y el control del aprovisionamiento, con distintos niveles de autonomía y supervisión.

Vender, promocionar y cuidar la calidad de los productos son solo algunas de las funciones de un encargado de compras de una empresa, y este puesto es de los más importantes dentro de la organización porque de ellos depende el crecimiento de la compañía. A continuación, te explicaremos mucho más acerca de este trabajo tan necesario.

Para comenzar, vamos a especificar cuáles son las funciones de un encargado de compras, y es que esto va más allá de la jerarquía, pues una persona que desempeñe esta profesión tiene como misión establecer la política de compras en conjunto con el área productiva y financiera de una organización. De igual forma, todas las decisiones que esta persona tome comprometerán fracciones del capital de la empresa.

Entre las tareas más importantes con las que debe lidiar un encargado de compras destacan las siguientes:

Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores

Un jefe de compras que esté verdaderamente preparado para ocupar este cargo debe conocer de forma exhaustiva a todos los proveedores que operen en el sector o mercado en el que se involucre su empresa; esto implica tener y gestionar información de cualquier tipo con respecto a los mismos para completar las futuras contrataciones. Esto puede incluir catálogos de materiales o productos que estos ofrezcan, información de la relación calidad-precio, distancia geográfica del proveedor a la empresa, tiempos de entrega y fiabilidad de la misma, imagen del sector, nivel de saneamiento y mucho más.

Análisis de precios de la materia prima

Para una empresa es absolutamente importante tener la información actualizada de los precios del material que utilizan para elaborar sus productos; el correcto cumplimiento de esta entre las funciones de un encargado de compras puede suponer un ahorro de tiempo al momento de hacer o elegir a qué proveedor le comprarán dicho material.

Control de calidad de la materia prima

Si la empresa u organización dispone de un departamento de calidad o de control de materia que se encarga de realizar las pruebas necesarias para garantizar que sea un buen producto, la participación del encargado de compras puede ser un punto a favor.

Supervisar la gestión documental al momento de cada compra.

Un gerente de compras debe velar por la documentación legal y correspondiente a cada transacción de compra de material, ya que esto no solo implicaría llevar un correcto control de facturación, sino que también es importante al momento de elaborar protocolos que ayuden a agilizar dicho proceso y de esta manera poder minimizar costos.

Información actualizada del stock de la empresa

Entre las funciones de un encargado de compras también podemos encontrar que es realmente importante que dicho encargado posea la información en tiempo real del almacén de materia prima; de esta forma puede hacer los preparativos correspondientes para comprar más material.

Crear el área de compras

Dentro de esa estructura, el asistente de compras suele apoyar la operativa diaria: recopila información sobre productos y proveedores, prepara solicitudes o pedidos, hace seguimiento de entregas y mantiene actualizados registros necesarios para completar las adquisiciones. El puesto exige organización y comunicación, porque sirve de apoyo a quienes negocian y toman decisiones y, al mismo tiempo, mantiene contacto con áreas internas y proveedores externos.

Como el responsable máximo del área de compras, el encargado tiene la potestad de diseñar a su parecer la estructura de la misma; esto no solo implica elegir a los empleados de esta área, sino también diseñar cada puesto de trabajo a cubrir. Para dar pie al diseño de esta sección, es necesario que el encargado se apoye en el departamento de recursos humanos.

Perfil profesional del encargado de compras

Definir el perfil de puesto de compras ayuda a concretar conocimientos, experiencia, competencias y responsabilidades antes de seleccionar a la persona que ocupará el cargo. En compras resulta especialmente útil porque el puesto combina análisis de información, negociación, visión del negocio, seguimiento presupuestario y coordinación con otros departamentos. Un perfil bien delimitado facilita además evaluar el desempeño y detectar necesidades de formación.

Para ser jefe y cumplir con las funciones de un encargado de compras, tendrá que incluir en su perfil la capacidad de:

• Anticipar las tendencias.
• Construir un entendimiento descriptivo del producto.
• Trabajar como parte de un equipo.
• Entender la manera de laborar y la predominancia de sus elecciones.
• Priorizar las labores.
• Trabajar bajo presión para llevar a cabo con los plazos de entrega.
• Tomar peligros y aprender de los errores.

Debe tener:

• Habilidades de comunicación oral y escrita.
• Autoconfianza y capacidad de negociación.
• Una mente analítica para interpretar las cifras y otra información.
• Habilidades numéricas.
• Habilidades de administración del tiempo y capacidades de idealización.
• Los conocimientos de lenguajes serían primordiales si se tienen que mercar bienes de otros territorios.

¿Cómo debería ser un óptimo líder de compras?

Como todos los jefes con empleados a cargo, el de compras debería asegurarse de que sus trabajadores cumplen sus funciones de un encargado de compras de forma correcta, y entablar un control y evaluación del trabajo.

No solo debería saber acomodar el servicio, sino además encargar labores a sus trabajadores. Asegúrate de que cuantos más costos consiga el cliente, más ganancias va a tener la compañía, ya que lograr un óptimo precio a partir del inicio significa poder tener más margen en el momento de ponerlo al consumidor final.

Un buen cliente constantemente prioriza la calidad a la porción, debido a que sabe que un producto que no es bueno enteramente no pasará los controles y se tendrá que gastar más dinero en el momento de cambiarlo o adaptarlo para que cumpla las propiedades. Por esa razón, el líder de compras tiene un trabajo difícil que requiere de varios conocimientos y experiencias.

El departamento de compras juega un papel estratégico en las organizaciones, y las elecciones que toma este departamento son primordiales para el adecuado manejo y gerencia de las mismas. Por esto, es de esencial trascendencia que, entre las funciones de un encargado de compras, se logre proponer un diagrama de flujo del departamento que abarque todo el proceso y que deje claros todos los pasos a continuar.

La administración de compras pasa por una secuencia de responsabilidades cuyo objetivo consiste en que la negociación con proveedores sea lo más estupenda viable para ambas partes. Así, logramos producir costos tanto para los agentes que intervienen en la organización como para aquellos que lo realizan de manera externa.

Características fundamentales de un gerente de compras

En las propiedades que tiene un óptimo gerente de compras para cumplir con las funciones de un encargado de compras, enfatizamos:

• Saber tener la mente clara para la idealización y la toma de decisiones rápidas.
• Ser capaz de manejar un equipo de manera eficaz.
• Saber comerciar con los proveedores.

Objetivos que sigue el departamento de compras

Como constantemente, es indispensable marcarse unos fines y objetivos para saber si el departamento en sí cumple con lo solicitado en el manual de funciones de un encargado de compras y que todo va según lo previsto; por supuesto, con las metas de compras no podía ser distinto.

Son muchas las metas del área de compras que puedes marcarte, siendo las próximas de las más relevantes:

• Reducir los costes de compra, de almacenamiento y de repartición: Esta es tal vez una de las metas de compra a las que más se frecuenta recurrir.
• Garantizar el flujo de producción constante: Es deber de este departamento garantizar que jamás se hagan roturas de stock y que el período de compra constantemente está en marcha.
• Aumentar la rotación de activos.
• Desarrollar y planificar fuentes alternativas de abasto para afirmar que jamás se van a permanecer sin stock.
• Lograr buenas interrelaciones con los proveedores, debido a que ello ayudará a consumar los demás fines del área de compras.
• Velar por una adecuada adhesión con los demás departamentos de la organización.
• Mantener el registro de los datos actualizado.
• Presentar informes de administración cada cierto tiempo en forma de control.

Las funciones de un encargado de compras son orientativas y, para que este sea fiel con la compañía, deberá involucrarse a un grado general y, obviamente, encontrarse coordinado con los fines de los demás departamentos.

Actividades diarias o periódicas de un encargado de compras

• Supervisar que se cumplan las actividades asignadas a su personal.

• Supervisar el tránsito de materia prima y material.

• Supervisar pago oportuno a proveedores.

• Evaluar el desempeño de su personal a cargo.

• Establecer alianzas con nuevos proveedores definiendo qué productos pueden comprarse con ellos (fabricantes). Visitas a nuevos y actuales.

• Proveedores para comparar precios y facilidades de pago.

• Analizar reportes de compras.

• Juntas con su equipo de trabajo, Jefaturas y Dirección.

• Supervisar el control y seguimiento de las garantías y devoluciones con los proveedores.

• Asegura que los materiales estén en buen estado y sea justo lo que se le solicitó al proveedor.

• Negociar y acordar contratos.

¿Cómo es el organigrama del departamento de compras? 

Al analizar la descripción de puestos de compras, vemos que está compuesto por un equipo o departamento de trabajo, el cual está conformado por profesionales con competencias y habilidades en el comercio y finanzas.

Sin embargo, es importante que conozcas cuáles son los puestos de más importancia dentro del organigrama de compras. Desde luego, depende del presupuesto de la empresa para saber la cantidad de profesionales que pueden ocupar estos cargos.

Comprador

Este es el responsable de llevar a cabo las transacciones de una empresa, por lo que debe realizar la correcta gestión de documentación para compras, así como hacer seguimientos de cada una de las facturas. También es el encargado de negociar mejores acuerdos con proveedores y mantener una relación sana.

Expeditor 

El expedidor es el trabajador a cargo de gestionar la entrega de pedidos y las especificaciones del mismo, así como hacer seguimiento de todas las órdenes que se tienen pendientes.

Desarrollador de proveedores 

El desarrollador es el que debe buscar los proveedores que necesita una organización para cubrir todas sus necesidades y crear productos. Además, también tiene la responsabilidad de encontrar los mejores servicios para la empresa al mejor costo, así como llevar un control de los gastos logísticos.

Líder de compras

Este es el responsable de dirigir, supervisar y controlar las estrategias que debe seguir el departamento, con el fin de dar dirección y asegurar el cumplimiento de los objetivos. Por lo tanto, este profesional debe ser un buen líder, capaz de motivar, guiar y escuchar a su equipo.