Gestión de sistemas de información y archivo

Curso Sistemas de Información

¿Qué es un archivo?

Un archivo en el ámbito de la informática es un conjunto de información binaria, es decir, un conjunto de información compuesta de solo dos cifras: 0 y 1. Este tipo de archivos puede almacenarse para mantener un registro de esta información. Por otro lado, un archivo consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto y de acuerdo a unas normas y criterios previamente establecidos. También un fichero es un lugar físico donde se guarda la documentación.

Según la frecuencia con la que se consultan, los archivos pueden ser de tres tipos principalmente:

• Archivos activos: Son los archivos donde los documentos son consultados con bastante frecuencia. También los que la documentación que poseen no pierde su vigencia, ya sea por su valor administrativo o por el legal, operativo o incluso el fiscal.
• Archivos semiactivos: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo una vez acabado el año fiscal. Su objetivo principal es suministrar información para comprobar las operaciones realizadas.
• Archivo inactivo: Suelen ser los archivos que, por lo general, se consultan poco. Además suelen tener una utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta que se destruyen los mismos una vez que ya han cumplido su función.

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Sistema en Gestión de Información:

Un sistema de gestión de información es un conjunto de herramientas organizativas, técnicas, tecnológicas y de información que se integran en un único sistema para recoger, almacenar, procesar y producir información destinada a realizar funciones de gestión. El sistema de información acumula y procesa la información normativa, de planificación y contable entrante para convertirla en información analítica que sirve de base para prever el desarrollo del sistema de gestión, ajustar los objetivos y planificar un nuevo ciclo de reproducción.

Para poder tratar la información, ésta debe cumplir antes una serie de criterios:

• La información debe ser íntegra y adecuada.
• La información se deberá facilitar en el momento adecuado.
• Deberá ser fiable.
• El tratamiento de la información tendrá que ser económico.
• La información deberá poderse adaptar a las necesidades cambiantes de información de los usuarios.

¿Qué son las bases de datos relacionales?

Una base de datos relacional es aquella que almacena y da acceso a puntos de datos que están relacionados entre sí. Este tipo de bases de datos siguen el llamado "modelo relacional". Este modelo consiste en una forma sencilla de representar los datos en tablas que contienen filas y columnas. Cada fila de la tabla es un registro con un único ID llamado clave. Las columnas, por su parte, contienen atributos de los datos y cada registro normalmente tiene un valor para cada atributo, lo que hace que se formen relaciones entre los puntos de datos.

El modelo relacional se refiere a que las estructuras lógicas de datos están separadas de las estructuras físicas de almacenamiento. Por tanto, los administradores de bases de datos pueden administrar el almacenamiento físico de datos sin que eso afecte el acceso a esos datos como una estructura lógica.

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• Qué es un archivo, cómo se puede clasificar y mantener y cuál es su finalidad principal.
• Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina.
• Implantación y transacción de sistemas de gestión electrónica de la documentación.
• Arquitectura y mantenimiento de equipos informáticos en la oficina.
• Bases de datos relacionadas no complejas.
• Búsqueda de información en las bases de datos y búsquedas de tipo avanzado.
• Sistematización de acciones repetitivas en las bases de datos.

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