Maestría de organización de eventos

Maestría en Organización de Eventos

¿En qué consiste la Organización de Eventos?

Podemos definir la organización de eventos como aquel proceso de diseño, planificación y ejecución de distintos eventos como congresos, festivales, ceremonias, fiestas… Esta disciplina apareció relativamente hace poco tiempo y podemos englobarla dentro del marketing, ya que es una forma de comunicación y relaciones públicas. Por tanto, se estudia cada vez más en las escuelas de negocios y las empresas demandan numerosos profesionales de este tipo.

Algunas de las actividades que engloba el término organización de eventos son las siguientes:

• Planificación del tipo de evento que se quiere realizar.
• Determinar cuál va a ser el presupuesto en general pero también el más específico. Es decir, se deberá fijar una cantidad y destinarla a las acciones concretas y contratación de personal cualificado para su realización.
• Elaboración de un cronograma con plazos fijados para todas las actividades que se deban llevar a cabo.
• Fijar cuál va a ser el lugar en el que se desarrollará el evento y negociar las condiciones que sean necesarias con el propietario del sitio.
• Hacer una lista o estimación con la cantidad de gente que acudirá y establecer sitios concretos donde debe estar cada uno. Por ejemplo si se trata de un congreso de medicina, quizás los médicos deban estar sentados en un espacio concreto, los cirujanos en otro, los ponentes deberán situarse cerca del escenario, etc. Esto pasa con todo tipo de eventos.
• Pedir los permisos pertinentes y cumplir con la normativa estipulada de aforos y demás temas específicos que puedan surgir según el tipo de evento.
• Adaptarse al protocolo que requiera cada caso.
• Contratar servicios adicionales como transporte, catering, logística, etc.

¿Cómo organizar un evento?

• Tener claros los objetivos del evento: Aquí intervienen aspectos como qué imagen queremos dar de la empresa, qué queremos promocionar, cuál es la finalidad del evento, con quién queremos colaborar, etc.
• Diseño del evento: Esto implica no solo la parte más visual o llamativa, sino que también debemos planificar qué materiales hacen falta. Por otro lado, habrá que saber qué tipo de profesionales o empresas debemos contratar y fijar unos plazos u horarios de montaje. Para todo esto se pueden utilizar metodologías como el Timing o el Checklist.
• Fecha: Habrá que elegir la fecha adecuada para que todo el mundo que deseas que asista al mismo pueda hacerlo. También puede intervenir en esto el precio de alquiler del espacio o de los servicios adicionales que se deben contratar. Esto es porque existen fechas en las que todo esto es más caro y otras en las que no. Por tanto, habrá que encontrar un equilibrio entre todas las partes y escoger la mejor fecha posible.
• Lugar: Habrá que determinar el espacio del evento según varios aspectos. Por ejemplo hay que tener en cuenta las dimensiones, el número de personas que caben en el recinto, la posibilidad de colocar elementos para la señalización, si está demasiado lejos de otros lugares o de los centros de las ciudades, la posibilidad de aparcamiento cercano, etc.
• Invitados o participantes: Habrá que segmentarlos en función de si son simplemente invitados o si van a participar activamente en el evento. Para ello tendremos que tener en cuenta el nivel o reputación de la gente que va a ser protagonista y cuál será su discurso.
• Menú: Habrá que decidir si va a haber algún tipo de catering o actividad gastronómica. Para esto deberemos saber previamente cuál será la duración del evento y su horario. Por otro lado, en caso de que sí haya que dar comida, la calidad y presentación de la misma deberá ser buena.
• Elegir a un coordinador: Esto es importante porque en la realización de un evento participan muchos profesionales distintos y cada uno pertenece a un sector o realiza actividades distintas. Por tanto, será necesaria la existencia de una persona con habilidades de liderazgo y de trabajo en grupo que sea capaz de coordinar equipos y asignar tareas a cada uno.
• Comunicación eficaz: El evento debe promocionarse lo suficiente como para que la gente lo conozca y se interesen por él. Las estrategias de comunicación se harán en función del tipo de evento y el público al que se dirijan o qué objetivos se quieran conseguir.
• Fijar un presupuesto de antemano e intentar no salirse de la cantidad estipulada: Para esto habrá que llevar un control exhaustivo del gasto en todo momento.

Claves de éxito para una buena Organización de Eventos

Hay que tener en cuenta, que la Organización de Eventos no es para nada fácil, ya que hay muchos planes y procesos que hay que seguir para que este evento tenga éxito y que le suponga beneficios a la entidad protagonista.

Es por eso que, a continuación, enumeramos cuáles son las claves más importantes para una buena Organización de Eventos:

• Establecer el objetivo del evento: En primer lugar, hay que establecer un objetivo de qué queremos conseguir con ese evento, si es para fines tivos, si es para promocionar un producto o servicio, si es para conseguir más visibilidad o si es para conseguir atraer a futuros inversionistas. Establecer un objetivo para que el evento fluya en torno a él.

• Conseguir personal: Es de vital importancia reunir un grupo de personas que tengan las habilidades necesarias de cara a la organización de eventos. Establecer una tarea a cada persona ayudará a que el evento transcurra con fluidez y sin ningún tipo de problema. Tareas como las de bienvenida a invitados, creación de invitaciones, camareros, recepción y limpieza son las que más van a hacer falta en estos eventos.

• Establecer un presupuesto: A la empresa no se le tiene que ir de las manos a la hora de preparar un presupuesto, ya que este no tiene que ser una cantidad desorbitada. Es importante que al establecer el presupuesto se tenga en consideración todos los factores, todos los gastos y posibles gastos que se tengan y también es importante incluir todas las facturas para que después no ocurran errores en torno a ello. Para realizar esta tarea es recomendable contar con la ayuda del director financiero o auxiliar financiero que sepa manejar todos los datos.

• Localización y horario del evento: Hay que saber elegir cuál es la localización que es más adecuada con lo que queremos ofrecer, si queremos visibilidad es aconsejable realizar el evento en el centro por la gran exposición que hay. Y si queremos más inversionistas, el evento se realizaría en algún centro de exposiciones de grandes empresarios, por ejemplo. La hora también es importante, no tiene que coincidir con algún evento al que vaya a asistir mucha gente, por ejemplo, un partido de fútbol de gran importancia.

• Marketing y Publicidad: Como ya comentamos antes, estos eventos mayoritariamente se realizan con fines de publicidad y marketing, para darse a conocer más o conseguir más ventas de un producto. Es por eso que cuando se organice eventos, se haga uso de flyers, folletos publicitarios, gestionar redes sociales y si el presupuesto lo permite, realizar una campaña en las noticias de la TV.

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