Curso gestión cobros

Curso Gestión de Cobros y Solvencia

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Para que una empresa -desde una pyme hasta una gran compañía- sea rentable, es esencial que lleve a cabo una correcta administración financiera, y esto pasa por estar al día en la administración del capital. Deberemos, por tanto, cumplir con las obligaciones y condiciones de pago y, fundamental, hacer efectivo nuestro derecho a cobro.

Por gestión de cobros nos referimos al control, mediante estrategias, tareas administrativas y acciones financieras, de las diferentes facturas que la empresa tiene pendiente por parte de clientes y que, por tanto, suponen una cantidad económica a percibir.

¿Qué es la gestión de cobros?

Es la actividad que se desarrolla en el interior de una empresa con el objetivo de controlar y desarrollar estrategias de optimización de cobros y pagos con clientes y proveedores. Se trata de una tarea que no depende únicamente del departamento financiero, sino que se trata de un proceso que aúna el conjunto de la empresa y los departamentos. La coordinación interna hace que los plazos de cobros puedan mejorar considerablemente. Con este concepto hacemos referencia a un conjunto de tareas administrativas y financieras que tienen como objetivo conseguir una serie de recursos monetarios que derivan de una transacción, ya sea económica o mercantil. En otras palabras, la gestión de cobros es aquella actividad que pretende llevar a cabo la recaudación en una empresa o compañía, estando, por tanto, muy relacionada con las funciones de tesorería de los departamentos financieros. 

La gestión de cobros engloba diferentes tareas administrativas y financieras que se han de asegurar para efectuar un cobro de manera eficiente de las facturas emitidas. Estos ámbitos deben de plasmarse en la estrategia general del negocio o empresa, de forma que mejore la gestión y la previsión de tesorería. Su objetivo primordial es la minimización del plazo de cobro, el cumplimiento del acordado y la reducción del recobro de las facturas. 

Para tener una gestión eficiente con respecto a cobros, la empresa debe de gestionar primeramente una serie de problemas. Estos problemas a solventar, los más habituales, empiezan por no haber registrado el trato al que se llegó con el cliente. Este primero se solventa al dejar constancia del mismo con la oferta negociada y final. Siguiendo, puede que no se tenga una forma realmente eficiente y rápida para saber la deuda de cada cliente. Mediante el registro del perfil del cliente del tipo CRM, la gestión de cobros se hace con mayor eficiencia, reuniéndose toda la información disponible sobre dicho cliente. Por otro lado, otro problema que surge habitualmente es cuando el cliente no recibe la factura o la recibe tarde, así como la posibilidad de que haya errores y fallos en la misma. 

El cobro puntual de las facturas es de vital importancia para la solvencia de una empresa, no se han de aceptar retrasos de forma habitual. En España, esta situación está gravemente normalizada, llegándose a cifras en las que siete de cada diez cobros se hacen con retrasos, dejándose a deber grandes cantidades de dinero. Se trata un problema a nivel estructural que se ha establecido a través de la cultura del país. 

Para la mejora de las circunstancias del cobro, se deben destinar medios económicos, organizativos, tecnológicos y humanos a esta sección. Se debe incluir la buena gestión del cobro dentro del plan de rentabilidad de la empresa. 

Algunas directrices para agilizar y dinamizar la gestión del cobro, pueden ser, por ejemplo, la reducción de las trabas administrativas de la empresa, de manera que se acorten los plazos en los que los clientes efectúen un pedido y se efectúe el cobro. La reducción al mínimo del tiempo de preparación del pedido, facturación y envío, puede ser, a su vez, vital para un cobro puntual. La manera reglada por la que la empresa envíe sus facturas puede ser un factor que reduzca de forma considerable los tiempos de espera y tiempos muertos, en el ámbito de la empresa. Por último, el seguimiento del cliente, sus negocios y facturas puede favorecer enormemente al negocio, destacando a los mejores compradores, los habituales, las formas de pago y los plazos, tanto cumplidos como retrasados. 

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de cobros?

Cuando descubras todas las aplicaciones de la gestión de cobros que te mostraremos a lo largo de esta Maestría Dirección Gestión Departamentos Cobros, entenderás la importancia de este proceso, que realizada de la forma correcta, aportará una serie de ventajas a nuestra empresa:

• Controlar la liquidez. Ser capaz de saber de cuánto disponemos es esencial a la hora de replantearnos qué inversiones podemos hacer. De igual forma, nos permitirá anticiparnos a una gran cantidad de riesgos que de esta forma podremos evitar.
• Gracias a este control de la liquidez y el tránsito de efectivo, la empresa será capaz de asumir todos los gatos y nóminas correspondientes, entre otras cosas.
• La gestión de cobros resulta primordial para llevar un control adecuado de los flujos de fondo, así como asegurar que la empresa permanece operativa.
• Un control adecuado de los cobros también tendrá efectos positivos en la rentabilidad de una empresa, ya que cuanto menores sean sus necesidades de financiación, menos gastos tendrá. 

¿Por qué es tan importante la gestión de cobros?

Una adecuada gestión de cobros puede reportar las siguientes ventajas a una empresa:

• Gestionar la liquidez: en este ámbito, no existe posibilidad de rectificación, sino que los esfuerzos deben centrarse en anticipación y aprendizaje. La anticipación es esencial.
• La gestión de cobros es esencial para una gestión adecuada de los flujos de fondo (cash flow) y, de esta forma, asegurar la operativa diaria de la empresa.
• La liquidez y el cash flow, asimismo, son los que permiten a la empresa asumir gastos, nóminas, impuestos o costes de mantenimiento, entre otras cosas.
• La gestión eficiente de los cobros influirá positivamente en la propia rentabilidad de la empresa, ya que si esta reduce sus necesidades de financiación, también pagará menores gastos financieros, como intereses u otros productos bancarios.

¿Cómo hacer una buena gestión de cobros?

Teniendo en cuenta la importancia y ventajas de la gestión de cobros para mantener la liquidez y viabilidad financiera de la empresa, ¿qué consejos se han de seguir para llevarla a cabo de forma eficaz y eficiente?

• Conocer tesorería, medios y recursos
• Disponer de un remanente
• Contar con la tecnología necesaria
• Alcanzar un buen periodo medio de cobro
• Recurrir a servicios de terceros

¿Cómo llevar a cabo una buena gestión de cobros?

Una vez conocemos las aplicaciones y ventajas de la gestión de cobros, es importante saber cómo realizarla de forma efectiva. Para ello tendremos que tener en cuenta lo siguiente:

• Será necesario contar con la tecnología adecuada. Hoy día disponemos de una gran cantidad de herramientas informáticas que nos pueden ayudar no solo a realizar la gestión de cobros de forma más fácil, sino también más eficiente.
• Tendremos que contar con un remanente que nos ayude a afrontar las situaciones de retraso de pagos.
• Habrá que estar al tanto de la tesorería y todos los recursos de los que disponemos.
• Contar con un buen periodo medio de cobro para disponer de liquidez a la hora de pagar nuestras facturas.

¿Qué estrategias seguir en Recursos Humanos?

El departamento de Recursos Humanos se ha convertido en fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. Con ello, debe ir implementada una estrategia adecuada.

Bien, pero, ¿qué entendemos por estrategia de Recursos Humanos? Podríamos decir que es el plan que dirige la implementación de los procesos específicos para la administración de capital humano.

A nuestro juicio, existen cinco técnicas que hacen mejorar la calidad del trabajo y, a su vez, la calidad de vida fuera de él:

• Haz menos cantidad de trabajo del que puedes hacer en un día. Menor cantidad, mayor calidad. 
• Organiza tu lista de tareas. Una idea es: cada día a las 5:00 PM, mira lo que tienes que hacer al día siguiente y haz los ajustes necesarios. Debes hacer lo mismo todos los viernes a las 5:00 PM y buscar la organización correcta para la semana siguiente. El día 25 de cada mes realízalo para las siguientes 4 semanas.
• Reduce al mínimo las interrupciones. Apaga tu teléfono, deja de mirar los e-mails y cierra la puerta. La concentración es fundamental par agilizar los procesos laborales y que los puedas finalizar con éxito. 
• Duerme bien. Puede ser un tópico, pero de un buen descanso dependerá el buen día que tengas al día siguiente.

¿Qué es la solvencia económica de una empresa?

Se trata de la capacidad de hacer frente a las obligaciones financieras en las que se incurren con motivo del negocio. Depende principalmente de una buena gestión de cobros. Esto se explica al entender que la empresa debe gestionar sus entradas y salidas de dinero, de manera que la actividad empresarial no se vea interrumpida o menguada por este tema. Si a la empresa no le pagan, ella no tendrá la capacidad de pagar sus deudas con empleados, proveedores o administraciones. 

A la hora de cerrar una venta, estudiar la solvencia del cliente puede ser un punto decisor de la transacción. Así mismo, un cliente con solvencia económica será preferido ante el que no la tenga. Esta información puede facilitar en gran medida la actividad de la empresa mediante el archivo de clientes y la información que se tiene sobre este. 

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