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Las bodas representan un especial momento para los novios, donde reafirman su amor el uno por el otro y comparten el momento con seres queridos, pero también pueden ser estresantes y muy complicadas de planificar y gestionar, es por esto que el organizador de bodas es llamado y su labor de planificación es necesaria para llevar a cabo un excelente evento.
El organizador de bodas, o también llamado wedding planner, es un individuo profesional encargado de la labores de planificación, organización y gestión de eventos matrimoniales, asegurando que todos los elementos estén en orden y la boda sea un éxito desde el punto de vista estético, financiero y emocional.
En los últimos años los wedding planners han tomado cada vez más relevancia en el mundo de organización de eventos, se han convertido en un componente inicial para tener una boda de ensueño debido a que trabajan estrechamente con la pareja, con la finalidad de saber qué desean y esperan de la boda.
Es relevante entender que este individuo tiene obligaciones específicas y complejas, que van mucho más allá de la parte estética de la celebración. El organizador de bodas cumple con diversas funciones en su área, las cuales conoceremos a continuación:
El organizador de bodas en un principio conversa con el futuro matrimonio interesado en contratar sus servicios, para conocer el presupuesto que planean invertir, los detalles con los que quieren trabajar, el nivel de planificación del evento y los elementos que quieran incorporar en la boda.
El conocimiento previo a la contratación se realiza con la finalidad de hacer un esquema general de su trabajo en los próximos meses y determinar si trabajará, o no, con la pareja.
El profesional deberá diseñar un plan de acción, o agenda, en consonancia con los elementos acordados en la conversación con la pareja, esto con el objetivo de comenzar a establecer cada punto de interés en el que debe trabajar, como: cuánto cuesta el salón de fiesta, el papeleo legal de la boda, la contratación del servicio de fotografía, cuántas invitaciones habrán, etc.
Otra de las funciones relevantes del organizador de bodas es su papel en la contratación especial para entretenimiento, estética y servicio para el evento, tales como:
Es tarea del profesional que todas las contrataciones estén hechas en el mes anterior a la boda, y que una semana antes confirme la disponibilidad de cada servicio.
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El wedding planner también es el encargado de organizar el transporte de la novia y el novio hacia la boda, así como el de ida después de la recepción. También puede encontrar opciones de hoteles y arreglar la estadía de familiares que vienen desde lejos hasta el evento, con la finalidad que los novios no se preocupen de ello.
Una vez que la pareja decida a quién invitarán, el organizador realizará una lista y les mostrará diseños de invitaciones con el que pueden trabajar. Una vez elegido, el event planner deberá determinar la disposición de los asientos (quién se sentará con quién y dónde), esto también se recomienda ser conversado con el futuro matrimonio.
Como ya sabrás, una de las primeras preguntas que realiza el organizador de bodas es el total de presupuesto a disponer para el evento, ya que a partir de allí determinará con qué puede trabajar. Este, a su vez, se encarga de realizar todos los pagos con los proveedores.
Ahora bien, el organizador tiene la tarea de filtrar información relevante y de interés a la pareja, para finiquitar ajustes que deban realizarse en cuanto a presupuesto y cualquier servicio contratado o a contratar.
El perfil profesional determina las aptitudes y actitudes que debe tener un organizador de bodas para cumplir de manera óptima con su trabajo, donde tenemos que debe ser/tener:
Para organizar la boda ideal es importante contar con mucho tiempo y tener en cuenta que muchas veces trabajarás solo como wedding planner, por lo que deberás estructurar diariamente tu día con la finalidad de avanzar progresivamente al objetivo final: organizar una boda excelente.
El organizador de bodas es un experto en el tema de organización de eventos de toda índole, solo que enfoca sus esfuerzos en esta clase de evento en particular. Por esto mismo, el wedding planner toma en cuenta todas las acciones necesarias que se llevan a cabo para organizar una celebración en general, incluso entrando aquí los eventos empresariales que a veces celebran las compañías.
Para planificar de manera óptima un evento toma en cuenta:
Su nivel de compromiso lo lleva a trabajar antes, durante y después que ha sucedido el evento, para así abarcar cualquier detalle o acción que necesite pulirse para conseguir el objetivo propuesto. Normalmente este organizador siempre cuenta con un grupo de personas altamente calificadas para la ejecución del evento.
Los organizadores siempre realizan check-lists, también referidas como listas de control o chequeo, las cuales permiten llevar el control de cumplimiento de los requisitos para la planificación y gestión del evento.
Una lista de chequeo puntualiza todas las cosas que deben organizarse para la boda y sirven como registro para los clientes, demostrando así que se ha cumplido de manera organizada los pasos para llegar al evento o ceremonia.
Esta lista es imprescindible para un wedding planner, ya que permite la realización de inspecciones donde se deja constancia de cuáles han sido los puntos tratados y verificar el cumplimiento de cada uno, lo cual permitirá saber si el objetivo final fue conforme a lo que se solicitó en un principio.
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